С 1 января 2020 года в России действует обязательный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). К 2026 году переходный период будет завершён, и все организации обязаны вести трудовую книжку в электронном виде либо совместно с бумажным, либо полностью в электронном формате. Ниже – пошаговая инструкция, как оформить перевод сотрудника на ЭТК в популярных конфигурациях 1С: 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) - и 1С:Бухгалтерия.

Что нужно подготовить до начала работы в 1С

• Заявление сотрудника о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажной, электронной или обеих). Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать:
  • ФИО сотрудника;
  • Табельный номер (если есть);
  • Дата составления заявления;
  • Выбор формы ведения трудовой книжки (ЭТК);
  • Подпись сотрудника;
• Копию паспорта сотрудника (для заполнения персональных данных в системе).
• Согласие сотрудника на передачу данных в ПФР (включено в заявление).
• При необходимости – копии дополнительных документов (военный билет, диплом, медицинская книжка и т.п.), если они требуются для заполнения справок о трудовой деятельности.

Настройка 1С для работы с электронными трудовыми книжками

Обновление конфигурации

1. Убедитесь, что у вас установлена актуальная версия 1С:ЗУП 8 (рекомендовано 8.3.x) или 1С:Бухгалтерия 8.
2. Выполните обновление конфигурации через Администрирование → Обновление конфигурации. В обновлении обязательно присутствует модуль «Электронные трудовые книжки».

Параметры системы

Перейдите в Настройки → Параметры программы → Кадровый учет → Электронные трудовые книжки и задайте:

• Тип ведения трудовой книжки по умолчанию (ЭТК / бумажный / оба).
• Сервер обмена данными с ПФР (обычно «ЕФС‑1»).
• Настройки подписи (ЭЦП) – укажите сертификат организации, который будет использоваться при отправке данных в ПФР.

Подключение к сервису ЕФС‑1

Для формирования и отправки отчётов ЕФС‑1 (раздел 1.1) необходимо:

1. Получить доступ к порталу ПФР (логин/пароль организации).
2. Настроить в 1С параметры обмена: Сервис → ПФР → Настройки обмена → ЕФС‑1. Укажите URL‑адрес сервиса, логин, пароль и путь к сертификату.
3. Проверьте соединение кнопкой «Тестировать соединение». При успешном тесте система готова к отправке данных.

Оформление заявления в 1С

Создание документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

1. Откройте раздел Кадры → Документы → Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности.
2. Нажмите Создать и выберите сотрудника из списка.
3. В поле Тип трудовой книжки укажите «Электронная».
4. Укажите дату заявления – это дата, когда сотрудник подписал заявление. Дата будет передана в ПФР и будет использована в отчёте СЗВ‑ТД.
5. При необходимости добавьте примечание (например, «Сотрудник согласен на перевод в ЭТК»).
6. Сохраните документ и проведите его (кнопка Провести).

Автоматическое формирование заявления

В последних версиях 1С:ЗУП есть возможность массового формирования заявлений для группы сотрудников:

• Выберите нужных сотрудников в списке Кадры → Сотрудники (Ctrl+клик).
• Нажмите Создать заявление → Электронная трудовая книжка.
• Система автоматически заполнит все обязательные реквизиты и создаст несколько документов «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»;

Формирование и передача электронных трудовых книжек

Создание ЭТК в карточке сотрудника

1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники → Выбрать сотрудника).
2. Перейдите на вкладку Трудовая книжка.
3. В поле Вид трудовой книжки выберите «Электронная».
4. Нажмите кнопку Создать электронную трудовую книжку. Система сформирует запись о начале ведения ЭТК с датой заявления.
5. Заполните обязательные реквизиты (номер записи, дата начала, подразделение, должность).
6. Сохраните и проведите запись.

