Электронные трудовые книжки (ЭТК) стали неотъемлемой частью кадрового документооборота. Переход на цифровую форму учета потребовал от бухгалтеров и кадровиков новых знаний и навыков работы в учетных программах. В этой статье мы подробно разберем‚ как правильно оформить электронную трудовую книжку в программах линейки 1С‚ в частности в 1С:ЗУП 8 (Зарплата и управление персоналом).
С чего начать: раздел «Электронные трудовые книжки»
Весь функционал‚ связанный с ведением электронных трудовых книжек‚ сосредоточен в специализированных разделах программы. Чтобы приступить к работе‚ необходимо:
- Перейти в раздел «Кадры».
- Выбрать журнал документов «Электронные трудовые книжки».
Также доступ к этому функционалу можно получить через меню «Отчётность‚ справки»‚ выбрав одноименный пункт «Электронные трудовые книжки». Именно здесь регистрируются заявления сотрудников и формируется отчетность.
Регистрация заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки
Каждый сотрудник имеет право выбрать‚ в каком виде будет вестись его трудовая книжка: в бумажном‚ электронном или одновременно в обоих. Выбор сотрудника обязательно фиксируется в программе 1С.
Как зарегистрировать заявление?
Для регистрации выбора сотрудника используется специальный документ:
- В журнале «Электронные трудовые книжки» создайте новый документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В документе выберите сотрудника и укажите выбранный им способ ведения: только электронная‚ только бумажная или обе формы одновременно.
- Проведите документ.
Изменение способа ведения и отзыв заявления
Трудовую книжку можно вести в электронном и бумажном виде одновременно‚ однако сотрудник может передумать и изменить свой выбор. В программе 1С:ЗУП это делается просто:
- Если нужно изменить способ ведения трудовой книжки‚ создается новое Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности с актуальными данными.
- Если необходимо отменить ранее поданное заявление (например‚ оно было внесено ошибочно)‚ используется функция отмены или корректировки в том же разделе.
Важное правило при переходе на ЭТК!
Если сотрудник решил полностью перейти на электронную трудовую книжку и отказаться от бумажной‚ работодатель обязан:
- В течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую книжку.
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки.
Прием на работу сотрудника без стажа
Отдельного внимания заслуживает оформление сотрудников‚ которые начинают свою трудовую деятельность впервые (до 2021 года нигде не работали). Для них бумажная трудовая книжка не заводится‚ ведется только электронная.
В 1С:ЗУП это оформляется следующим образом:
- Создается стандартный документ «Прием на работу».
- На соответствующей вкладке или в форме документа обязательно устанавливается флажок «Начало трудовой деятельности».
Этот флажок сигнализирует программе о том‚ что работник не имеет предыдущего стажа‚ и данные о нем необходимо передавать в фонд как о новом застрахованном лице с электронной трудовой книжкой.
Отражение кадровых мероприятий
С появлением электронных трудовых книжек у бухгалтеров и кадровиков появилась новая обязанность — своевременно отражать кадровые мероприятия в 1С:ЗУП 8. Все основные события (прием‚ перевод‚ увольнение) фиксируются стандартными кадровыми документами («Прием на работу»‚ «Кадровый перевод»‚ «Увольнение»). Программа автоматически подхватывает эти данные для формирования отчетности в Социальный фонд России (СФР).
Формирование отчетности: ЕФС-1 и СТД-Р
Сведения о трудовой деятельности теперь подаются в составе единой формы ЕФС-1 (ранее это был отдельный отчет СЗВ-ТД).
Как создать отчет ЕФС-1?
Пошаговая инструкция для 1С 8.3:
- Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите «Сведения о трудовой деятельности‚ ЕФС-1».
- Заполните отчет: укажите период‚ организацию и автоматически заполните данные по сотрудникам‚ по которым прошли кадровые мероприятия.
- Проверьте корректность заполнения‚ проведите документ и отправьте в СФР через встроенный функционал электронного документооборота 1С.
Справка СТД-Р
Справка о трудовой деятельности (СТД-Р) выдается сотрудникам по их запросу или при увольнении. В программе 1С:ЗУП найти и сформировать ее очень просто:
- Перейдите в раздел «Кадры» -> «Электронные трудовые книжки».
- Выберите пункт создания справки СТД-Р.
- Укажите сотрудника‚ период и распечатайте документ или отправьте его сотруднику в электронном виде.
Оформление электронных трудовых книжек в 1С — процесс‚ который стал системным и понятным. Главное — своевременно регистрировать заявления сотрудников‚ не забывать ставить флажок «Начало трудовой деятельности» для молодых специалистов и оперативно сдавать отчет ЕФС-1. Соблюдение этих простых правил и использование встроенного функционала 1С:ЗУП позволит избежать ошибок и штрафов со стороны контролирующих органов.