Дубликат трудовой книжки — это официальный документ, который выдаёт работодатель при утере, порче или невозможности использования оригинала. Вопрос о том, можно ли оформить дубликат, опираясь лишь на заверенную копию трудовой книжки, актуален для многих сотрудников и кадровых служб. Ниже подробно рассмотрены нормативные основания, порядок действий и практические рекомендации.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66) обязывает работодателя вести и хранить трудовую книжку сотрудника.
- Постановление Минтруда РФ от № 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (п. 7.2) устанавливает, что все записи в дубликат должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами.
- Письмо Роструда от (в ответе на запрос «Можно ли оформить дубликат трудовой книжки на основании её копии?») подтверждает возможность использования заверенной копии, при условии её надлежащего оформления.
Что такое заверенная копия трудовой книжки?
Заверенная копия — это фотокопия (или скан) оригинальной трудовой книжки, на которой проставлена подпись и печать лица, уполномоченного подтверждать её достоверность. В соответствии с разъяснениями госорганов:
- Заверение работодателем – подпись уполномоченного сотрудника кадровой службы (обычно руководителя отдела кадров) и печать организации. Такая копия считается действительной в течение 30 дней с момента заверения.
- Нотариальное заверение – подпись и печать нотариуса. Нотариальная копия не имеет ограничения срока действия и принимается во всех инстанциях.
Важно: заверение должно охватывать все страницы трудовой книжки, содержащие сведения о работе, иначе копия будет считаться неполной.
Порядок оформления дубликата на основании заверенной копии
- Получение заявления от сотрудника
Сотрудник подаёт письменное заявление о выдаче дубликата трудовой книжки (образец можно скачать в КонсультантПлюс или на сайте Минтруда). В заявлении указываются причины утери/порчи и просьба выдать дубликат.
- Предоставление заверенной копии
Сотрудник предоставляет работодателю заверенную копию своей трудовой книжки. Если копия заверена работодателем‑предыдущим местом работы, её необходимо проверить на соответствие требованиям (подпись, печать, дата заверения не старше 30 дней). Если копия нотариальная – проверяется только наличие нотариальной отметки.
- Сверка сведений
Кадровик сравнивает данные в заверенной копии с имеющимися у текущего работодателя документами (трудовые договоры, приказы о приёме/увольнении, справки из ПФР/СФР). Если в копии отсутствуют некоторые записи, они могут быть внесены в дубликат только на основании дополнительных подтверждающих документов (см. п. 7.2 Инструкции).
- Заполнение дубликата
На титульном листе дубликата делается запись: «Взамен выдан дубликат серии № … номер …». Далее вносятся сведения о работе:
- Графы 1‑3 — дата приёма, должность, наименование организации.
- Граф 4 — наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись (в данном случае – заверенная копия трудовой книжки, с указанием даты заверения и кем она выдана).
- Подписание и печать
После внесения всех записей дубликат подписывает уполномоченный представитель текущего работодателя (руководитель или ответственный за кадры) и ставит печать организации.
- Выдача сотруднику
Дубликат выдаётся сотруднику под роспись в журнале учёта трудовых книжек. Срок выдачи – не более 15 рабочих дней с даты получения заявления (п. 27 Порядка 320н).
Требования к заверенной копии
- Полнота – копия должна содержать все страницы трудовой книжки, на которых есть записи о работе.
- Читаемость – текст должен быть чётко различим, без размытий или обрезаний.
- Подпись и печать – подпись уполномоченного лица (кадровик, директор) и печать организации; либо подпись и печать нотариуса.
- Дата заверения – для копии, заверенной работодателем, актуальна в течение 30 дней; нотариальная копия не ограничена по сроку.
- Отметка о заверении – обычно ставится внизу каждой страницы: «Копия верна», подпись, расшифровка, дата, печать.
Возможные сложности и как их избежать
- Неполная копия – если в заверенной копии отсутствуют некоторые страницы, дубликат можно заполнить только теми сведениями, которые присутствуют. О недостающих периодах работы потребуется предоставить дополнительные документы (трудовые договоры, справки из ПФР, выписки из приказов).
- Просроченное заверение – копия, заверенная работодателем более 30 дней назад, считается недействительной. В этом случае следует попросить нотариальное заверение или получить новую заверенную копию от предыдущего работодателя.
- Сомнения в подлинности – если у текущего работодателя возникают сомнения, он вправе запросить оригиналы документов, подтверждающих работу, или нотариально заверенную копию.
- Ошибки в графе 4 – важно точно указать наименование документа, дату и номер, на основании которого внесена запись. Ошибка может привести к признанию дубликата недействительным.
Пример записи в дубликате (графа 4)
Наименование документа: Заверенная копия трудовой книжки Дата документа: Номер документа: КТ‑2026/015 Выдано: ООО «Альфа‑Кадр» (печать и подпись директора)
При нотариальном заверении запись будет выглядеть так:
Наименование документа: Нотариально заверенная копия трудовой книжки Дата документа: Номер документа: Н‑2026/08745 Выдано: Нотариус Иванов И.И. (печать нотариуса)
Да, дубликат трудовой книжки можно оформить на основании заверенной копии, при условии, что:
- Копия содержит все необходимые страницы трудовой книжки.
- Она надлежащим образом заверена (подпись и печать работодателя – не старше 30 дней, либо нотариальное заверение без срока давности).
- Все сведения, внесённые в дубликат, подтверждены документами, а недостающие данные подкреплены дополнительными доказательствами работы.
- Соблюден порядок заполнения дубликата согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек (п. 7.2) и локальным нормативным актам работодателя.
Следуя указанным шагам и учитывая перечисленные требования, работодатель сможет законно и без задержек выдать дубликат трудовой книжки, а сотрудник получит документ, обладающий тем же юридическим статусом, что и оригинал.
Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.