В 2026 году система оформления и учета трудовых книжек в России продолжает развиваться, сочетая традиционную бумажную форму с обязательным электронным документооборотом. Данное руководство основано на актуальных на 2026 год нормативных актах, в первую очередь на Приказе Минтруда России от № 294н (с изменениями) и положениях Трудового кодекса РФ. Основное внимание уделяется практическим аспектам: как правильно оформить, вести и учесть трудовую книжку (ТК1) работника.

Виды трудовых книжек в 2026 году

С 2020 года в России действует двухуровневая система:

• Бумажная трудовая книжка (ТК) – физический бланк установленной формы. Выдается работнику при первом трудоустройстве или по его заявлению, если у него ранее не было ТК.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – обязательный для всех работодателей с электронный документ, содержащий те же сведения, что и бумажная. Ведется в СФР (Социальном фонде России). Фактически бумажная ТК в 2026 году является выпиской из ЭТК.

Ключевое правило 2026 года: Каждый работник имеет одну ЭТК в СФР. Бумажная книжка выдается по заявлению и является дубликатом. Все записи об трудовой деятельности вносятся в ЭТК, а в бумажную – по желанию работника.

Оформление трудовой книжки впервые (для нового работника)

Процедура зависит от того, есть ли у сотрудника ранее оформленная ТК/ЭТК.

Если у работника НЕТ трудовой книжки (первое трудоустройство)

1. Выдача бланка. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней со дня приема на работу выдать работнику бумажную ТК (если он подаст заявление) или обеспечить формирование ЭТК в СФР.
2. Заполнение ьного листа. Вносятся данные о работнике (ФИО, дата рождения, СНИЛС) и работодателе (наименование, ИНН, ОГРН). Образец заполнения ьного листа 2026 года строго регламентирован Приложением №1 к Приказу Минтруда №294н.
3. Первая запись о приеме. В разделе «Сведения о работе» вносится запись по установленной форме (см. раздел 4).
4. Учет. Работодатель обязан завести Книгу учета движения трудовых книжек (или приходно-расходную книгу по бланкам ТК) и сделать в ней соответствующую запись о выдаче бланка конкретному сотруднику.

Если у работника ЕСТЬ трудовая книжка (бумажная или электронная)

Работодатель не выдает новый бланк. Он обязан:

1. Запросить сведения о трудовой деятельности работника в СФР (если ранее была ЭТК) или принять у работника его бумажную ТК.
2. Внести в ЭТК (и, при наличии заявления, в бумажную) запись о приеме на работу.
3. Принять бумажную ТК на хранение (если работник сдал ее) или учесть факт ее отсутствия (если работник оставил ее у себя).

Ведение трудовой книжки в течение работы

Все изменения в трудовой деятельности фиксируются в разделе «Сведения о работе» (для бумажной ТК) и в ЭТК в СФР.

Какие записи вносятся?

• Прием на работу (основное место работы).
• Переводы (в пределах организации или к другому работодателю).
• Увольнение.
• Награждения, поощрения.
• Изменение реквизитов работодателя.
• Смена фамилии, имени, отчества работника.
• Данные о стаже (особенно для льготного расчета).

Требования к записям

Запись должна быть:

• Своевременной – в день совершения действия (приема, увольнения и т.д.).
• Полной – содержать все обязательные реквизиты: дату, наименование документа (приказа), номер приказа, подпись должностного лица (обычно кадровика или руководителя) и печать организации.
• Разборчивой – без исправлений, помарок и сокращений (кроме устоявшихся, например, «г.»).
• Соответствующей форме. Для каждого события есть типовой образец записи, утвержденный Инструкцией Минтруда.

Образцы записей в трудовую книжку 2026 года

Приведены основные и наиболее часто используемые формулировки.

Запись о приеме на работу

Образец:

Принят(а) на работу [должность, специальность, профессия] с [дата] (условия труда: [если есть]).

На основании приказа № [номер] от [дата].

_________________ / [Фамилия И.О. должностного лица] /

М.П.

Запись об увольнении

Образец (увольнение по собственному желанию):

Уволен(а) по собственному желанию (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ) с [дата] (последний день работы – [дата]).

На основании приказа № [номер] от [дата].

_________________ / [Фамилия И.О. должностного лица] /

М.П.

Важно: В 2026 году в записи об увольнении обязательно указывается конкретный пункт части 1 статьи 77 ТК РФ, который является основанием прекращения трудового договора.

