В 2026 году оформление трудовой книжки (далее – ТК) пережило значительные изменения․ Большинство организаций перешли на электронную форму документа, однако бумажный вариант всё ещё возможен при согласии работника․ В этой статье подробно рассматриваем все этапы оформления, необходимые документы и типичные ошибки․
Правовая основа
С года Трудовой кодекс РФ вводит статью 66․1, позволяющую использовать электронную форму ТК․ При этом:
- Работодатель может вести ТК в бумажном виде только по основному месту работы․
- Электронная ТК (ЭТК) оформляется при первом трудоустройстве, если работник не имеет бумажной книжки․
- Переход на ЭТК возможен в любой момент по инициативе сотрудника или работодателя․
Что изменилось в 2026 году?
В 2026 году:
- Все новые сотрудники оформляются только в электронном виде․
- Система Госуслуги и ПФР предоставляют возможность мгновенно получить выписку из ЭТК․
- Минтруд рекомендует использовать единый формат записи о переходе на ЭТК, чтобы избежать вопросов контролирующих органов․
Необходимые документы при первом трудоустройстве
Перед тем как оформить ЭТК, работодатель должен собрать следующие документы:
- Паспорт (или иной документ, подтверждающий личность)․
- СНИЛС․
- ИНН․
- Документы об образовании (диплом, справка о высшем образовании, если требуется)․
- Трудовой договор․
- Приказ о приёме на работу․
После подписания всех бумаг в системе ПФР создаётся первичная запись в ЭТК․
Порядок оформления первой записи в ЭТК
Шаги, которые должен выполнить работодатель:
- Запуск процесса в личном кабинете ПФР (или через сервис Контур․Экстерн)․
- Выбор пункта «Создать новую запись в ЭТК»․
- Заполнение полей:
- ФИО сотрудника․
- Дата рождения․
- Место и год рождения․
- Сведения о месте работы (наименование, адрес, дата начала)․
- Должность и условие труда․
- Подтверждение записи через подпись (ЭЦП) работодателя․
- Система автоматически сформирует выписку из ЭТК, которую можно будет отправить сотруднику․
Как оформить запись о переходе на ЭТК?
Если сотрудник уже имеет бумажную ТК и хочет перейти на электронную, необходимо выполнить следующее:
- Получить согласие сотрудника на переход․
- Сформировать в ПФР запись «Переход на ЭТК» с указанием даты и основания (например, «по решению работодателя»)․
- Заверить запись подписью работодателя и сохранить подтверждение в личном кабинете․
- Уведомить сотрудника о готовности выписки․
Как получить выписку из ЭТК
Выписка может быть получена несколькими способами:
- Через личный кабинет на сайте Госуслуги – быстрый способ, доступный 24/7․
- В МФЦ – при личном визите․
- В отделении ПФР – по заявлению․
- Через сервис Контур․Экстерн – удобно для бухгалтеров․
Для получения выписки достаточно выбрать пункт «Получить выписку из ЭТК», указать период и отправить запрос․
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильный ввод данных – проверяйте ФИО, даты и номера СНИЛС․
- Отсутствие подписи работодателя – без ЭЦП запись не считается официальной․
- Забывчивость при переходе на ЭТК – оформите запись сразу после согласия сотрудника․
- Неправильный выбор канала получения выписки – используйте официальные сервисы, чтобы избежать потерь данных․
Рекомендации работодателям
Для беспроблемного внедрения ЭТК в вашей организации:
- Обучите HR‑отдел работе с ПФР и сервисом Контур․Экстерн․
- Разработайте внутренний регламент оформления ЭТК, включающий все необходимые формы и подписи․
- Проводите периодический аудит записей в ЭТК, чтобы своевременно исправлять ошибки․
- Информируйте сотрудников о преимуществах электронного документа: быстрый доступ, возможность получения выписки в любой момент․
Оформление трудовой книжки в 2026 году требует строгого соблюдения новых правил, в первую очередь – перехода на электронную форму․ При правильном заполнении полей, своевременной подписи и использовании официальных каналов получения выписки, работодатель минимизирует риск проверок со стороны контролирующих органов и упрощает работу с персоналом․
Соблюдая описанные выше шаги, вы сможете без проблем оформить ЭТК, вести её в актуальном состоянии и быстро предоставлять сотрудникам необходимые выписки․