В этой статье мы подробно рассмотрим процесс оформления электронной трудовой книжки (ЭТК) для новых сотрудников, особенно в контексте завершения переходного периода в 2026 году. Мы разберем, что нужно знать, когда и как заполнять ЭТК, а также как оформить ее при увольнении.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. С 2021 года в России ведется переход к исключительно электронному учету трудовой деятельности. Это означает, что работодатели обязаны вести трудовые книжки сотрудников в электронном виде.

Важно помнить: С 1 января 2026 года завершается переходный период, и все работодатели должны полностью перейти на электронный учет трудовой книжки.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка имеет ряд преимуществ по сравнению с бумажной:

• Удобство: Легко доступна сотруднику и работодателю в любое время и из любого места.
• Безопасность: Защищена от физического повреждения, утери и подделки.
• Экологичность: Не требует использования бумаги, что способствует сохранению окружающей среды.
• Прозрачность: Обеспечивает прозрачность учета трудовой деятельности.

Когда нужно оформлять электронную трудовую книжку?

Электронная трудовая книжка оформляется при приеме на работу нового сотрудника. Работодатель обязан создать ЭТК для каждого работника.

Как заполнить электронную трудовую книжку?

Заполнение ЭТК осуществляется работодателем через специализированное программное обеспечение или через портал Госуслуг. Вот основные шаги:

Получение доступа к системе: Работодатель должен иметь доступ к системе ведения электронных трудовых книжек. Это может быть программное обеспечение, предоставляемое специализированными компаниями, или доступ через портал Госуслуг.
Ввод данных сотрудника: В ЭТК необходимо внести следующие данные о сотруднике:

• ФИО
• Дата рождения
• Паспортные данные
• Место работы (наименование организации)
• Должность
• Дата приема на работу
• Первичная запись в трудовую книжку (с указанием должности и специальности)

Внесение записей о трудовой деятельности: Работодатель вносит информацию о каждом периоде работы сотрудника, включая:

• Дата начала работы
• Должность
• Специальность
• Дата окончания работы
• Причина увольнения (если применимо)
• Размер заработной платы (при необходимости)

Подписание записей: Все записи в ЭТК должны быть подписаны работодателем (или уполномоченным лицом).

Важно: Работодатель обязан вносить записи в ЭТК в течение 10 календарных дней с момента наступления события (приема на работу, увольнения, перевода и т.д.).

Как оформить увольнение в электронной трудовой книжке?

При увольнении сотрудника работодатель должен внести запись об увольнении в ЭТК. Эта запись должна содержать:

• ФИО сотрудника
• Наименование организации
• Дата увольнения
• Причина увольнения (например, по собственному желанию, по соглашению сторон, по инициативе работодателя)
• Номер и дата приказа об увольнении

Важно: При увольнении сотруднику предоставляется выписка из электронной трудовой книжки, содержащая информацию о его трудовой деятельности.

Где можно посмотреть электронную трудовую книжку?

Сотрудник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через:

• Портал Госуслуг: На портале Госуслуг можно посмотреть информацию о своей трудовой деятельности, а также скачать выписку из ЭТК.
• Сайт работодателя: Некоторые работодатели предоставляют сотрудникам доступ к ЭТК через корпоративный портал или специальное программное обеспечение.

Горячая линия по вопросам электронной трудовой книжки

В Москве заработала горячая линия, где специалисты могут ответить на ваши вопросы об оформлении и ведении электронной трудовой книжки. Вы можете найти информацию о горячей линии на сайте [укажите ссылку на сайт, если она есть].

Оформление электронной трудовой книжки – важный процесс для работодателей и сотрудников. Соблюдение правил ведения ЭТК гарантирует защиту прав работников и обеспечивает прозрачность учета трудовой деятельности. С завершением переходного периода в 2026 году, переход на электронный учет станет обязательным для всех работодателей.

—

Отказ от ответственности: Эта статья предоставлена только в информационных целях и не является юридической консультацией. Для получения юридической консультации обратитесь к квалифицированному юристу.