Упорядочивание трудовых книжек – одна из ключевых задач кадровой службы. Правильный учет позволяет избежать штрафов, ускорить выдачу справок и упростить переход на электронный формат (ЭТК). В статье рассмотрены все этапы: от создания реестра до оцифровки и контроля актуальности записей.
Правовая база
Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ и Приказу Минтруда РФ № 320н от «О порядке ведения и хранения трудовых книжек», работодатели обязаны:
- вести учет бумажных и электронных трудовых книжек;
- оформлять дубликаты в случае утраты, порчи или утери;
- вносить записи в соответствии с установленными формами (разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждении» и др.).
С 1 января 2020 года начался переход к электронным трудовым книжкам (ЭТК). К 2026 году переходный период завершён, и почти все организации обязаны вести ЭТК и сдавать сведения в СФР (единая форма ЕФС‑1).
Классификация трудовых книжек
- Бумажные трудовые книжки – традиционный вариант, требующий физического хранения.
- Электронные трудовые книжки (ЭТК) – хранятся в системе Фонда социального развития (ФСД) и доступны через портал Госуслуг.
Для эффективного упорядочения необходимо вести единую базу данных, где фиксируются оба типа.
Создание реестра трудовых книжек
Реестр – это основной документ, позволяющий быстро находить нужную книжку и отслеживать её статус.
Шаблон реестра (Excel/Google Sheets)
| № п/п | ФИО сотрудника | Таб. № | Тип книжки | Серия/номер (для бумажных) | Дата выдачи | Дата возврата | Статус | Ответственный | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов Иван Иванович | 12345 | ЭТК | — | — | В работе | Кадровик Петров | Согласовано с ПФР |
Что фиксировать в реестре?
- Полные ФИО и табельный номер;
- Тип книжки (бумажная/ЭТК);
- Серию и номер (для бумажных) – проверяется по приходно‑расходной книге;
- Дата выдачи и возврата (если книжка находится у сотрудника);
- Текущий статус (в работе, в архиве, утеряна, испорчена, заменена);
- Ответственный за хранение (отдел кадров, бухгалтерия и т.п.).
Организация физического хранения бумажных книжек
Приходно‑расходная книга
Ведётся отдельный журнал, где фиксируются все операции с бланками:
- Получение новых бланков (указываеться серия, номер, дата получения, поставщик).
- Выдача сотруднику (дата, ФИО, таб. №, подпись получателя).
- Возврат (дата, причина, подпись получателя).
Хранение
- Помещение с контролируемым микроклиматом (температура 18‑22 °C, влажность 45‑55 %).
- Стеллажи с маркировкой по алфавиту и/или по подразделениям.
- Каждая книжка помещается в отдельный пластиковый конверт с этикеткой: ФИО – таб. № – серия/номер.
Периодический контроль
Раз в квартал проводится инвентаризация:
- Сверка реестра с фактическим наличием книжек.
- Проверка целостности (отсутствие пятен, разрывов, следов подписи).
- Фиксация обнаруженных дефектов и оформление заявки на дубликат.
Оцифровка и переход на электронный формат
Кто обязан переводить?
Все организации, где численность сотрудников превышает 20 человек, а также организации, получающие субсидии от государства, обязаны вести ЭТК.
Порядок оцифровки
- Собрать все бумажные трудовые книжки, которые находятся в архиве.
- Сканировать каждую страницу в формате PDF/A (разрешение ≥ 300 dpi).
- Создать электронный архив в структуре:
Год_Приёма/ФИО_Сотрудника/ТК_№_Серия.pdf. - Загрузить сканы в систему ФСД через портал работодателя (раздел «Электронные трудовые книжки»).
- Сопоставить сканы с данными реестра и отметить статус «Оцифровано».
Преимущества ЭТК
- Мгновенный доступ сотрудника через Госуслуги;
- Отсутствие риска физической порчи;
- Автоматическое формирование выписок и передача данных в ПФР;
- Упрощённый процесс исправления ошибок (корректировка в системе).
Недостатки и риски
- Требуется стабильный интернет‑канал и лицензия на работу с ФСД;
- Необходима защита персональных данных (шифрование, ограниченный доступ);
- Возможные задержки в подтверждении записей со стороны ПФР.
