Настоящий документ представляет собой приложение к основной инструкции, регламентирующей порядок заполнения, оформления и хранения трудовых книжек работников. Оно содержит нормативные требования, формы и методические рекомендации, которые необходимо соблюдать при оформлении трудовых книжек в организациях.
Цели и область применения
Приложение определяет:
- Порядок заполнения полей трудовых книжек;
- Требования к оформлению вкладышей и дубликатов;
- Порядок формирования и ведения книги учёта движения трудовых книжек;
- Сроки и формы отчётности для бухгалтерии и нанимателя.
Основные понятия
В приложении используются следующие термины:
- Трудовая книжка – официальный документ, фиксирующий трудовую деятельность работника;
- Вкладка – дополнительный лист, прилагаемый к книжке для отдельных записей (например, повышение квалификации);
- Дубликат – копия оригинальной книжки, выдаваемая при потере или порче оригинала;
- Книга учёта движения – форма, в которой фиксируются сведения о выдаче, получении и возврате трудовых книжек.
Формы и их использование
В приложении приведены типовые формы, которые должны использоваться в организации:
- Форма Т‑2 – образец трудовой книжки (см. Приложение N 5);
- Форма книги учёта движения – таблица, предназначенная для учёта выдачи и получения книжек (см. Приложение N 3);
- Приходный ордер – документ, подтверждающий выдачу средств на заполнение книжек.
Порядок заполнения трудовых книжек
Заполнение трудовых книжек осуществляется в несколько этапов:
- Сбор исходных данных – из документации о трудовом статусе, договорах, приказах о повышении квалификации.
- Запись сведений – в соответствующие поля (ФИО, дата рождения, место работы, должность, даты начала и окончания работы и т.д.).
- Оформление вкладышей – при необходимости вкладыши прикрепляются к книжке и оформляются отдельным листом.
- Подтверждение – подпись ответственного лица и печать организации.
Выдача, учёт и хранение
По окончании каждого месяца бухгалтерия обязана предоставить ответственному лицу отчёт о:
- наличии бланков трудовых книжек и вкладышей;
- количестве выданных и полученных книжек;
- суммам, полученным за заполнение книжек (с указанием приходного ордера);
- повреждениям и потерям.
Отчёт оформляется в свободной форме и сопровождается копией приходного ордера.
Формирование дубликата
В случае потери, порчи или украденной оригинальной книжки:
- Пишется заявление работника о выдаче дубликата;
- Вносится запись в журнал учёта о выдаче дубликата;
- Оригинальная книжка (если найдена) считается недействительной и помечается как “утеряна”.
Сроки и формы отчётности
Отчёт о движении трудовых книжек должен быть направлен в Министерство труда и социальной защиты не позднее 10‑го числа следующего месяца.
Форма отчёта определяется Приложением N 2 к Инструкции, где указаны обязательные поля:
- Наименование организации;
- ИНН, ОГРН;
- Сведения о выданных и полученных книжках;
- Суммы расходов;
- Подпись ответственного лица.
Нормативные ссылки
Для полного понимания требований к приложению рекомендуеться обратиться к следующим нормативным документам:
- Постановление Минтруда РФ от N 69 (с последними изменениями);
- Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников (утверждена постановлением Госкомтруда СССР от N 620);
- Приказ Минтруда России от N 588н (изменения в форме книги учёта движения).
Практические рекомендации для нанимателей
Для обеспечения безошибочного ведения трудовых книжек рекомендуется:
- Создать внутренний регламент, основанный на настоящем приложении;
- Назначить ответственного за ведение книжек (обычно это бухгалтер или HR‑специалист);
- Регулярно проводить внутренний аудит учёта книжек;
- Хранить оригиналы книжек в безопасном месте, ограничив доступ к ним только уполномоченным лицам;
- Вести электронный журнал учёта, где фиксируются все операции с книжками (выдача, возврат, дублирование).
Приложение к инструкции о порядке ведения трудовых книжек является обязательным нормативным документом, который регламентирует все аспекты оформления, учёта и хранения трудовых книжек. Соблюдение его требований позволяет обеспечить юридическую чистоту отношений работодателя и работника, а также избежать возможных штрафов и проблем при проверках со стороны контролирующих органов.
Для более детального ознакомления с конкретными формами и примерами заполнения рекомендуется обратиться к Приложению N 3 (форма книги учёта движения) и Приложению N 5 (образец трудовой книжки).