Оформление документов при увольнении сотрудника, который уходит в отпуск с последующим расторжением трудового договора, требует особой внимательности от кадровика. В 2026 году правила ведения трудовых книжек регулируются Приказом Минтруда России от № 320н. Главная особенность такой ситуации заключается в несовпадении даты последнего рабочего дня и даты фактического увольнения;

В этой статье мы подробно разберем, как правильно внести запись, какие даты указывать и на какие нормы Трудового кодекса РФ ссылаться.

Ключевые особенности процедуры

Когда работник пишет заявление на отпуск с последующим увольнением, важно помнить следующие нюансы:

• Последний рабочий день — это день, предшествующий началу отпуска. Именно в этот день сотрудник сдает дела, получает трудовую книку и окончательный расчет.
• Дата увольнения — это последний день отпуска. Трудовой договор прекращается именно в эту дату.
• Запись в трудовой вносится в последний рабочий день, но датой увольнения указывается последний день отпуска.

Согласно актуальному законодательству, трудовую книжку необходимо выдать работнику в его последний рабочий день, несмотря на то, что формально он еще числится в отпуске до момента окончания его срока.

Правила заполнения граф трудовой книжки

При внесении записи о прекращении трудового договора необходимо соблюдать строгий порядок заполнения граф:

1. Графа 1 (№ записи): Указывается порядковый номер записи (продолжает нумерацию предыдущих записей).
2. Графа 2 (Дата): Вносится дата увольнения (последний день отпуска), а не дата внесения записи. Формат: ДД.ММ.ГГГГ.
3. Графа 3 (Сведения о работе): Вносится текст об увольнении со ссылкой на статью Трудового кодекса РФ. Текст должен полностью соответствовать формулировке в приказе.
4. Графа 4 (Основание): Указывается реквизит приказа (распоряжения) об увольнении: его номер и дата издания.

Важно!

Основанием для увольнения в данном случае является собственное желание работника (или иное основание), а не сам факт отпуска. Отпуск лишь смещает дату прекращения отношений. Поэтому в графе 3 мы ссылаемся на пункт 3 части 1 статьи 77 ТК РФ («по инициативе работника»), а не на статью 127 ТК РФ (которая лишь регулирует процедуру).

Образец записи в трудовой книжке (2026 год)

Рассмотрим конкретный пример. Сотрудник Иванов И.И. написал заявление на отпуск с последующим увольнением по собственному желанию.

• Последний рабочий день: 18 ноября 2026 года.
• Начало отпуска: 19 ноября 2026 года.
• Конец отпуска (дата увольнения): 4 декабря 2026 года.
• Приказ об увольнении издан 18 ноября 2026 года № 45-к.

Как будет выглядеть запись в трудовой книжке, внесенная 18 ноября:

Разбор ошибок, которых следует избегать:

• Неверно: Указывать в графе 2 дату последнего рабочего дня . Это приведет к расхождению с приказом и датой начисления компенсации за неиспользованный отпуск.
• Неверно: Писать в графе 3 «Уволен в связи с уходом в отпуск». Основание увольнения — желание работника, а отпуск — это лишь время, когда он фактически не работает перед расторжением договора.
• Неверно: Отдавать трудовую книжку после окончания отпуска. Она выдается строго в последний рабочий день перед отпуском.

Алгоритм действий кадровика

Чтобы процедура прошла без нарушений, следуйте инструкции:

1. Получите от работника заявление на отпуск с последующим увольнением.
2. Издайте два приказа (или один совмещенный, если позволяет учетная система): о предоставлении отпуска и о прекращении трудового договора. Дата приказа об увольнении — последний рабочий день.
3. В последний рабочий день ознакомьте сотрудника с приказом об увольнении под роспись.
4. Внесите запись в трудовую книжку, указав в графе «Дата» последний день отпуска.
5. Выдайте трудовую книжку и произведите полный расчет (включая компенсацию за все дни отпуска) в последний рабочий день.

Соблюдение этих правил в 2026 году гарантирует отсутствие претензий со стороны трудовой инспекции и правильность оформления документации сотрудника.