Дата публикации: 23 мая 2026 года

В этой статье мы подробно рассмотрим, как работодателям оформлять электронные трудовые книжки (ЭТК) в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации. С 1 января 2026 года завершился переходный период, и ЭТК стали основным документом учета трудовой деятельности работников. Понимание процесса оформления ЭТК необходимо для соблюдения трудового законодательства и обеспечения прозрачности в ведении трудовых отношений.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки. Она ведется в электронном виде и хранится в базе данных, доступной работодателю и работнику. ЭТК обеспечивает удобство и оперативность в ведении учета трудовой деятельности, а также снижает риск потери или повреждения документа.

Зачем нужна электронная трудовая книжка?

Внедрение ЭТК имеет ряд преимуществ как для работодателей, так и для работников:

• Для работодателя:
• Упрощение ведения учета трудовой деятельности.
• Снижение затрат на хранение и обработку бумажных документов.
• Быстрый доступ к информации о трудовом стаже работника.
• Автоматизация процессов формирования отчетности.
• Для работника:
• Удобный доступ к информации о своей трудовой деятельности в любое время и в любом месте.
• Защита от потери или повреждения документа.
• Возможность самостоятельно отслеживать изменения в трудовой книжке.

Как работодателю оформить электронную трудовую книжку?

Процесс оформления ЭТК включает в себя несколько этапов:

Выбор системы ведения ЭТК

Работодатель может выбрать одну из следующих систем:

• Система электронного документооборота (СЭД) с функцией ведения ЭТК: Многие СЭД предлагают встроенные модули для ведения ЭТК.
• Специализированные сервисы для ведения ЭТК: Существуют онлайн-сервисы, предназначенные исключительно для ведения ЭТК.
• Ведение ЭТК через портал Госуслуг: Этот способ подходит для небольших организаций.

Выбор системы зависит от размера организации, сложности бизнес-процессов и бюджета.

Подключение к системе ведения ЭТК

После выбора системы необходимо подключиться к ней. Процедура подключения может отличаться в зависимости от выбранного сервиса. Обычно требуется предоставить информацию о работодателе и его сотрудниках.

Заполнение информации о работнике

В системе необходимо внести информацию о работнике:

• ФИО
• Дата рождения
• Место работы
• Должность
• Дата приема на работу
• Информация о периодах работы
• Информация об увольнении

Внесение записей в электронную трудовую книжку

Все изменения в трудовой деятельности работника (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, отпуск, больничный и т.д;) должны быть внесены в электронную трудовую книжку. Внесение записей осуществляется через систему ведения ЭТК.

Предоставление доступа к ЭТК работнику

Работодатель обязан предоставить работнику доступ к его электронной трудовой книжке. Доступ предоставляется через личный кабинет работника на портале Госуслуг или через веб-сайт/мобильное приложение выбранной системы ведения ЭТК.

Какие документы нужны работодателю для ведения ЭТК?

Для ведения ЭТК работодателю необходимо иметь следующие документы:

• Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (ОГРН).
• Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
• Устав организации.
• Приказ о ведении электронных трудовых книжек.
• Документы, подтверждающие право на ведение ЭТК (договор с поставщиком системы, решение о создании системы и т.д.).

Ответственность работодателя за ведение ЭТК

Работодатель несет ответственность за:

• Своевременное внесение записей в электронную трудовую книжку.
• Обеспечение доступа работника к его ЭТК.
• Сохранность данных ЭТК.
• Соблюдение требований законодательства в области ведения ЭТК.

Важные моменты, которые нужно помнить

• Срок внесения записей: Записи в ЭТК должны вноситься в течение 10 рабочих дней со дня возникновения соответствующего события (приема на работу, увольнения и т.д.).
• Формат записей: Записи в ЭТК должны соответствовать установленным требованиям к формату.
• Безопасность данных: Работодатель обязан обеспечить безопасность данных ЭТК и предотвратить несанкционированный доступ к ним.
• Обучение персонала: Необходимо обучить сотрудников, ответственных за ведение ЭТК, правилам работы с системой.

Где найти дополнительную информацию?

• Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации: [https://mintrud.gov.ru/](https://mintrud.gov.ru/)
• Портал Госуслуг: [https://www.gosuslugi.ru/](https://www.gosuslugi.ru/)

Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг в развитии цифровой экономики и повышении эффективности трудовых отношений. Соблюдение требований законодательства и правильное оформление ЭТК позволит работодателям избежать штрафов и обеспечить прозрачность в ведении трудовой деятельности. Надеемся, что эта статья помогла вам разобраться в процессе оформления электронных трудовых книжек.