Увольнение сотрудника – один из самых ответственных моментов в работе HR‑отдела. При этом важно правильно оформить электронную трудовую книжку (ЭТК), чтобы избежать ошибок, которые могут привести к юридическим последностям и недоразумениям в расчёте заработной платы.
Общие принципы оформления ЭТК
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе ЕГИСЗПФР и доступен как работодателю, так и самому сотруднику. При увольнении в ЭТК вносятся сведения о прекращении трудовых отношений.
Что именно указывается в ЭТК при увольнении
- Дата увольнения;
- Причина увольнения (по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя и т.д.);
- Сведения о последнем рабочем месте и должностном месте;
- Стаж работы в организации;
- Сведения о выплаченных пособиях (если применимо).
Формат записи
Запись в ЭТК оформляется в виде отдельного пункта, который обычно оформляется так:
Увольнение – дата, причина, стаж.
Пример:
Увольнение – , по собственному желанию, стаж – 3 года 4 месяца.
Пошаговая инструкция по заполнению ЭТК при увольнении
- Подготовка данных. Сформируйте список всех сведений, которые необходимо внести: ФИО сотрудника, ИНН, дата увольнения, причина, последний рабочий день и пр.
- Вход в систему. Авторизуйтесь в программе, используемой вашей организацией для работы с ЭТК (например, 1С:Зарплата и Управление Персоналом, Бухгалтерия 8 и др.).
- Выбор сотрудника. Перейдите в раздел «Трудовая книжка» и найдите нужного сотрудника.
- Создание новой записи. Нажмите кнопку «Добавить запись» и выберите тип «Увольнение».
- Заполнение полей; Внесите данные согласно пункту 1.1. Обязательно укажите точную дату увольнения и причину.
- Проверка. Убедитесь, что все поля заполнены корректно, нет опечаток.
- Подтверждение. Сохраните запись и отправьте её на согласование (если требуется подпись руководителя).
- Экспорт/печать. При необходимости распечатайте выписку из ЭТК для сотрудника.
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильная дата увольнения. Указывайте дату, когда сотрудник фактически прекращает работу, а не дату подачи заявления.
- Недостаточная детализация причины. Причиной увольнения может быть «по собственному желанию», «по соглашению сторон», «по инициативе работодателя» – выбирайте точную формулировку.
- Омиссивный расчёт стажа. Стаж следует указывать в годах и месяцах, учитывая все периоды работы.
- Отсутствие подписи. Если требуется подпись руководителя, её необходимо добавить перед отправкой записи.
Что делать после заполнения ЭТК
После того как запись оформлена и подтверждена, необходимо:
- Уведомить сотрудника о готовности выдать выписку из ЭТК.
- Сохранить копию записи в архиве организации (не менее 5 лет).
- Сообщить в ПФР и Налоговую о прекращении трудовых отношений (если это требуется по закону).
- Удалить (или архивировать) персональные данные сотрудника в соответствии с требованиями ФЗ‑152.
Примеры оформления записи
Пример 1. Увольнение по собственному желанию
Увольнение – , по собственному желанию, стаж – 2 года 8 месяцев.
Пример 2. Увольнение по инициативе работодателя
Увольнение – , по инициативе работодателя, стаж – 5 лет 3 месяца.
Пример 3. Увольнение по соглашению сторон
Увольнение – , по соглашению сторон, стаж – 1 год 11 месяцев.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Как правильно оформить запись, если сотрудник уходит в отпуск, а потом увольняется?
Ответ: Сначала оформляйте запись об отпуске, а затем отдельную запись об увольнении с указанием даты окончания трудового договора. - Вопрос: Можно ли изменить причину увольнения после её внесения?
Ответ: Да, но только до момента окончательного подтверждения записи. После отправки в систему изменения могут потребовать дополнительного согласования. - Вопрос: Что делать, если в ЭТК не отображается последняя запись?
Ответ: Проверьте, правильно ли указана дата увольнения и не была ли запись удалена случайно. При необходимости восстановите её из резервной копии.
Правильное заполнение электронной трудовой книжки при увольнении – важный элемент юридической чистоты компании. Соблюдая описанные выше шаги и учитывая типичные ошибки, вы сможете быстро и без проблем оформить увольнение, сохранив все необходимые сведения в ЭТК и избежав возможных конфликтов с сотрудником и контролирующими органами.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы, рекомендуем обратиться к специалисту по персоналу или к юридическому отделу вашей организации.