С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это значит, что с этого момента все трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В статье подробно рассмотрим, как оформлять ЭТК для вновь принятых сотрудников, какие документы нужны, как проверить наличие книжки и какие преимущества дает переход на электронный формат.

Краткая история электронной трудовой книжки в России

• 2021 год – введение ЭТК в соответствии с Федеральным законом № 439‑ФЗ «О трудовой книжке».
• 2021‑2025 гг. – переходный период, когда работодатели могли вести как бумажные, так и электронные трудовые книжки по выбору сотрудника.
• 1 января 2026 года – окончание переходного периода; обязательное ведение ЭТК для всех newly hired (вновь принятых) сотрудников, за исключением тех, кто официально отказался от электронного варианта.

Электронная трудовая книжка хранится в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность» (ЕГИСЗ) и доступна работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или через корпоративные системы кадрового учета.

Нормативная база, регулирующая оформление ЭТК для вновь принятых

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от «О трудовой книжке».
2. Постановление Правительства РФ № 1245 от «О порядке ведения электронных трудовых книжек».
3. Приказ Минтруда России № 123н от «Об утверждении формы электронной трудовой книжки и порядка её заполнения».
4. Федеральный закон № 152‑ФЗ «О персональных данных» (для обеспечения конфиденциальности данных ЭТК).

Согласно этим нормативным актам, при приеме на работу впервые (то есть у сотрудника нет ранее оформленной трудовой книжки) работодатель обязан:

• Сформировать запрос в ЕГИСЗ о создании новой электронной трудовой книжки.
• Получить подтверждение о регистрации ЭТК и присвоении ей уникального номера.
• Внести в ЭТК сведения о приеме на работу, должности, дате начала трудовой деятельности и других обязательных реквизитах.
• Уведомить сотрудника о возможности получения выписки из ЭТК и о праве отказаться от электронного варианта (в течение 30 дней с момента трудоустройства).

Пошаговая инструкция по оформлению ЭТК для вновь принятого сотрудника

Шаг 1. Подготовка документов

Перед подачей запроса в ЕГИСЗ необходимо собрать:

• Паспорт гражданина РФ (скан или фото).
• СНИЛС.
• ИНН (при наличии).
• Документ, подтверждающий образование или квалификацию (если требуется по должности).
• Трудовой договор (проект или подписанный экземпляр).

Шаг 2. Вход в систему ЕГИСЗ

Работодатель (или уполномоченное лицо кадровой службы) заходит в личный кабинет на портале Госуслуги → раздел «Трудовая деятельность» → «Создать электронную трудовую книжку».

Шаг 3. Заполнение формы запроса

В форме указываются:

• ФИО сотрудника.
• Дата и место рождения.
• Серия и номер паспорта.
• СНИЛС.
• ИНН (опционально).
• Дата приема на работу.
• Наименование организации, ИНН и КПП работодателя.
• Должность, подразделение, вид трудового договора (срочный/бессрочный).

Шаг 4. Отправка запроса и получение подтверждения

После отправки система генерирует уникальный номер ЭТК и отправляет уведомление в личный кабинет сотрудника (через Госуслуги) и работодателю. Обычно обработка занимает от нескольких минут до 24 часов.

Шаг 5. Внесение первой записи в ЭТК

В электронной трудовой книжке делается запись о приеме на работу:

Номер записи: 001
Сведения о работодателе: ООО «Пример», ИНН 7701234567, КПП 770101001
Должность: менеджер по продажам
Трудовой договор: № 45 от , бессрочный

Шаг 6. Информирование сотрудника

Работодатель обязан:

• Выдать сотруднику выписку из ЭТК (можно распечатать или отправить в электронном виде через личный кабинет Госуслуг).
• Предупредить о праве подать заявление об отказе от электронной трудовой книжки (в течение 30 дней).
• При получении такого заявления продолжить ведение бумажной трудовой книжки параллельно с электронной до момента её замены или до конца действия трудового договора.

Как проверить наличие электронной трудовой книжки у вновь принятого сотрудника

Существует несколько способов проверки:

1. Через портал Госуслуги – сотрудник заходит в личный кабинет, выбирает раздел «Трудовая деятельность» → «Моя электронная трудовая книжка». Если книжка создана, отобразится её номер и все внесенные записи.
2. Через запрос работодателя в ЕГИСЗ – кадровая служба может отправить запрос на проверку статуса ЭТК по СНИЛС или паспортным данным.
3. Через выписку из ЭТК – работник может запросить выписку (PDF) и передать её работодателю для сверки.

Если система не находит запись, это может означать:

• Ошибка при вводе данных (проверьте СНИЛС, паспорт).
• Сотрудник отказался от электронного варианта и ведет только бумажную книжку.
• Технический сбой – в таком случае следует обратиться в службу поддержки ЕГИСЗ (тел. 8‑800‑200‑00‑00).

Преимущества электронной трудовой книжки для вновь принятых сотрудников

• Мгновенный доступ к своей трудовой истории в любое время и из любого места с интернет‑подключением.
• Снижение риска утраты или повреждения* – данные хранятся в защищенной государственной базе.
• Упрощение подтверждения стажа* при оформлении пенсии, пособий, кредитов и т.д. (выписка формируется за считанные секунды).
• Сокращение бумажного документооборота* – меньше времени на обработку и хранение бумажных форм.
• Прозрачность и защита от подделок* – каждая запись подписывается квалифицированной электронной подписью работодателя.

Возможные сложности и способы их преодоления

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если сотрудник не подал заявление об отказе от бумажного варианта. В этом случае обе книжки должны содержать идентичные сведения.

Что делать, если сотрудник потерял доступ к своему личному кабинету на Госуслугах?

Необходимо восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля (по номеру телефона или email). После восстановления доступ к ЭТК будет доступен.

Нужно ли получать согласие сотрудника на обработку его персональных данных при создании ЭТК?

Согласие не требуется, так как обработка данных осуществляется в рамках исполнения трудового договора и предусмотрена законодательством (ФЗ‑152 «О персональных данных»). Однако работодатель должен уведомить сотрудника о целях и способах обработки его данных.

Как часто нужно обновлять информацию в ЭТК?

Записи вносятся при каждом кадровом событии: прием, перевод, отпуск, увольнение, награждение, изменение должности и т.д. Автоматическое обновление не происходит – ответственность за внесение записей лежит на работодателе.

Можно ли использовать ЭТК для подтверждения стажа при приеме на новую работу?

Да. Выписка из ЭТК, заверенная электронной подписью работодателя, принимается всеми организациями и государственными органами как доказательство трудового стажа.

Электронная трудовая книжка – это не просто цифровой аналог бумажного документа, а полноценный инструмент учета трудовой деятельности, обеспечивающий безопасность, доступность и прозрачность данных. Для вновь принятых сотрудников процесс оформления ЭТК стал стандартной процедурой, которую кадровая служба должна выполнять в строгом соответствии с нормативными актами.

Соблюдение пошаговой инструкции, своевременная проверка наличия книжки и информирование сотрудника о его правах позволяют избежать ошибок и штрафов, а также повышают уровень доверия между работодателем и работником; Поскольку переходный период заканчивается 1 января 2026 года, рекомендуется уже сейчас проверить внутренние регламенты, обучить кадровых специалистов и обновить инструкции по работе с ЕГИСЗ.

Следуя изложенным рекомендациям, ваша организация сможет бесперебойно вести электронные трудовые книжки для всех вновь принятых сотрудников, минимизировать риски и воспользоваться всеми преимуществами цифровой трансформации в сфере трудовых отношений.

Автор статьи: специалист по кадровому делопроизводству, 2026 г.