Дата актуализации: г.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, в который работодатель вносит сведения о трудовой деятельности гражданина. Официальное название – СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Фонда пенсионного и социального страхования РФ).
ЭТК хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна через сервисы Госуслуги, Личный кабинет ПФР и специальные корпоративные решения.
Преимущества электронного формата
- Отсутствие риска потери бумажного документа;
- Моментальный доступ к сведениям в любой точке России;
- Упрощённый процесс передачи данных новому работодателю;
- Возможность получения официальных выписок в электронном виде;
- Автоматическое обновление данных при изменении условий труда.
Кто обязан вести электронные трудовые книжки
С 1 января 2025 г. работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки для всех новых сотрудников, а также по заявлению работника переводить уже существующую бумажную книжку в электронный формат. Исключения – отдельные категории работников, для которых законодательство сохраняет обязательность бумажного варианта (например, некоторые категории государственных служащих).
Пошаговая инструкция: как открыть (просмотреть) электронную трудовую книжку
Шаг 1. Подготовка личного кабинета
- Убедитесь, что у вас есть подтверждённый аккаунт на портале Госуслуги. Если аккаунта нет – пройдите регистрацию и пройдите процедуру подтверждения личности (паспорт + СМС‑код).
- Если вы уже пользуетесь Личным кабинетом ПФР, проверьте, привязан ли он к вашему ИНН/СНИЛС.
Шаг 2. Переходим к услуге «Выписка из электронной трудовой книжки»
- Войдите в личный кабинет на Госуслуги.
- В меню выберите «Категории услуг» → «Справки и выписки» → «Работа и пенсия».
- Найдите пункт «Выписка из электронной трудовой книжки (ЭТК)» и нажмите «Оформить».
Шаг 3. Заполнение заявки
- Укажите цель получения выписки (например, «для предоставления новому работодателю»).
- Выберите формат получения:
- PDF‑файл – официальная выписка, которую можно распечатать;
- Электронный документ в личном кабинете – для быстрого просмотра.
- Подтвердите согласие на обработку персональных данных и отправьте заявку.
Шаг 4. Ожидание обработки
Система обычно формирует выписку в течение 5‑10 минут. В редких случаях (например, при технических работах) процесс может занять до 24 часов; О статусе заявки вы получите уведомление в личный кабинет и по SMS.
Шаг 5. Получение и просмотр
- Перейдите в раздел «Мои услуги» → «Выписки из ЭТК».
- Скачайте готовый PDF‑документ или откройте онлайн‑просмотр.
- Проверьте корректность данных: даты трудоустройства, должности, основания прекращения трудовых отношений и пр.
Как изменить (исправить) данные в электронной трудовой книжке
Изменения вносятся только работодателем. Если вы обнаружили ошибку, выполните следующее:
- Подайте письменное заявление работодателю о необходимости исправления.
- Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит корректировку в СФР через специализированную программу.
- После внесения исправления вы получите уведомление и сможете проверить обновлённые сведения в личном кабинете.
Важно: самостоятельное изменение данных в ЭТК невозможно – это нарушает Трудовой кодекс РФ.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли открыть электронную трудовую книжку без заявления?
- Да. Если ваш работодатель уже ведёт ЭТК, вы можете самостоятельно запросить выписку через Госуслуги без дополнительного заявления.
- Нужна ли бумажная копия трудовой книжки после перехода в электронный формат?
- Согласно статье 66.1 ТК РФ, при переводе в электронный формат работодатель обязан выдать вам бумажную книжку с отметкой о передаче данных в ЭТК. После этого бумажный документ может быть уничтожен по вашему желанию.
- Как получить выписку из ЭТК в МФЦ?
- В МФЦ можно оформить заявку «Выписка из электронной трудовой книжки» через сервис «Госуслуги» – сотрудник МФЦ поможет заполнить форму и получит выписку в печатном виде.
- Можно ли использовать ЭТК при трудоустройстве за границей?
- Для работодателей за пределами РФ обычно требуется официальный перевод выписки из ЭТК, заверенный консульством РФ.
- Какие риски связаны с электронным форматом?
- Основные риски – технические сбои в системе СФР и возможность несанкционированного доступа к персональным данным. Для защиты рекомендуется использовать сложные пароли и двухфакторную аутентификацию.
Юридические аспекты
Электронная трудовая книжка регулируется следующими нормативными актами:
- Трудовой кодекс РФ (статьи 66‑66;1, 67);
- Федеральный закон «О персональных данных» № 152‑ФЗ;
- Приказ Минтруда России от № … «Об утверждении порядка ведения и использования электронных трудовых книжек».
Согласно законодательству, работник имеет право:
- Получать выписку из ЭТК бесплатно;
- Требовать исправления ошибок в течение 30 дней с момента их обнаружения;
- Отказаться от электронного формата и потребовать бумажную книжку (при наличии уважительных причин).
Где ещё можно посмотреть электронную трудовую книжку
Помимо Госуслуг, сведения доступны в:
- Личном кабинете ПФР (раздел «Электронная трудовая книжка»);
- Корпоративных HR‑системах, интегрированных с СФР (например, «Главбух», «1С:Зарплата»);
- Мобильных приложениях «Госуслуги» и «ПФР Онлайн».
Открыть электронную трудовую книжку сегодня проще, чем когда‑либо ранее: достаточно иметь подтверждённый аккаунт на Госуслугах, оформить заявку на выписку и дождаться её формирования. Электронный формат повышает удобство контроля за своей трудовой историей, ускоряет процесс трудоустройства и снижает риск потери важного документа.
Помните: любые изменения в ЭТК могут вносить только работодатели, а вы, как работник, имеете полное право проверять и требовать корректности данных.
Статья подготовлена на основе открытых источников (РИА Новости, КонсультантПлюс, официальные инструкции Госуслуг) и актуальна на 23 мая 2026 года.