Дубликат трудовой книжки — это официальный документ, который полностью повторяет содержание потерянного, испорченного или пришедшего в негодность оригинала, содержащего информацию о рабочем пути гражданина. Кадровикам не так часто приходится сталкиваться с такой задачей, поэтому процесс восстановления данных может вызывать вопросы. В данной статье мы подробно разберем порядок оформления дубликата, основные правила внесения записей и пошаговый алгоритм действий.
В каких случаях выдается дубликат?
Необходимость в оформлении дубликата возникает в различных ситуациях, среди которых:
- Утрата трудовой книжки работником (утеря, кража и т.д.).
- Утрата по вине работодателя (вследствие чрезвычайных обстоятельств, халатности ответственных лиц и т.п.).
- Порча бланка (залитие жидкостью, обгорание, механические повреждения, из-за которых записи стали нечитаемыми).
Важно отметить: порядок оформления дубликата при утрате книжки по вине работника и по вине работодателя — един. Разница заключается лишь в том, кто несет финансовые расходы на приобретение нового чистого бланка (в случае порчи или утери по вине работодателя расходы ложатся на компанию).
Пошаговый алгоритм оформления дубликата
Чтобы грамотно восстановить документ, необходимо придерживаться четкого алгоритма:
Шаг 1. Получение заявления от работника
Процедура начинается с того, что сотрудник должен написать заявление с просьбой выдать ему дубликат. В заявлении указываются реквизиты работодателя, сведения о работнике и причина, по которой запрашивается новый документ. После увольнения восстанавливать данные обязан работодатель по последнему месту работы заявителя.
Шаг 2. Сбор сведений о рабочем стаже
Согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда РФ от № 69, все записи, подлежащие внесению в дубликат, должны быть подтверждены надлежаще оформленными документами. К таким документам относятся:
- Справки от предыдущих работодателей;
- Выписки из архивов;
- Копии приказов, распоряжений;
- Иные документы, подтверждающие стаж.
Шаг 3. Издание приказа о выдаче
На основании полученного заявления и собранных документов работодатель издает приказ о выдаче дубликата. С приказом необходимо ознакомить работника под подпись.
Шаг 4. Заполнение нового бланка
Для оформления используется утвержденная форма — чистный бланк трудовой книжки. При заполнении общие требования к оформлению дубликата точно такие же, как и к оригиналу документа.
Правила внесения записей в дубликат
Процесс заполнения нового бланка имеет свои важные особенности, на которые стоит обратить особое внимание:
- Отметка на ьном листе. Открыв новый бланк, в обязательном порядке проставьте на ьном листе запись «Дубликат».
- Внесение общего стажа. При выдаче дубликата работнику, для которого это место работы не первое, перед первой записью в графе 3 раздела «Сведения о работе» в первую очередь вносят запись о его общем стаже работы. Общий стаж работы записывается суммарно: указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.
- Детализация стажа. После этого общий трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, расписывается по периодам работы у каждого конкретного работодателя в хронологическом порядке.
- Неполные сведения. Очень важное правило: если в подтверждающих документах специалиста какие-либо сведения отсутствуют или указаны не полностью (к примеру, отсутствует основание для прекращения трудовых отношений), то в дубликате указываются только те сведения, которые известны (п. 29 Правил). Недостоверную или неподтвержденную информацию вносить категорически запрещено.
Учет дубликата
Завершающим этапом оформления является регистрация документа. Согласно п. 40 Порядка, сведения о дубликате трудовой книжки с указанием серии и номера необходимо внести в книгу (журнал) учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Оформление дубликата трудовой книжки — процесс ответственный, требующий скрупулезного сбора документов и точного следования нормативным актам. Главное правило кадровика в этом случае — опираться исключительно на документально подтвержденные факты; Образец заполнения дубликата трудовой книжки вы легко найдете на любом профильном сайте, а общие правила внесения сведений всегда можно уточнить в Инструкции по заполнению трудовых книжек.