Внесение и исправление записей
Как правильно вносить запись (бумажная ТК)
Пример заполнения раздела «Сведения о работе»:
- Графа 1 – Дата начала работы (ДД.ММ.ГГГГ).
- Графа 2 – Наименование организации (полное официальное название).
- Графа 3 – Должность (полный наименования должности).
- Графа 4 – Номер и дата приказа о приёме/переводе.
- Графа 5 – Подпись работодателя (руководитель подразделения) и печать.
Как исправлять запись в ЭТК
- Определить, кто допустил ошибку (работодатель, который внес запись).
- Подготовить заявление‑запрос в системе ФСД с указанием номер записи, дату, причину исправления.
- Загрузить скан копии приказа, подтверждающего корректные данные.
- После проверки ФСД запись будет заменена, а в журнале появится отметка «Исправлено».
Частые ошибки
- Отсутствие подписи руководителя – запись считается недействительной.
- Неправильный формат даты (использовать ДД.ММ.ГГГГ).
- Запись временного перевода без указания, что он стал постоянным (по правилам с 1 сентября 2021 года).
Выдача и получение дубликатов
Если трудовая книжка утрачена, испорчена или требуется замена, необходимо:
- Составить заявление сотрудника о выдаче дубликата.
- Подать в отдел кадров форму № 225 «О трудовых книжках» (пункт «Выдача дубликата»).
- Получить новый бланк в соответствии с приказом Минтруда и оформить запись о выдаче в приходно‑расходной книге.
- Для ЭТК – оформить запрос в ФСД, указав причину замены; система автоматически создаст новую электронную запись.
Контроль и аудит
Ежегодный аудит
Раз в год отделу кадров следует проводить полный аудит:
- Сверка реестра с данными ФСД (ЭТК) и с физическим наличием бумажных книг.
- Проверка соответствия записей действующим приказам.
- Анализ количества дубликатов и причин их выдачи (для оптимизации процессов).
KPI отдела кадров
| Показатель | Целевое значение | Метод измерения |
|---|---|---|
| Своевременность внесения записей | ≤ 3 дня с даты приказа | Отчёт по СЗВ‑ТД |
| Точность реестра | 99 % | Сравнение реестра и фактического наличия |
| Количество утерянных книжек | 0 | Отчёт о потерях |
ЧаВо (FAQ)
- Как посмотреть свою электронную трудовую книжку?
- Зайдите в личный кабинет на портале Госуслуги → «Электронные трудовые книжки». Доступ открыт после подтверждения личности (смс‑код, электронная подпись).
- Можно ли одновременно вести бумажную и электронную книжку?
- Да. При переходе на ЭТК рекомендуется сохранять бумажные копии до полного завершения оцифровки (не менее 6 месяцев).
- Кому принадлежит ответственность за исправление ошибок?
- Тот работодатель, который внес запись с ошибкой, обязан её исправить (пункт 27 Правил ЕИСОТ).
- Какие документы нужны для получения дубликата?
- Заявление сотрудника, копия паспорта, приказ о выдаче дубликата, акт утери/повреждения (если есть).
- Как быстро получить выписку из ЭТК?
- Выписка формируется автоматически в системе ФСД и доступна в личном кабинете работодателя в течение 24 часов.
- Создать и поддерживать актуальный реестр трудовых книжек (бумажных и электронных).
- Вести приходно‑расходную книгу с указанием серии и номера каждого бланка.
- Организовать физическое хранение в условиях, соответствующих требованиям Минтруда.
- Оцифровать архивные книжки и загрузить их в ФСД.
- Обучить персонал правильному заполнению записей и работе с ЭТК;
- Проводить квартальные инвентаризации и ежегодный аудит.
- Контролировать сроки подачи СЗВ‑ТД (не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным).
- Следить за изменениями законодательства (постановления Минтруда, новые формы ЕФС‑1).
Соблюдая перечисленные рекомендации, вы обеспечите надёжный учёт трудовых книжек, снизите риск штрафов и создадите удобную систему доступа как для сотрудников, так и для контролирующих органов.
Дата публикации: г.