Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. В случае её утраты, порчи или если у работника ранее не было такого документа, работодатель обязан оформить дубликат. Правильное его заполнение крайне важно, так как от этого зависит точность отражения трудовой истории и расчёт пенсионных выплат.

Когда выдают дубликат трудовой книжки?

Дубликат оформляется в следующих случаях:

• Утрата (потеря) трудовой книжки как работником, так и работодателем.
• Порча документа (нечитаемые записи, повреждение бланка).
• Если у работника ранее не было трудовой книжки (например, первое трудоустройство).

Порядок оформления дубликата: 6 ключевых этапов

Процесс оформления регламентирован Трудовым кодексом РФ и инструкцией Минтруда. Вот пошаговый алгоритм действий для работодателя:

1. Получение заявления от работника

   Работник должен написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки. В заявлении указываются ФИО, паспортные данные, причина выдачи (утрата, порча и т.д.).

2. Подготовка документов-оснований

   Отдел кадров должен собрать все имеющиеся документы, подтверждающие трудовую деятельность работника:

   • Копии приказов о приёме, увольнении, переводах.
   • Трудовые договоры.
   • Справки с предыдущих мест работы (если они есть).
   • Документы об отпусках, награждениях.

3. Заполнение ьного листа

   На новом бланке (дубликате) в графе «Дата выдачи» указывается текущая дата оформления документа, а не дата из утраченной книжки. В графе «Серия и номер» проставляются серия и номер нового дубликата.

4. Заполнение раздела «Сведения о работе» (Графа 3)

   Это самый ответственный этап. Данные вносятся строго в соответствии с имеющимися документами на момент заполнения дубликата, а не по содержанию утраченной книжки.

   Ключевое правило: Если работник до поступления в данную организацию уже имел стаж, то в графе 3 на дубликате в первую очередь вносится запись об общем трудовом стаже до поступления сюда, подтверждённом документами. Затем идут записи по текущему работодателю.

   Пример записи в Графе 3:
   «Общий трудовой стаж на составляет 15 лет 3 месяца, в т.ч. у предыдущих работодателей — 10 лет 6 месяцев».

5. Заполнение раздела «Сведения о поощрениях» (Графа 4)

   Вносятся все известные работодателю данные о награждениях (благодарности, премии, почётные звания), которые были выданы в этой организации. Сведения о поощрениях на предыдущих местах работы указывать не нужно, если они не отражены в документах текущего работодателя.

6. Обязательные отметки и регистрация

   На первом листе дубликата в верхней части обязательно делается штамп или отметка: «Дубликат».

   Если дубликат выдается взамен неутраченной (найденной) книжки, то на оригинальном документе делается отметка: «Взамен выдан дубликат с серией ______ № ______».

   Готовый дубликат регистрируется в журнале учёта движения трудовых книжек с присвоением порядкового номера и даты. Работник расписывается в журнале о получении.

Особенности заполнения: на что обратить особое внимание

• Точность данных. Все записи (ФИО, даты, названия организаций) должны полностью соответствовать документам-основаниям. Ошибки недопустимы.
• Отсутствие пометок «по старой книжке». Записи делаются только на основании имеющихся у работодателя документов. Нельзя просто переписать информацию из заявления или со слов работника.
• Подпись ответственного лица. Все записи в дубликате заверяются подписью руководителя организации (или уполномоченного лица) и скрепляются печатью организации.
• Отметка о восстановлении. Если дубликат выдается после утраты, в графе «Особые отметки» можно сделать запись: «Дубликат выдан взамен утраченной трудовой книжке серии ______ № ______ от ______».

Образец (форма) заполненного дубликата

Бланк трудовой книжки и инструкция по заполнению утверждены приказом Минтруда. Актуальная редакция на 2026 год — Редакция 1 от .

Типовая структура заполненного дубликата:

• ьный лист: ФИО, дата рождения, СНИЛС, образование, специальность, серия/номер дубликата, дата выдачи, подпись, печать.
• Страница «Сведения о работе» (Графа 3): Таблица с колонками: № п/п, Наименование организации, Дата перевода, Должность, Подразделение, Приказ (распоряжение) о приеме, увольнении, переводе, № и дата.
• Страница «Сведения о поощрениях» (Графа 4): Таблица с колонками: № п/п, Наименование организации, Поощрение, № и дата документа.
• Страница «Особые отметки».

Сроки и ответственность

Работодатель обязан выдать дубликат трудовой книжки не позднее 30 календарных дней с даты подачи работником заявления и всех необходимых документов.

За непредоставление дубликата в установленный срок или за внесение заведомо ложных сведений работодатель и его должностные лица несут административную ответственность (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ).

Практические советы

• Перед заполнением сверьте все данные с архивными документами организации.
• Если стаж до текущего работодателя подтверждается справками, их нужно обязательно приложить к делу.
• Убедитесь, что на всех листах дубликата есть нумерация.
• После выдачи дубликата старый (найденный) документ, если он был, аннулируется (делается отметка «Недействителен»).

Важно! Дубликат трудовой книжки имеет такую же юридическую силу, что и оригинал. Поэтому его заполнение требует максимальной внимательности и соблюдения законодательства. При возникновении сложных ситуаций (споры о стаже, отсутствие документов) рекомендуется консультироваться с юристом по трудовому праву.

Дата актуализации информации: май 2026 года. Перед применением проверяйте актуальность нормативных актов.