Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — одна из ключевых реформ в сфере труда последних лет. С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде‚ а у работника есть право выбрать формат хранения этой информации. Но что происходит‚ когда сотрудник пишет и подает заявление о переходе на ЭТК или‚ наоборот‚ о продолжении ведения бумажной книжки? Эта статья подробно разбирает все шаги‚ последствия и нюансы для обеих сторон.

Правовая основа: почему нужно заявление?

Основным документом является часть 2 статьи 2 Федерального закона от № 439-ФЗ‚ которая ввела статью 66.1 Трудового кодекса РФ. Согласно ей:

• Работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
• Работник вправе выбрать‚ в каком формате он хочет получать эти сведения: в виде электронной трудовой книжки (ЭТК) или в виде бумажного документа (традиционная трудовая книжка).
• Выбор оформляется письменным заявлением работника.

Ключевой принцип: заявление подается добровольно. Если заявление не подано‚ работодатель ведет сведения в электронном виде‚ а бумажную книжку (при ее наличии) продолжает хранить у себя.

Что должно содержать заявление?

Универсальной формы законы не устанавливают‚ но в практике и рекомендациях (например‚ от КонсультантПлюс) используется следующая структура:

1. Шапка: наименование работодателя‚ ФИО и должность руководителя (или в свободной форме‚ если заявление подается в кадровую службу).
2. «Заявление».
3. Текст: четкое указание на желаемый формат. Примеры формулировок:
   • «Прошу предоставлять мне сведения о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ в электронной форме (вести электронную трудовую книжку).»
   • «Прошу продолжать вести мою трудовую книжку в бумажном виде и выдавать мне ее при увольнении.»
4. Дата и подпись работника с расшифровкой (ФИО).

Что происходит после подачи заявления? Алгоритм для работника

После того как вы написали и подали заявление (в отдел кадров‚ на имя руководителя)‚ наступают следующие этапы:

Работодатель рассматривает заявление

Заявление не требует согласования. Его прием и регистрация — техническое действие. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления:

• Если вы выбрали бумажную книжку: выдать вам на руки вашу существующую бумажную трудовую книжку (если она у работодателя) с внесенной в нее специальной записью.
• Если вы выбрали электронную книжку: не выдает бумажную книжку на руки. Все сведения будут формироваться и храниться в электронном реестре.

Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она есть)

Это самый важный момент. В графу 2 (для отметки о выдаче) указывается дата выдачи книжки на руки. В графу 3 (для записей о работе) вносится стандартная запись о переходе. Ее формулировка может быть следующей:

«Подано письменное заявление о представлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
[Дата] [Подпись работника]»

Эта запись не является увольнением. Она лишь фиксирует ваш выбор формата. После этой записи бумажная книжка больше не будет использоваться для внесения новых сведений о работе (если вы выбрали ЭТК).

Начало ведения Электронной Трудовой Книжки (ЭТК)

С момента подачи заявления о переходе на ЭТК:

• Все ваши трудовые данные (прием‚ перевод‚ увольнение‚ награждения) будут вноситься работодателем только в электронный реестр.
• Бумажная книжка (если была) считается закрытой. Новых записей в нее не вносят.
• Вы в любой момент можете получить выписку из ЭТК.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписка — это официальный документ‚ идентичный бумажному. Получить ее можно несколькими способами:

1. Через портал «Госуслуги» (самый удобный способ):
   • Войдите в свой аккаунт.
   • В разделе «Справки и выписки» найдите пункт «Работа и пенсия».
   • Выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
   • Нажмите «Получить». Запрос обрабатывается автоматически‚ результат обычно поступает в течение часа (иногда до суток).
   • Готовую выписку можно скачать в разделе «Заявления» или на сайте Социального фонда России (СФР) в личном кабинете («История обращений»).
2. Через работодателя: вы можете написать заявление о выдаче выписки (или ее заверенной копии) работодателю. Он обязан выдать ее в течение 3 рабочих дней.
3. Через МФЦ («Мои документы»): с паспортом и СНИЛС.

Что важно помнить работнику? Частые вопросы (FAQ)

Можно ли передумать и сменить формат?

Да‚ в любой момент. Вы можете подать новое заявление с изменением выбора (с бумажного на электронный или наоборот). При переходе с ЭТК на бумажную книжку работодатель обязан в течение 3 дней выдать вам бумажный документ с внесенной записью о том‚ что сведения о вашей трудовой деятельности будут предоставляться в бумажном виде.

Что‚ если у меня нет бумажной книжки (я новый сотрудник)?

Если вы устраиваетесь на работу после 2021 года и у вас никогда не было трудовой книжки‚ вы подаете заявление о ведении ЭТК. Бумажный документ вам не выдается. Вся история будет только в электронном виде.

Как проверить‚ что у меня действительно электронная трудовая книжка?

Лучший способ — получить выписку через «Госуслуги» или запросить у работодателя. В выписке будет указано‚ что сведения предоставлены в электронной форме. Также вы можете проверить свою запись в личном кабинете на сайте Социального фонда России (СФР).

А что если в заявлении ошибка?

Если вы допустили опечатку в ФИО или неверно указали желаемый формат‚ подайте новое‚ исправленное заявление. Старое считается недействительным. Рекомендуется переписать заявление заново.

Нужно ли хранить бумажную книжку‚ если выбрал ЭТК?

После записи о переходе на ЭТК и выдачи книжки на руки (если она была) хранить ее нужно с осторожностью. Это исторический документ‚ содержащий записи до перехода. Но все новые сведения будут только в ЭТК. При увольнении вам выдадут только выписку из ЭТК (или заверенную копию)‚ бумажная книжка с нового места работы не потребуется.

Что важно помнить работодателю?

Для кадровиков и бухгалтеров:

• Обязанность: вести сведения об всех сотрудниках в электронном реестре (в системе 1С:ЗУП‚ СБИС и т.д.) независимо от их выбора.
• Действие по заявлению: при выборе бумажного формата, выдать книжку с записью в течение 3 дней; При выборе электронного — не выдавать‚ но продолжать вести реестр.
• Запись в книжку: вносить строго по образцу‚ с датой и подписью работника.
• Увольнение: при увольнении сотрудника‚ выбравшего ЭТК‚ выдается выписка из ЭТК (форма установлена Приказом Минтруда).

Подача заявления на ведение электронной трудовой книжки — это простой‚ но ответственный шаг. Он определяет‚ в каком виде вы будете получать информацию о своей трудовой истории. Главное — понимать‚ что:

1. Заявление — ваше право‚ а не обязанность.
2. Выбор можно изменить в любое время.
3. После выбора ЭТК бумажная книжка перестает обновляться‚ а вся актуальная информация — в электронном реестре.
4. Получить выписку из ЭТК можно в любой момент через «Госуслуги» или через работодателя.

Следите за своими кадровыми данными‚ храните выписки из ЭТК в электронном виде и не бойтесь задавать вопросы кадровым службам — они обязаны давать разъяснения по этому поводу;

Статья подготовлена на основе анализа актуальной судебной практики‚ нормативных актов и рекомендаций ведущих юридических и кадровых ресурсов по состоянию на 2025 год. Перед подачей заявления рекомендуется уточнить внутренние правила оформления в вашей организации.