Трудовая книжка (ТК) — это основной документ работника, удостоверяющий его трудовую деятельность и стаж. Порядок её оформления и хранения строго регламентирован Трудовым кодексом РФ (глава 20) и иными нормативными актами. Несоблюдение правил влечёт административную ответственность для работодателя.
Кто обязан вести трудовые книжки?
Обязанность по ведению и хранению трудовых книжек лежит на работодателе (организации или ИП) в отношении всех своих работников, за исключением:
- Лиц, работающих по совместительству (если основное место работы уже ведёт их ТК).
- Лиц, с которыми заключён гражданско-правовой договор (не трудовой).
- Работников, у которых стаж уже учтён и они не имеют трудовой книжки (например, пенсионеры, пришедшие на работу после 2003 года без ТК).
Оформление новой трудовой книжки
Выдача бланка
Трудовая книжка выдаётся работнику при приёме на работу:
- Работодатель обязан приобрести установленный образец бланка (ГОСТ Р 52535.1-2006). Бланки закупаются у официальных поставщиков.
- На первом развороте (странице 1-2) проставляется серия и номер ТК, которые присваивает работодатель.
- Данные о работнике (ФИО, дата рождения, образование, специальность) вносятся от руки разборчиво, без исправлений и сокращений, чернилами чёрного или синего цвета.
Оформление ьного листа
На ьном листе (страница 3) заполняются:
- ФИО (полностью, как в паспорте).
- Дата рождения.
- Сведения об образовании (когда, где, какое, номер документа).
- Сведения о специальности (профессии).
- Дата выдачи ТК.
- Подпись работника и расшифровка.
- Подпись и должность уполномоченного представителя работодателя (обычно кадровик, руководитель).
- Печать организации (или ИП).
Внесение записей о работе
Все записи вносятся в хронологическом порядке начиная со страницы 5.
Запись о приёме на работу
Содержит:
- Дату приёма.
- Наименование организации/ИП.
- Должность (специальность, профессию) с указанием структурного подразделения.
- Основание (номер и дата приказа, договора).
- Подпись руководителя/уполномоченного лица и печать.
Запись об увольнении
Содержит:
- Дату увольнения.
- Наименование организации/ИП.
- Основание (номер и дата приказа, статья ТК РФ).
- Подпись руководителя/уполномоченного лица и печать.
Другие записи
Вносятся сведения о:
- Переводах (с указанием новой должности и организации, если перевод в другую орг.).
- Учебных отпусках (с указанием учебного заведения и специальности).
- Поощрениях (награждениях).
- Взысканиях (с указанием основания).
- Изменении ФИО (с приложением копии документа).
Критические требования к записям
- Запрещено делать пометки о невыполнении трудовых обязанностей, прогулах, дисциплинарных взысканиях, если они не оформлены официальным приказом.
- Запрещено использовать карандаш, корректирующую жидкость, оставлять пустые строки (проставляются чертой).
- Запрещено вырывать или подклеивать листы.
- Исправления допускаются только путём зачёркивания ошибочной записи (одной чертой) и внесения правильной над зачёркнутым, с подписью и датой исправления у лица, внесшего исправление, и печатью организации.
Порядок выдачи и возврата трудовой книжки
При приёме на работу
Работник обязан предъявить свою ТК (если она есть). Если ТК нет, работодатель обязан её оформить. Приём на работу без ТК возможен, но только если работник ранее не работал или ТК утеряна (в этом случае оформляется дубликат).
При увольнении
В день увольнения (последний рабочий день) работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении.
- Проставить в ней дату и печать.
- Выдать ТК работнику под расписку в личной карточке Т-2 (или ином документе). Расписка должна содержать: ФИО работника, номер ТК, дату выдачи, подпись получившего.
Важно: Если в день увольнения работник не явился, работодатель обязан направить ему ТК заказным письмом с уведомлением (срок хранения невыданных ТК, 3 года).
Хранение уволенных трудовых книжек
После увольнения работодатель обязан хранить ТК уволенных работников:
- В течение 75 лет (согласно Правилам организации хранения документов).
- Хранение осуществляется в пожаробезопасном помещении с ограничением доступа.
- ТК хранятся в отдельном деле (или шкафу) в хронологическом порядке (по датам увольнения).
- Выдача ТК по запросу работника (или его наследников) возможна только при предъявлении документа, удостоверяющего личность, и письменного заявления.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2021 года в России параллельно с бумажной ведётся ЭТК в единой государственной информационной системе (ЕГИС ТК).
- Работник вправе выбрать вид ТК (бумажную или электронную) при первом трудоустройстве или переводе.
- При выборе ЭТК бумажная ТК не оформляется. Все записи вносятся исключительно в электронный реестр.
- Работодатель обязан передавать сведения о приёме, увольнении, переводах в ЕГИС ТК в течение 3 рабочих дней.
- Работник может в любой момент запросить выписку из ЭТК или оформить бумажную ТК на основании данных из ЕГИС ТК (за свой счёт).
- Хранение данных в ЕГИС ТК — бессрочное.
Ответственность за нарушения
Нарушение порядка ведения, хранения и выдачи трудовых книжек влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц — штраф от 5 000 до 50 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 50 000 до 100 000 руб.
- При повторном нарушении — дисквалификация должностных лиц на срок от 1 до 3 лет.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильное заполнение ьного листа (сокращения, ошибки в ФИО). Решение: заполнять тщательно, сверяясь с паспортом.
- Отсутствие печати или подписи на записях. Решение: установить чёткий регламент, кто и когда ставит подпись и печать.
- Выдача ТК в день увольнения без расписки. Решение: всегда получать расписку, хранить её в деле.
- Хранение ТК в ненадлежащих условиях (в кабинете директора, без дела). Решение: выделить ответственного кадровика и специальное место.
- Исправления «на скорую руку». Решение: запретить исправления без зачёркивания, подписи и даты.
Соблюдение порядка оформления и хранения трудовых книжек — это не просто бюрократия, а защита прав работника и работодателя. Грамотно ведённая ТК является неопровержимым доказательством стажа, трудового пути и соблюдения трудового законодательства. Регулярный аудит кадрового документооборота и обучение ответственных сотрудников, лучшая гарантия от нарушений и штрафов.