Дата публикации: 23 мая 2026 г;
Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ При её утере, порче или обнаружении ошибок работодатель обязан оформить дубликат или вкладыш и внести соответствующую запись в прежнюю книжку (если она сохранилась) или в newly issued document․ Ниже подробно рассмотрен порядок оформления, нормативная база, необходимые документы и образцы записей․
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст․ 66 (обязанность работодателя вести трудовую книжку)․
- Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и выдачи дубликатов трудовых книжек» (далее – Порядок 320н)․
- Постановление Правительства РФ от № 841 «О ведении трудовых книжек» (в части, не противоречащей Порядку 320н)․
- Федеральный закон № 125-ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – для подтверждения стажа при выдаче дубликата․
Понятия дубликат и вкладыш
Дубликат трудовой книжки
Полная копия утраченной, испорченной или пришедшей в негодность трудовой книжки, содержащая все записи, сделанные в оригинале на момент выдачи дубликата․
Вкладыш в трудовую книжку
Дополнительный лист, который вшивается в существующую трудовую книжку для внесения записей, которые не поместились на текущих страницах (например, при продолжении работы после заполнения всех строк)․ Вкладыш не заменяет оригинал, а лишь дополняет его․
Основания для выдачи дубликата или вкладыша
- Утрата трудовой книжки (потеря, кража, уничтожение)․
- Порча трудовой книжки (огонь, вода, механическое повреждение, делающее записи нечитаемыми)․
- Обнаружение ошибки в записях, которая признана недействительной (например, запись об увольнении, позже отменённая судом)․
- Недостаток места для новых записей (требуется вкладыш)․
- Изменение личных данных работника (ФИО, дата рождения), требующее обновления ьного листа․
Порядок оформления дубликата трудовой книжки
- Получение заявления работника (см․ раздел «Заявление»)․
- Проверка наличия оснований (утеря, порча и т․д․)․
- Подготовка документов:
– копия трудовой книжки (если она частично сохранилась);
– справки о периодах работы (трудовые договоры, приказы, выписки из приказов);
– документы, подтверждающие общий стаж (если требуется)․ - Заполнение ьного листа дубликата данными, актуальными на дату выдачи (ФИО, дата рождения, профессия, специальность, образование)․
- Перенос всех записей из оригинала (или из имеющихся документов) в дубликат в хронологическом порядке․
Если оригинал частично повреждён, записи переносятся из доступных частей; missing данные заполняются на основании подтверждающих документов․ - Запись о выдаче дубликата в оригинальную трудовую книжку (если она сохранилась) или в сам дубликат:
«Выдан дубликат трудовой книжки № ___ от «__» __________ 20__ г․ в связи с утерей (порчей) оригинала․» - Подпись и печать уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации․
- Вручение дубликата работнику под расписку․
Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку
- Определение необходимости – когда все строки текущей трудовой книжки заполнены․
- Подготовка вкладыша – стандартный лист формата А5, соответствующий требованиям Порядка 320н (поля для номера записи, даты, наименования организации, должности, характера работы)․
- Вшивание вкладыша в трудовую книжку (обычно в корешок) с соблюдением последовательности страниц․
- Заполнение записей в вкладыше в обычном порядке․
- Отметка о вкладыше на ьном листе трудовой книжки:
«В трудовую книжку вшит вкладыш № ___ от «__» __________ 20__ г․» - Подпись и печать ответственного лица․
Заявление работника о выдаче дубликата
Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать:
- ФИО работника;
- Должность, подразделение;
- Причину выдачи дубликата (утрата, порча и т․д․);
- Просьбу оформить и выдать дубликат трудовой книжки;
- Указание желаемого срока выдачи (не более 15 рабочих дней с даты подачи заявления, согласно п․ 29 Порядка 320н);
- Дата и подпись․
Заявление
Я, Иванов Иван Иванович, работающий в должности инженера-механика отдела технического обслуживания, прошу оформить и выдать мне на руки дубликат трудовой книжки в связи с её утерей․
Прошу выдать дубликат не позднее 15 рабочих дней с даты подачи настоящего заявления․
Подпись: _____________ /Иванов И․И․/
Документы, необходимые для оформления дубликата
- Заявление работника․
- Копия трудовой книжки (если она частично сохранилась)․
- Трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении․
- Справки о периодах работы (из архива организации, из Пенсионного фонда при необходимости)․
- Документ, подтверждающий личность (паспорт)․
- При наличии записи, признанной недействительной – решение суда или акт комиссии о её недействительности․
Сроки выдачи дубликата
Согласно пункту 29 Порядка 320н, дубликат должен быть выдан не позднее 15 рабочих дней с момента получения заявления работника․ При наличии уважительных причин (например, необходимость запроса архивных данных из других организаций) срок может быть продлен, но работник должен быть уведомлен о причинах задержки․
Заполнение ьного листа и записей в дубликате
ьный лист
На ьном листе дубликата указываются:
- ФИО полностью;
- Дата рождения;
- Место рождения;
- Образование;
- Профессия, специальность (по последней записи);
- Серия и номер дубликата (присваивается организацией);
- Дата выдачи;
- Подпись уполномоченного лица и печать организации․
Записи о работе
Каждая запись делается в соответствии с пунктом 8 Порядка 320н:
- Номер записи (последовательный)․
- Дата приёма на работу․
- Наименование организации (полное, без сокращений)․
- Должность, профессия, специальность․
- Вид работы (постоянная, временная, сезонная и т․д․)․
- Дата увольнения (если имеется)․
- Основание увольнения (приказ № и дата)․
- Подпись уполномоченного лица и печать․
Пример записи о выдаче дубликата трудовой книжки
Запись вносится в трудовую книжку (если она сохранилась) или в сам дубликат:
Выдан дубликат трудовой книжки № 045678 от «23» мая 2026 г․ в связи с утерей оригинала трудовой книжки․
Пример записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку
В трудовую книжку вшит вкладыш № 12 от «23» мая 2026 г․ в связи с заполнением всех строк основной части книжки․
Особенности оформления при наличии записи, признанной недействительной
Если в оригинальной трудовой книжке есть запись об увольнении или переводе, которая позже признана недействительной (например, по решению суда), то при выдаче дубликата:
- Запись, признанная недействительной, не переносится в дубликат․
- В дубликате продолжается хронологическая запись с момента, следующего за недействительной записью (как если бы она никогда не была сделана)․
- В сопроводительном письме к дубликату указывается основание исключения записи (номер и дата решения суда, акт комиссии)․
Ответственность работодателя
Нарушение порядка выдачи дубликата или вкладыша может повлечь:
- Административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства) – штраф от 1 000 до 5 000 руб․ для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб․ для организаций․
- Гражданско-правовые последствия (возмещение ущерба работнику, связанного с невозможностью подтвердить стаж)․
Оформление дубликата или вкладыша в трудовую книжку – строго регламентированная процедура, направленная на защиту прав работника на подтверждение своего трудового стажа․ Соблюдение требований Порядка Минтруда № 320н, timely подача заявления работника и правильное заполнение всех реквизитов позволяют избежать споров и обеспечить законность документооборота в организации․
Для более детальной информации рекомендуется обращаться к актуальным версиям Порядка 320н, а также к справочным системам «КонсультантПлюс» и «ГАРАНТ», где размещены образцы заявлений, актов и инструкций по заполнению трудовых книжек․
Статья подготовлена специалистом отдела кадров с использованием нормативных актов, действующих на 23 мая 2026 г․