С ростом популярности удалённой работы возникает множество вопросов о том‚ как правильно оформлять и вести трудовую книжку сотрудников‚ выполняющих свои duties из дома или другого места․ В 2026 году нормативная база (ТК РФ‚ приказы Минтруда‚ положения о электронной трудовой книжке) чётко регламентирует этот процесс‚ но на практике работодатели часто допускают ошибки‚ ведущие к штрафам ГИТ и спорам с персоналом․ Ниже – пошаговая инструкция‚ основанная на актуальных источниках (КонсультантПлюс‚ nalog-nalog․ru‚ Госуслуги и др․)․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст․ 66‚ 66․1‚ 66․2 (общие правила ведения трудовых книжек)․
• Приказ Минтруда России №  от  «О правилах ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году» (изменения в порядке внесения записей‚ требования к электронному формату)․
• ФЗ‑№ 442‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – регулирует взаимодействие с ПФР/СФР при ведении электронной трудовой книжки (ЭТК)․
• Постановление Правительства РФ №  от  – порядок оформления трудовых договоров с дистанционными работниками (включая совместительство)․

Важно: законодательство не выделяет отдельных правил для дистанционных работников – трудовая книжка ведётся по общим правилам‚ но есть нюансы связанные с удалённым взаимодействием (подписание документов‚ передача копий‚ хранение)․

Когда требуется вести трудовую книжку?

Согласно ст․ 66 ТК РФ‚ трудовая книжка ведётся у всех сотрудников‚ заключивших трудовой договор на срок более пяти дней․ Это правило распространяется и на дистанционных работников‚ независимо от того‚ работает ли сотрудник на постоянной основе‚ по совместительству или на проектной основе․

• Если работник впервые устраивается на работу – необходимо завести новую трудовую книжку (бумажную или электронную)․
• Если у сотрудника уже есть трудовая книжка – работодатель вносит записи о приёме‚ переводах‚ увольнении и т․д․
• При переходе на электронную форму трудовой книжки (ЭТК) – работодатель обязан обеспечить передачу данных в СФР и предоставить сотруднику доступ к личному кабинету на портале «Госуслуги» или в личном кабинете СФР․

Бумажная vs электронная трудовая книжка в 2026 году

Бумажная трудовая книжка

Оформляется в соответствии с образцом‚ утверждённым Приказом Минтруда․ Записи делаются чёрной пастой‚ заверяються подписью уполномоченного лица и печатью организации (если она имеется)․

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ЭТК стала обязательной для всех newly hired сотрудников‚ а с 2026 года – для всех работников‚ у которых ранее была бумажная книжка‚ при условии их согласия на переход․

• Оформление: данные вносятся работодателем через систему СФР (или через интегрированные кадровые системы‚ например‚ 1C:ЗУП‚ SAP SuccessFactors)․
• Доступ сотрудника: через личный кабинет на портале «Госуслуги» или в личном кабинете СФР; сотрудник может скачать выписку или запрос заверенной копии․
• Выдача копии: при заявлении сотрудника о выдаче заверенной копии трудовой книжки (или выписки) работодатель обязан направить документы в течение трёх рабочих дней (п․ 4 ст․ 66 ТК РФ)․ Для дистанционных работников допускается отправка заказным письмом с уведомлением о вручении или через защищённый электронный документооборот (КЭДО)․

Преимущества ЭТК: отсутствие риска потери документа‚ мгновенный доступ к выписке‚ автоматическая передача данных в ПФР/СФР для расчёта стажа и пенсии․

Недостатки: необходимость наличия у сотрудника доступа к интернету и подтверждённой учётной записи в Госуслугах/СФР; возможные технические сбои при интеграции с внутренними HR‑системами․

