Дата подготовки материала: 18:31:19 ().

Трудовая книжка остаётся ключевым документом, фиксирующим трудовую деятельность гражданина. С 2025 года в России активно развивается электронный формат, однако бумажный вариант по‑прежнему имеет юридическую силу. Ниже рассмотрены основные аспекты, которые необходимо знать новому сотруднику и отделу кадров при оформлении трудовой книжки.

Что такое трудовая книжка?

Трудовая книжка – официальный документ, в котором последовательно отражаются:

• сведения о работнике (ФИО, дата рождения, образование);
• информация о местах работы, должностях, периодах трудовой деятельности;
• сведения о наградах, взысканиях, переводах и других важных событиях.

Ведение трудовой книжки регулируется Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными нормативными актами организации (инструкция по кадровому делопроизводству, положение о ведении трудовых книжек и т.д.).

Электронная трудовая книжка (с 2025 года)

С 1 января 2025 года гражданам, впервые устраивающимся на работу, оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК) в рамках единой государственной информационной системы.

Основные особенности ЭТК:

• Хранится в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги».
• Не требует физического носителя; работник может получить выписку в электронном виде или распечатать её по необходимости.
• Внесение записей осуществляется работодателем напрямую в систему ПФР.
• При приёме на работу сотрудник, имеющий ЭТК, не обязан предоставлять бумажный дубликат.

Бумажная трудовая книжка

Бумажный вариант по‑прежнему действует для тех, кто:

• устроился на работу до 2025 года и не перешёл на электронный формат;
• написал заявление об отказе от электронной трудовой книжки (в этом случае ведётся исключительно бумажная версия).

В бумажной трудовой книжке записи делаются от руки или печатным способом, заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Одновременное применение электронного и бумажного вариантов

Трудовое законодательство допускает одновременное ведение обеих форм, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. В этом случае:

• ЭТК остаётся основным источником данных;
• Бумажная книжка ведётся как резервный документ (например, для предоставления в органы, требующие оригинал).

Важно: информация о том, что сотрудник принят на работу с электронной трудовой книжкой, не отражается в журнале по учету движения трудовых книжек организации.

Как подтвердить наличие у работника электронной трудовой книжки?

Подтверждение осуществляется следующими способами:

1. Запрос выписки из ЭТК через личный кабинет сотрудника на портале «Госуслуги» (выписка предоставляется в формате PDF и заверяется электронной подписью ПФР).
2. Получение согласия работника на предоставление доступа к его ЭТК работодателю (согласие оформляется в письменной форме и хранится в личном деле сотрудника).
3. Проверка данных в системе ПФР через защищённый канал взаимодействия (например, через ЭДО или веб‑сервис ПФР).

Если сотрудник впервые устраивается на работу после , оформление ЭТК происходит автоматически при подаче заявления о приёме на работу через работодателя.

Процедура оформления трудовой книжки при приёме на работу

Ниже представлен пошаговый алгоритм, который следует соблюдать отделу кадров:

1. Запрос документов: попросить кандидата предоставить либо оригинал бумажной трудовой книжки, либо выписку из ЭТК (или согласие на доступ к ней).
2. Проверка подлинности: при бумажном варианте – проверить наличие всех обязательных реквизитов, подписи и печати предыдущего работодателя; при электронном – убедиться, что выписка актуальна и заверена ЭП ПФР.
3. Определение формата ведения: если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажной книжки – вести обе формы; иначе – только электронную.
4. Внесение записи о приёме: в бумажной книжке – сделать запись о приёме на работу (должность, отдел, дата); в ЭТК – передать сведения в ПФР через кадровую систему организации.
5. Оформление внутренних документов: заполнить личную карточку сотрудника, журнал по учету движения трудовых книжек (если ведётся бумажный вариант), издать приказ о приёме.
6. Хранение: бумажную трудовую книжку хранить в сейфе отдела кадров; электронные данные – в защищённой базе ПФР, доступ к которым имеют только уполномоченные лица.

Ответы на часто задаваемые вопросы

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да. Сотрудник может подать заявление об отказе от ЭТК и продолжать вести исключительно бумажный вариант. Заявление подаётся в отдел кадров и хранится в личном деле.

Что делать, если у сотрудника есть и бумажная, и электронная трудовая книжка?

В этом случае бумажная книжка ведётся как дубликат. Все изменения вносятся в ЭТК, а затем синхронно переносятся в бумажный вариант (по желанию сотрудника).

Нужно ли ставить печать на выписку из ЭТК?

Выписка, полученная через личный кабинет на «Госуслугах», уже заверена электронной подписью ПФР и не требует дополнительной печати организации. Если требуется бумажный вариант для предоставления третьим лицам, можно распечатать выписку и заверить её печатью организации (по внутреннему регламенту).

Как быть с работниками, принятыми до 2025 года?

Для них сохраняется прежний порядок ведения бумажной трудовой книжки. При желании они могут перейти на электронный формат, подав соответствующее заявление в ПФР через работодателя.

Трудовая книжка – важный элемент трудовых отношений, обеспечивающий прозрачность и законопослушность трудовой деятельности. С введением обязательной электронной трудовой книжки с 2025 года процесс учёта трудовой стажа стал более удобным и безопасным, однако бумажный вариант сохраняет свою значимость для тех, кто предпочитает традиционный способ ведения документов или не перешёл на электронный формат по собственному выбору.

Соблюдение вышеописанных процедур позволит отделу кадров избежать ошибок при оформлении новых сотрудников, обеспечит корректное ведение как бумажных, так и электронных трудовых книжек и защитит права как работодателя, так и работника.