Самое главное помнить: С 1 января 2021 года для граждан‚ устраивающихся на работу впервые (то есть никогда ранее не имевших трудового стажа и не оформлявших ни бумажную‚ ни электронную трудовую книжку)‚ ведение сведений о трудовой деятельности осуществляется исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка такому работнику не заводится.

Эта норма установлена Федеральным законом от № 439-ФЗ и закреплена в статье 66.1 Трудового кодекса РФ. Поэтому при приеме на работу человека‚ который работает впервые‚ работодатель обязан формировать его электронную трудовую книжку (ЭТК).

Почему нужно заявление‚ если закон обязывает?

Хотя закон прямо обязывает работодателя вести ЭТК для «первичников»‚ на практике для оформления этого процесса и подтверждения факта информирования работника требуется его письменное согласие. Это защищает и работодателя (от претензий о неинформировании)‚ и работника (подтверждает его осведомленность о форме ведения records).

Таким образом‚ заявление о согласии на ведение электронной трудовой книжки является обязательным документом в кадровом делопроизводстве при первичном приеме на работу после .

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника‚ который ведется в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД). Эти сведения:

• Формируются работодателем в электронном виде.
• Передаются в Социальный фонд России (СФР)‚ который является хранителем всех ЭТК.
• Доступны работнику через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в отделении СФР.
• Имеют такую же юридическую силу‚ как и традиционная бумажная книжка;

Кто должен предоставить заявление?

Обязан предоставить заявление каждый гражданин‚ который:

1. Впервые поступает на работу в РФ (в т.ч. после окончания учебного заведения‚ при первом официальном трудоустройстве).
2. Никогда ранее не имел ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки.
3. Не имеет стажа‚ зафиксированного в системе ЕГИС ТД (например‚ не работал по трудовому договору‚ не проходил альтернативную гражданскую службу).

Важно: Если у человека уже есть какая-либо запись о стаже (даже по договору ГПХ‚ если он был внесен в ЕГИС ТД)‚ он уже считается имеющим электронную книжку. В этом случае при смене работы он может выбрать форму ведения (электронную или бумажную);

Образец и структура заявления

Заявление пишется в произвольной форме‚ но должно содержать обязательные реквизиты и четко выраженную волю работника. Рекомендуемый образец:

Образец заявления

 Директору [Название организации]
 [Адрес организации]
 от [ФИО работника полностью]
 [Адрес‚ паспортные данные]
 ЗАЯВЛЕНИЕ

 Я‚ [ФИО]‚ в соответствии с частью 3 статьи 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ даю свое согласие на ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде (электронная трудовая книжка) при приеме на работу в [Название организации].

 Прошу включить меня в реестр пользователей Единой государственной системы информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД) и формировать сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде.
 Сведения о моей трудовой деятельности ранее не формировались. Бумажная трудовая книжка у меня отсутствует.

 «___» __________ 20__ г.
 ____________________ / [Фамилия И.О.] /
 

Ключевые формулировки в заявлении:

• «Даю свое согласие на ведение сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде» — основная фраза.
• «Сведения о моей трудовой деятельности ранее не формировались» — подтверждение статуса «первичника».
• «Бумажная трудовая книжка у меня отсутствует» — важное уточнение.

Порядок действий для работодателя при приеме «первичника»

1. При приеме на работу запросить у кандидата заявление по форме выше.
2. Проверить‚ действительно ли у работника нет никаких записей о стаже (можно запросить справку об отсутствии трудового стажа или полагаться на его заявление).
3. Заключить трудовой договор в обычном письменном виде.
4. В течение 5 рабочих дней с даты приема на работу (или с даты выдачи трудовой книжки‚ если она была) сформировать сведения о трудовой деятельности работника в ЭТК через личный кабинет работодателя в ЕГИС ТД.
5. Уведомить работника о создании его электронной трудовой книжки (можно через служебную записку‚ email или вручить под расписку).
6. Сдать отчетность: сведения о принятом работнике включаются в отчет ЕФС-1 (Сведения о трудовой деятельности и среднем заработке).

Права работника с электронной трудовой книжкой

Работник‚ чьи сведения ведутся в электронном виде‚ имеет те же права‚ что и владелец бумажной книжки:

• Получить выписку из электронной трудовой книжки в бумажном виде (по форме СТД-Р) в отделении СФР или через МФЦ.
• Получить справку о трудовой деятельности (форма СТД-СФР) через портал «Госуслуги» или СФР.
• Контролировать полноту и правильность внесения сведений работодателем.
• Обращаться в СФР или Трудовую инспекцию с жалобами при нарушениях.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Что‚ если работник откажется от электронной книжки?

Для первичников отказ невозможен. Закон прямо устанавливает‚ что для лиц‚ впервые поступающих на работу с ‚ ведение сведений осуществляется только в электронном виде. Работодатель не имеет права завести бумажную книжку такому сотруднику.

Можно ли потом перейти на бумажную книжку?

Нет. После того как сведения о трудовой деятельности человека впервые были внесены в ЕГИС ТД (при первом трудоустройстве)‚ вся его дальнейшая трудовая история будет вестись только в электронном виде. Бумажная книжка больше не заводится. Работник может только получать бумажные выписки.

Где хранит документы работодатель?

Работодатель не хранит трудовые книжки (бумажные или электронные). Его обязанность — своевременно и корректно формировать сведения в ЕГИС ТД и передавать их в СФР. Все данные хранятся в системе СФР.

Что делать‚ если в заявлении ошибка?

Если в заявлении допущена техническая ошибка (опечатка в ФИО‚ дате)‚ работодатель вправе запросить у работника новое заявление с исправленными данными. Старое заявление должно быть уничтожено или помечено как недействительное.

Прием на работу гражданина‚ который трудится впервые‚ в 2026 году — это строго регламентированный процесс с обязательным переходом на электронную трудовую книжку. Заявление о согласии является ключевым документом‚ запускающим этот процесс. Его правильное оформление защищает интересы обеих сторон и обеспечивает соблюдение требований трудового законодательства РФ.

Важно: Все изменения и уточнения по форме заявления и процедуре можно найти в актуальных методических рекомендациях Министерства труда и на официальном портале Социального фонда России (СФР).

Статья подготовлена на основе анализа действующего законодательства и практики его применения по состоянию на 23 мая 2026 года.