В процессе увольнения или при желании сотрудника получить трудовую книжку без личного вручения, работодатель обязан оформить соответствующее заявление и отправить документ по почте. Ниже подробно описаны все этапы, требования и пример готового формулирования.
Когда требуется отправка трудовой книжки по почте?
- При увольнении сотрудника, если он не может принять документ лично;
- По письмовой просьбе работника, который не может явиться в офис;
- В случае доверенности – когда документ должен быть передан третьему лицу;
- Если в коллективной договорной практике предусмотрена отправка в заказном письме с описью вложения.
Правовая основа
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 64, 81) работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней с даты подачи заявления; Отправка по почте считается законным способом передачи документа, если:
- Заявление составлено в письменной форме;
- В заявлении указаны ФИО работника, адрес получения и подпись;
- Отправка выполнена заказным письмом с уведомлением о вручении (описание вложения);
- Работодатель сохраняет копию заявления и подтверждение отправки.
Что должно содержать заявление?
Заявление может быть оформлено в свободной форме, но в нём обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- ФИО работника;
- Номер и серия трудовой книжки (при наличии);
- Адрес, куда нужно отправить документ;
- Дата подачи заявления;
- Подпись работника;
- При необходимости – ФИО доверенного лица и его данные.
Пошаговый алгоритм отправки
- Подготовка заявления. Работник заполняет форму (см. пример ниже) и подписывает её.
- Подача в кадровую службу. Заявление передаётся в отдел кадров или напрямую руководителю.
- Ожидание подтверждения. Кадровая служба фиксирует дату получения и в течение трёх рабочих дней готовит документ к отправке.
- Отправка заказным письмом. В конверт кладётся копия трудовой книжки, а в приложении указывается «Трудовая книжка И.И. ИВАНОВА». Проводится оплата услуги и получаем описание вложения.
- Сохранение копий. Работодатель сохраняет копию заявления и подтверждение отправки (талон, скан уведомления).
- Контроль получения. При получении сотрудник подписывает акцепт (в уведомлении указывается «получено»).
Пример готового заявления
Заявление о направлении трудовой книжки по почте Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 1234567890, выданный ОУФМС России по г. Москве , заявил(а) о необходимости получения моей трудовой книжки по почте в связи с увольнением. Трудовая книжка (серия № 123456, № 789012) должна быть отправлена на следующий адрес: г. Санкт‑Петербург, ул. Летняя 10, кв. 15, 190000. Прошу оформить отправку заказным письмом с описью вложения и уведомить меня о получении. Подпись: ______________________
Примечание: При желании документ может быть отправлен также на электронную почту – в этом случае в заявлении указывается электронный адрес и требуется подтверждение получения.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи. Без подписи заявление считается недействительным.
- Неуказание полного адреса. Ошибки в индексе или номере дома приводят к задержке.
- Отправка обычным письмом. По закону требуется заказное письмо с уведомлением.
- Несоответствие сроков. Работодатель обязан отправить документ в течение трёх рабочих дней.
- Отсутствие копии заявления. Сохраняйте копию для возможных споров.
Отправка через электронную почту (по желанию)
Если работник согласен, документ можно отправить в электронном виде. Для этого в заявлении указываются:
- Электронный адрес получателя;
- Тип файла (PDF, JPG) с отсканированной копией трудовой книжки;
- Требование подтвердить получение (например, «Ответьте «Получено»»).
Электронная отправка также считается законной, но в случае спора лучше иметь бумажный оригинал и подтверждение отправки.
Где взять готовый шаблон
Полный образец заявления и рекомендации по оформлению можно скачать в системе КонсультантПлюс (раздел «Трудовой кодекс – формальные документы»). Доступ к документу открывается после бесплатной регистрации.
Краткое резюме
- Заявление – обязательный документ для отправки трудовой книжки по почте.
- Отправка должна быть выполнена заказным письмом с описью вложения.
- Работодатель обязан выполнить отправку в течение трёх рабочих дней.
- Сохраняйте копии всех документов и подтверждений.
Соблюдая указанные требования, вы обеспечите корректную и законную передачу трудовой книжки, избежите возможных споров и задержек.
Автор статьи: кадровый специалист с 12‑летним опытом работы в сфере управления персоналом. Актуальная информация проверена на основе ТК РФ и практики крупных предприятий.