Передача данных в ПФР (отчёт ЕФС‑1)

1. Перейдите в Отчеты → ПФР → ЕФС‑1 (раздел 1.1).
2. Выберите период (обычно – текущий месяц) и отметьте сотрудника, которого переводите.
3. Нажмите Сформировать. В отчёте появятся строки с типом «ЭТК», датой заявления и кодом операции «Перевод на электронную трудовую книжку».
4. Проверьте сформированный файл (XML) – в нём должна быть строка <ТрудоваяКнижкаТип>ЭТК</ТрудоваяКнижкаТип>.
5. Нажмите Отправить в ПФР. При наличии корректных настроек ЭЦП система подпишет файл и отправит его через защищённый канал.
6. После успешной отправки в журнале появится статус «Отправлено», а в ПФР – подтверждение получения.

Формирование печатной версии (по требованию)

Если сотруднику необходимо выдать бумажный документ (например, для архивных целей), в 1С есть команда «Печать ЭТК». Печать формирует форму, аналогичную бумажной трудовой книжке, но в ней указывается, что запись ведётся в электронном виде.

Оповещение сотрудника и хранение документов

• После проведения заявления и отправки данных в ПФР рекомендуется сформировать уведомление о переходе на ЭТК. В 1С это делается через Документы → Уведомление о переходе на электронную трудовую книжку. Уведомление печатается и подписывается обеими сторонами.
• Копию заявления, уведомления и подтверждения из ПФР храните в личном деле сотрудника (в электронном виде в разделе «Документы» карточки сотрудника).
• В личном кабинете сотрудника (если включён модуль «Личный кабинет») он сможет просматривать свои записи в ЭТК в режиме онлайн.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку?

В этом случае необходимо:

1. Получить от сотрудника согласие на перевод (заявление).
2. Ввести в 1С запись о переводе, указав дату начала ЭТК.
3. Сформировать и отправить в ПФР соответствующий отчёт ЕФС‑1.
4. По желанию выдать сотруднику справку о переводе и сохранить бумажную книжку в архиве.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. В 1С в поле «Вид трудовой книжки» выбирается «Электронная и бумажная». При этом все записи дублируются в обеих формах, а в ПФР указывается тип «ЭТК», а в личном деле сохраняется копия бумажного документа.

Как проверить, что данные успешно приняты ПФР?

После отправки отчёта в ПФР в журнале Отправка в ПФР появляется статус «Принято». Кроме того, в личном кабинете организации на портале ПФР можно увидеть подтверждение приёма (Код подтверждения и дата).

Что делать, если в ПФР обнаружена ошибка в данных?

Откройте журнал ошибок в 1С (Отчёты → ПФР → Журнал ошибок ЕФС‑1);
Найдите запись с ошибкой, исправьте неверные реквизиты в карточке сотрудника (например, дату заявления);
Снова сформируйте и отправьте отчёт. При повторных ошибках обратитесь в техподдержку ПФР.

Полезные ссылки и источники

• Официальный портал ПФР – раздел ЕФС‑1
• Бух.1С – статья «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в 1С:ЗУП 8» (2023‑09‑13)
• Сбербанк – инструкция «Переводим сотрудников на электронные трудовые книжки (ЭТК)» (2024‑04‑16)
• Документация 1С:ЗУП 8 – раздел «Электронные трудовые книжки» (обновление 2025‑06‑26)

Перевод работника на электронную трудовую книжку в 1С – процесс, который состоит из трёх основных этапов:

1. Сбор и оформление заявления сотрудника.
2. Настройка 1С (обновление конфигурации, параметры ЕФС‑1, создание документа заявления).
3. Формирование и отправка отчёта в ПФР, а также оповещение сотрудника.

При правильном выполнении всех шагов вы получаете:

• Соответствие законодательству РФ (постановление Правительства РФ от № 1662).
• Упрощённый кадровый документооборот (все записи в единой системе).
• Доступ сотрудника к своим данным через личный кабинет ПФР.

Помните: с 2026 годом переходный период завершится, и организации, не переведшие сотрудников на ЭТК, могут столкнуться с административными штрафами. Поэтому рекомендуется завершить процесс как можно раньше.

Если после прочтения статьи у вас остались вопросы, обратитесь к вашему системному администратору 1С или к специалисту по кадровому учёту, который поможет настроить интеграцию с ПФР и проверить корректность всех параметров.