В современных условиях ведения кадрового делопроизводства вопросы, связанные с оформлением, хранением и передачей трудовых книжек, остаются критически важными. Несмотря на активный переход на электронный документооборот, бумажный формат все еще имеет юридическую силу для определенных категорий работников и периодов. В данной статье мы подробно разберем процедуры приема и передачи трудовых книжек, опираясь на актуальные нормы законодательства РФ.
Юридические основы и актуальность бумажного формата
Согласно действующему законодательству, с 1 января 2020 года для работников, впервые поступающих на работу, трудовые книжки в бумажном виде не заводятся. Однако для сотрудников, имевших трудовой стаж до этой даты, бумажные книжки сохраняются и ведутся наравне с электронными (по выбору работника) или хранятся у работодателя до момента увольнения или перехода на полностью цифровой формат.
Важно помнить, что Порядок ведения и хранения трудовых книжек (в частности, пункт 42, который аналогичен ранее действовавшему пункту 45 Правил) строго регламентирует все действия с этим документом.
Процедура приема трудовой книжки при трудоустройстве
Когда новый сотрудник поступает на работу, он обязан предоставить работодателю трудовую книжку (если она велась в бумажном виде). Процесс приема включает следующие шаги:
- Проверка документа. Кадровик обязан проверить наличие всех необходимых записей, правильность их оформления, отсутствие исправлений, не заверенных надлежащим образом, и целостность самой книжки.
- Фиксация в книге учета. Согласно требованиям, Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна вестись на бумажном носителе. В нее вносится запись о приеме книжки от конкретного сотрудника с указанием даты, должности и подписью ответственного лица.
- Выдача расписки. По требованию работника или в соответствии с локальными актами компании, работодатель может выдавать расписку в получении трудовой книжки, хотя закон прямо не обязывает выдавать ее каждому сотруднику при приеме, если это не прописано во внутренних правилах.
Что делать, если трудовой книжки нет?
Если сотрудник устраивается на работу впервые после 1 января 2020 года, бумажная книжка ему не нужна — сведения о его деятельности формируются в электронном виде (СТД-Р). Если же человек работал ранее и потерял книжку, он должен написать заявление о выдаче новой, указав причину (утрата), и работодатель заведет новый бланк, сделав первую запись о приеме на работу.
Хранение и учет: строгие правила
Трудовые книжки относятся к документам строгой отчетности. Их хранение должно быть организовано так, чтобы исключить возможность утери или несанкционированного доступа.
- Бланки трудовых книжек и вкладышей хранятся в сейфах или металлических шкафах.
- Ответственность за сохранность несет специально назначенное лицо (часто это руководитель кадровой службы или главный бухгалтер).
- Вести книгу учета движения трудовых книжек необходимо исключительно на бумажном носителе. Электронная форма этой книги не заменяет бумажную.
Передача трудовой книжки при увольнении
Самый критичный момент, это день увольнения сотрудника. В этот день работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в трудовую книжку со ссылкой на статью ТК РФ.
- Заверить запись подписью работодателя и печатью организации (если она используется).
- Выдать трудовую книжку на руки сотруднику в день увольнения.
Важно: в выдаче трудовой книжки работник должен расписаться в Книге учета движения трудовых книжек и в личной карточке сотрудника (форма Т-2).
Ситуация: Сотрудник не забрал трудовую книжку
Если в день увольнения работник отсутствует или отказывается забирать документ, работодатель обязан:
- Направить письменное уведомление по адресу регистрации сотрудника с просьбой явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку почтой.
- Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
- Хранить невостребованные трудовые книжки в архиве организации в течение 50 лет (для документов, созданных после 2003 года).
Частые ошибки и как их избежать
При приеме и передаче трудовых книжек часто допускаются ошибки, которые могут привести к штрафам со стороны трудовой инспекции:
- Отсутствие записи в книге учета. Любое движение документа (прием, выдача, перемещение) должно быть зафиксировано.
- Неверное заполнение. Записи должны вестись шариковой или перьевой ручкой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Использование карандаша запрещено.
- Задержка выдачи. Несвоевременная выдача трудовой книжки при увольнении влечет за собой обязанность работодателя выплатить компенсацию за все время задержки.
Правильный прием и передача трудовых книжек — это не просто бюрократическая процедура, а гарантия защиты прав работника и соблюдение законных интересов работодателя. Ведение бумажных книг учета, своевременное внесение записей и аккуратное хранение документов остаются обязательными требованиями даже в эпоху цифровизации. Помня о том, что Книга учета движения трудовых книжек ведется только на бумаге, и строго следуя пунктам Порядка ведения трудовых книжек, организация минимизирует риски трудовых споров и штрафных санкций.
Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.