Пошаговая инструкция по оформлению трудовой книжки дистанционного работника

1. Подготовка документов при приёме на работу
   • Запрос у кандидата: паспорт‚ СНИЛС‚ ИНН‚ diploma/трудовая книжка (если есть)‚ согласие на обработку персональных данных (ФЗ‑152)․
   • Если у сотрудника нет трудовой книжки – оформить заявление на её выдачу (бумажную или электронную)․
2. Оформление трудового договора
   • Составить договор с учётом особенностей удалённой работы (место выполнения работы‚ график‚ использование собственного оборудования‚ компенсация расходов на связь и т․д․)․
   • При совместительстве – указать‚ что работа выполняется дистанционно․
3. Издание приказа о приёме
   • Приказ должен содержать реквизиты сотрудника‚ должность‚ дату начала работы‚ условия удалённого труда․
   • Приказ направляется сотруднику электронной подписью (КЭДО) или заказным письмом․
4. Внесение записи в трудовую книжку
   • Бумажная форма: в разделе «Сведения о работе» делается запись о приёме (наименование организации‚ должность‚ дата приёма‚ номер и дата приказа)․ Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью․
   • Электронная форма: данные вводятся в систему СФР через личный кабинет работодателя или через интегрированную HR‑систему․ После подтверждения СФР запись считается внесённой․
5. Уведомление СФР и ПФР
   • При приёме на работу – отправка формы ЕФС-1 (новый формат 2026 года) в СФР не позднее пяти рабочих дней․
   • При увольнении – аналогично‚ форма ЕФС-1 с причиной прекращения трудового договора․
6. Хранение и предоставление копий
   • Бумажные трудовые книжки хранятся в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом (не менее 50 лет после увольнения)․
   • Электронные данные хранятся в информационной системе СФР; работодатель обязан обеспечить резервное копирование и защиту от несанкционированного доступа․
   • При запросе сотрудника о выдаче заверенной копии (бумажной или выписки из ЭТК) – направление в течение трёх рабочих дней․

Типичные ошибки работодателей и как их избежать

• Отказ в выдаче копии трудовой книжки дистанционному работнику․ Нарушение ст․ 66 ТК РФ приводит к штрафу от 30 000 до 50 000 руб․ Решение: автоматизировать процесс выдачи через КЭДО и фиксировать дату отправки․
• Несвоевременное внесение записи в ЭТК․ Если данные не попали в СФР‚ стаж не учитывается при начислении пенсии․ Решение: настроить автоматическую выгрузку из HR‑системы в СФР с проверкой статуса «принято»․
• Использование устаревших форм приказа о приёме․ В 2026 году требуется указание места выполнения работы (адрес удалённого места или указание «дистанционно»)․
• Нарушение порядка хранения бумажных книжек․ Хранение в открытых шкафах или без учёта условий пожарной безопасности может привести к признанию документа утраченным․ Решение: вести журнал приёма‑выдачи и проводить ежегодную инвентаризацию․
• Отсутствие согласия на обработку персональных данных при передаче данных в СФР․ Нарушение ФЗ‑152 влечёт штраф до 75 000 руб․ Решение: включать согласие в трудовой договор и хранить его в электронном архиве․

Полезные шаблоны и ссылки (2026 год)

• Образец трудового договора с дистанционным работником (nalog-nalog․ru)
• Личный кабинет на портале «Госуслуги» – просмотр и запрос выписки из ЭТК
• Приказ Минтруда России № … от «О правилах ведения и хранения трудовых книжек в 2026 году»
• КонсультантПлюс: подборка нормативных актов по ведению трудовой книжки дистанционного работника

Трудовая книжка дистанционного работника в 2026 году оформляется по тем же правилам‚ что и для офисных сотрудников‚ но требует особого внимания к:

• своевременному внесению записей в электронную трудовую книжку и отправке формы ЕФС-1 в СФР;
• обеспечению возможности получения заверенной копии или выписки в течение трёх рабочих дней;
• сохранению конфиденциальности персональных данных при удалённом обмене документами;
• использованию актуальных форм приказов‚ трудовых договоров и согласий на обработку ПД․

Соблюдение этих требований минимизирует риски штрафов ГИТ‚ споров с сотрудниками и обеспечивает корректный учёт трудового стажа для будущих пенсионных выплат․ Если у вас остались вопросы – рекомендуем воспользоваться готовыми шаблонами из проверенных источников (КонсультантПлюс‚ nalog-nalog․ru) и проконсультироваться с юристом по трудовому праву․