С 2020 года в России начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным (ЭТК — электронным трудовым книжкам). Согласно Федеральному закону от № 439-ФЗ, каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой деятельности: сохранить бумажную книжку или перейти на электронный формат. В 2025–2026 годах этот процесс активно продолжается, и работодатели обязаны корректно оформлять переход сотрудников на ЭТК. В этой статье подробно разберём, как правильно сделать запись в бумажной трудовой книжке при переходе на электронную, какие документы нужны, как оформить запись и как её заверить, чтобы избежать претензий со стороны трудовой инспекции и Пенсионного фонда РФ.

Когда и зачем нужна запись о переходе на электронную трудовую книжку?

Запись в бумажной трудовой книжке о переходе на электронную форму ведения трудовой деятельности, это не просто формальность. Она:

• подтверждает добровольный выбор сотрудника;
• служит юридическим основанием для прекращения дальнейшего ведения бумажной трудовой книжки;
• предотвращает споры с контролирующими органами и ПФР;
• является обязательным требованием Трудового кодекса РФ (ст. 66.1).

Запись делается только после подачи сотрудником письменного заявления. Без заявления работодатель не имеет права вносить такую запись, даже если сотрудник устно согласен на переход.

Пошаговая инструкция: как оформить запись в трудовой книжке

Шаг 1: Получение заявления от сотрудника

Сотрудник подаёт в отдел кадров заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Форма заявления не установлена законом, но рекомендуется использовать следующую структуру:

1. ФИО сотрудника, должность, подразделение;
2. Формулировка: «Прошу перевести мои сведения о трудовой деятельности с бумажной трудовой книжки на электронную форму ведения в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса РФ»;
3. Дата подачи заявления;
4. Подпись сотрудника.

Пример формулировки заявления:

«Прошу перевести мои сведения о трудовой деятельности с бумажной трудовой книжки на электронную форму ведения в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации и частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ».

Шаг 2: Внесение записи в бумажную трудовую книжку

Запись вносится в раздел «Сведения о работе», в свободную строку после последней записи о трудовой деятельности. Используется следующая структура:

• Графа 1 (номер записи): присваивается следующий порядковый номер после последней записи.
• Графа 2 (дата): указывается дата, когда была выдана сотруднику его бумажная трудовая книжка (если она первичная) — не дата подачи заявления!
• Графа 3 (содержание записи): формулировка в соответствии с рекомендациями Минтруда.

Рекомендуемая формулировка записи (утверждена Минтрудом):

«На основании заявления работника от [дата] внесена запись о переходе на ведение сведений о трудовой деятельности в электронной форме в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»

Важно! Не используйте формулировки вроде «трудовая книжка прекращена» или «выдана электронная книжка», это некорректно. Электронная трудовая книжка — это не документ, а сведения, хранящиеся в информационной системе ПФР. Бумажная книжка остаётся у сотрудника, но больше не заполняется.

Шаг 3: Заверение записи

Запись обязательно должна быть заверена для юридической силы. Требования к заверению:

• Подпись лица, ответственного за ведение трудовых книжек (обычно кадровик или главный бухгалтер);
• Печать организации — если у работодателя есть печать (даже если она не обязательна по закону, её наличие усиливает юридическую значимость записи);
• Подпись и печать ставятся непосредственно под записью, внизу строки.

Пример оформления записи в трудовой книжке:

Подпись: _______________ /И.О. Фамилия/

Печать: [печать организации]

Что делать, если сотрудник пришёл на работу и сразу выбрал ЭТК?

Если работник при поступлении на работу подаёт заявление о переходе на электронную трудовую книжку в день приёма, то:

• Работодатель не выдаёт ему бумажную трудовую книжку;
• В Книгу учёта и движения трудовых книжек вносится запись о получении бумажной книжки (если она была у работника ранее) или о том, что книжка не выдавалась;
• Запись в бумажной книжке не делается, так как её не выдавали;
• Сведения о приёме на работу передаются в ПФР в электронном виде в течение 1 рабочего дня.

Важно! Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку, но при поступлении на новую работу подал заявление на ЭТК, то работодатель должен получить у него бумажную книжку, внести в неё запись о переходе и вернуть книжку сотруднику. Только после этого можно передавать сведения в ПФР.

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

После внесения записи о переходе на электронную трудовую книжку:

• Бумажная книжка не изымается у сотрудника;
• Она сохраняется у работника как подтверждение его трудового стажа до перехода;
• В неё больше не вносятся никакие записи, ни о приёме, ни об увольнении, ни о переводе;
• Все последующие изменения (приёмы, увольнения, переведы) фиксируются только в электронной трудовой книжке в системе ПФР.

Что будет, если запись не сделана?

Отсутствие записи о переходе на ЭТК — это нарушение:

• Трудового кодекса РФ (ст. 66.1);
• Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. приказом Минтруда от № 588н);
• Правил передачи сведений в ПФР.

Последствия:

• Штрафы от Государственной инспекции труда (до 50 000 рублей для организации);
• Споры с сотрудниками при оформлении пенсии — ПФР может не принять стаж, если нет подтверждения перехода;
• Судебные иски от сотрудников о признании незаконным отказа в оформлении ЭТК (как в практике 2024 года).

Частые ошибки работодателей

1. Вносят запись без заявления — это незаконно.
2. Используют некорректные формулировки — например, «трудовая книжка прекращена» или «выдана электронная книжка».
3. Не заверяют запись подписью и печатью — запись может быть признана недействительной.
4. Продолжают вносить записи в бумажную книжку после перехода — это нарушение, такие записи не имеют юридической силы.
5. Не передают сведения в ПФР в срок — до 1 рабочего дня после приёма/увольнения.

Чтобы избежать рисков и обеспечить законность перехода на электронную трудовую книжку, работодателю необходимо:

• Получить письменное заявление от сотрудника, без него ничего не делается;
• Внести запись в бумажную трудовую книжку по строгой формулировке Минтруда;
• Заверить запись подписью ответственного лица и печатью организации;
• Передать сведения о приёме/увольнении в ПФР в течение 1 рабочего дня;
• Не вносить больше никаких записей в бумажную книжку после перехода;
• Хранить бумажные книжки у сотрудников, они остаются важным документом для подтверждения стажа до 2020–2025 годов.

Электронная трудовая книжка — это удобно, прозрачно и безопасно. Но только при соблюдении всех процедур. Правильно оформленная запись в бумажной книжке — это не просто формальность, а юридическая гарантия прав работника и защиты работодателя от проверок и штрафов.

Важно помнить: с 1 января 2025 года все новые работники, не имеющие бумажной трудовой книжки, автоматически получают электронную. Для них бумажная книжка не выдаётся, и запись в неё не делается. Для всех остальных, строго по инструкции выше.