Запись о переводе

Переведен(а) на должность [новая должность] с [дата].

Условия труда: [если изменились: вредный фактор, режим работы и т.д.].

На основании приказа № [номер] от [дата].

_________________ / [Фамилия И.О. должностного лица] /

М.П.

Порядок выдачи трудовой книжки при увольнении

Это критически важный этап, регулируемый строго.

1. Срок: Работодатель обязан выдать трудовую книжку (бумажную или выписку из ЭТК) в день увольнения (последний день работы).
2. Закрывающая запись. В бумажную ТК вносится последняя запись об увольнении (образец см. выше).
3. Акт о невозврате. Если работник не явился за книжкой, составляется акт о невозврате ТК. Книжка затем хранится у работодателя в сейфе.
4. Учет. В Книге учета движения трудовых книжек делается запись о выдаче (или невозврате) с указанием даты, подписи работника и должностного лица работодателя.
5. Электронная книжка. Информация об увольнении вносится в ЭТК в СФР в тот же день. Работник может получить выписку из ЭТК через Госуслуги или лично в СФР.

Учет и хранение бланков трудовых книжек

Работодатель ведет строгий учет:

• Книга учета движения трудовых книжек (бланков). Это основной документ, где фиксируется: получение бланков от вышестоящей организации или типографии, выдача каждому работнику, списание испорченных бланков. Образец книги утвержден.
• Ответственность. За правильность ведения учета и сохранность бланков отвечает кадровая служба и бухгалтерия. Бланки ТК – ценные бумаги.
• Сдача формы ЕФС-1. При первом оформлении ЭТК или при смене работодателя работодатель обязан сдать в СФР форму ЕФС-1 (подразделы 1 и 1.1 раздела 1) с датой получения заявления работника. Это уведомляет СФР о необходимости создать/обновить ЭТК.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) в 2026 году: ключевые аспекты

ЭТК – приоритетная форма учета трудовой деятельности.

• Кто ведет? Все работодатели обязаны передавать сведения в СФР в электронном виде.
• Как оформить? При приеме на работу работодатель на основании заявления работника (или без него, если ранее была ЭТК) направляет в СФР сведения о приеме/увольнении/переводе. Форматы сбора утверждены;
• Где посмотреть? Работник может в любой момент:
  • Получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг (услуга «Предоставление выписки из электронной трудовой книжки»).
  • Обратиться лично в отделение СФР.
  • Запросить у работодателя (он обязан выдать письменную выписку по запросу).
• Что меняется? Отменены некоторые бумажные документы (например, трудовая книжка как таковая при увольнении). Но записи в разделе «Сведения о работе» в бумажной ТК (если она есть) должны полностью соответствовать данным в ЭТК.

Типичные ошибки и как их избежать в 2026 году

1. Неправильное указание основания увольнения. Всегда ссылаться на конкретный пункт ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
2. Пропуск записи об увольнении. Запись вносится в день увольнения, без задержек.
3. Несоответствие данных в бумажной и электронной книжке. Это грубое нарушение. Данные должны быть идентичны.
4. Невнесение изменений (смена ФИО, реквизитов работодателя). Требуется внести корректирующую запись.
5. Отсутствие или некорректное ведение Книги учета движения ТК. Это основа для проверок Роструда.
6. Выдача испорченной или неактуальной (до 2021 г.) формы ТК. Используются только бланки по форме, утвержденной Приказом Минтруда №294н.

В 2026 году ключевой принцип работы с трудовыми книжками – приоритет электронного документа (ЭТК) в СФР. Бумажная трудовая книжка является факультативной выпиской. Работодатель обязан:

• Своевременно и безошибочно вносить все сведения о трудовой деятельности работника в ЭТК.
• При наличии заявления работника – корректно оформить и выдать бумажную ТК, полностью соответствующую ЭТК.
• Вести строгий учет бланков бумажных ТК в специальной книге.
• Соблюдать сроки: выдача при увольнении – в последний день работы, первая запись – в день приема.

Соблюдение этих правил защищает как права работника (недопущение нарушений стажа), так и работодателя от административной ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.

Примечание: Для получения точных образцов бланков и форм (Книга учета, форма записи) следует обращаться к актуальным редакциям Приказа Минтруда России от № 294н и методическим рекомендациям Роструда и СФР на 2026 год.