Трудовая книжка (ТК) — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. Порядок её оформления и передачи строго регламентирован Трудовым кодексом РФ. С 2021 года в России активно внедряются электронные трудовые книжки (ЭТК), а с 1 января 2026 года завершается переходный период, после которого ведение ТК в электронном виде станет основным, но бумажный вариант сохранится для отдельных категорий граждан.

В этой статье подробно разберем, как правильно оформить и передать трудовую книжку работнику как при приеме на работу, так и при увольнении, с учетом современных правил.

Виды трудовых книжек: бумажная и электронная

Сейчас существуют два вида трудовых книжек:

• Трудовая книжка установленного образца (бумажная) — традиционный вариант с вклейкой фотографии и штампом работодателя.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — информация о трудовой деятельности хранится в единой государственной информационной системе (ЕГИС ТК). Работник может получить свидетельство ЭТК (бумажный документ) или работать только в цифровом виде.

Когда используется бумажная трудовая книжка?

Бумажная ТК продолжает использоваться:

1. Для работников, принятых до 1 января 2021 года, если они не дали согласия на ведение ЭТК.
2. Для работников, у которых нет возможности работать с ЭТК (например, по их заявлению).
3. Для отдельных категорий, определенных Правительством РФ (например, некоторые работники бюджетной сферы в переходный период).

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Если работник предоставляет свою бумажную трудовую книжку

При приеме на работу работник обязан представить свою трудовую книжку (если она у него есть). Работодатель должен:

1. Проверить правильность заполнения предыдущих записей, отсутствие исправлений, подчисток, зачеркиваний.
2. Сверить данные в ТК с документами об образовании, воинском учете и т.д.
3. Сделать первую запись о приеме на работу. Запись должна содержать:
   • Дату заключения трудового договора.
   • Наименование работодателя (с указанием организационно-правовой формы).
   • ФИО работника (полностью, как в паспорте).
   • Должность (специальность, профессию) согласно штатному расписанию.
   • Основание для приема (номер и дата приказа, договора).
   • Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
4. Вклеить фотографию работника (если это первая запись в книжке) и заверить её подписью и печатью.
5. Передать книжку работнику под расписку в журнале учета движения трудовых книжек или в личной карточке Т-2.

Если работник не имеет трудовой книжки (первое место работы)

Если работник трудится впервые (например, выпускник), ему выдается новая трудовая книжка. Порядок действий:

1. Оформить заявление на выдачу трудовой книжки (форма не регламентирована, можно в свободной форме).
2. Внести первую запись о приеме на работу (аналогично пункту 2.1).
3. Заверить запись подписью и печатью.
4. Передать книжку работнику под расписку.

Важно: Новая трудовая книжка приобретается за счет работодателя.

Особенности оформления электронной трудовой книжки (ЭТК)

Если работник дал согласие на ведение ЭТК (письменно), бумажная книжка ему не выдается. Информация заносится в ЕГИС ТК. Процесс:

1. Получить письменное согласие работника на ведение ЭТК (образец согласия утвержден приказом Минтруда).
2. Зарегистрировать сведения о работнике в ЕГИС ТК через личный кабинет работодателя.
3. Внести информацию о приеме на работу в электронный формат. Запись автоматически формируется на основе данных из трудового договора и приказа о приеме.
4. Направить работнику уведомление о внесении записи (через личный кабинет на портале Госуслуг или иным agreed способом).
5. По запросу работника выдать свидетельство об электронной трудовой книжке (бумажный документ с уникальным номером).

Когда заполнять ЭТК? Запись о приеме вносится в течение 5 рабочих дней со дня заключения трудового договора.

Оформление и передача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника (по любому основанию) работодатель обязан выполнить ряд действий с трудовой книжкой.

Для бумажной трудовой книжки

1. Внести запись об увольнении в последнюю страницу трудовой книжки. Запись должна содержать:
   • Дату увольнения (дату последнего рабочего дня).
   • Основание увольнения (статья ТК РФ, пункт приказа).
   • Формулировку, соответствующую статье ТК РФ (например, «Уволен по соглашению сторон», «Уволен в связи с истечением срока трудового договора»).
   • Номер и дату приказа об увольнении.
   • Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.
2. Проверить, чтобы запись была сделана разборчиво, без исправлений.
3. Вернуть трудовую книжку работнику в день увольнения (дату выдачи указывают в записи).
4. Получить расписку работника о получении трудовой книжки (можно в виде отметки в приказе об увольнении или отдельного документа).
5. Снять копию последней страницы с записью об увольнении и хранить её в деле кадрового учета в течение 75 лет (срок хранения кадровых документов).

Для электронной трудовой книжки (ЭТК)

1. Внести сведения об увольнении в ЕГИС ТК в течение 5 рабочих дней со дня увольнения.
2. Указать дату увольнения, основание и номер приказа.
3. Направить работнику уведомление о внесении записи.
4. По письменному заявлению работника выдать свидетельство об ЭТК с внесенной в него записью об увольнении (или распечатанный из ЕГИС ТК документ).

Важно: Если у работника есть свидетельство об ЭТК, запись об увольнении вносится и в него.

Ответы на частые вопросы (FAQ)

В: Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой?

О: Работодатель обязан направить работнику трудовую книжку (или свидетельство об ЭТК) за свой счет по почте заказным письмом с уведомлением. Дата отправки считается датой передачи. Копия почтовой квитанции хранится в кадровом деле.

В: Можно ли оформить запись об увольнении задним числом?

О: Нет. Запись вносится на дату фактического увольнения (последний рабочий день). Задним числом оформлять нельзя, это нарушение.

В: Как оформить перевод внутри организации?

О: В трудовой книжке делается запись о переводе с указанием новой должности и даты перевода. Старая запись не зачеркивается. Если перевод связан со сменой работодателя (например, в рамках реорганизации), оформляется увольнение с одной организации и прием в другую.

В: Что делать, если в трудовой книжке нет места для новой записи?

О: Выдается новая трудовая книжка. В новую книжку переносятся все имеющиеся записи (с указанием, что они перенесены) и делается новая запись. Старая книжка с отметкой «В связи с исчерпанием страниц выдается новая трудовая книжка» хранится в организации.

Ключевые сроки и документы

Оформление и передача трудовой книжки — это ответственная процедура, требующая точного соблюдения закона. Основные правила:

• Запись должна быть точной, разборчивой и без исправлений.
• Сроки внесения сведений (особенно для ЭТК) строго регламентированы — 5 рабочих дней.
• Передача работнику должна быть оформлена распиской, чтобы избежать споров.
• С 2026 года электронный формат становится приоритетным, поэтому важно грамотно работать с ЕГИС ТК и получать согласия сотрудников.

Несоблюдение этих правил может привести к административной ответственности работодателя и сложностям для работника при подтверждении стажа.

Примечание: Информация в статье актуальна на 22 мая 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ. Для конкретных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом по кадровым вопросам.