Оформление и ведение трудовых книжек – важная часть кадрового и бухгалтерского учёта любой организации․ Правильное заполнение, хранение и отражение в бухгалтерии позволяют избежать штрафов, обеспечить законность трудовых отношений и упростить взаимодействие с государственными органами․ Ниже представлен подробный гид, основанный на актуальной информации из открытых источников (данные на 20:16:38)․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 66 – оформление трудовой книжки)․
• Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении Порядка ведения и хранения трудовых книжек»․
• ФЗ‑402 «О бухгалтерском учёте» – отражение операций с бланками трудовых книжек․
• Письма Минфина и ФНС о НДС при реализации бланков трудовых книжек (см․ материал от 2017‑07‑26)․

Виды трудовых книжек в 2026 году

На сегодняшний день coexist два формата:

1. Бумажная трудовая книжка – традиционный документ, требующий ручного заполнения и хранения в отделе кадров или бухгалтерии․
2. Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в системе ПФР через личный кабинет страхователя или специализированные бухгалтерские онлайн‑сервисы․

Согласно информации из источника «Как правильно заполнить трудовую книжку – полное руководство» (2022‑07‑17), с 2021 года новые сотрудники оформляют исключительно ЭТК, однако бумажные варианты остаются в использовании у тех, кто начал трудовую деятельность ранее․

Оформление бумажной трудовой книжки: пошаговая инструкция

Подготовка бланка

• Бланк трудовой книжки приобретается работником самостоятельно либо выдаётся работодателем (в этом случае операция подлежит обложению НДС – см․ материал от 2017‑07‑26)․
• При получении бланка делается запись в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей (приходно‑расходная книга)․

Заполнение ьного листа

На ьном листе указываются:

• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Образование;
• Специальность, профессия (например, «бухгалтер», «инженер‑программист»);
• Дата приёма на работу;
• Подпись сотрудника и печать организации․

Если требуется сделать копию трудовой книжки для внутренних пользователей (бухгалтерии), достаточно заверительной записи без указания места хранения оригинала (см․ источник от 2026‑04‑13)․

Внесение записей о работе

Каждое кадровое событие (приём, перевод, увольнение, смена фамилии и т․д․) оформляется отдельной записью:

• Номер записи;
• Дата события;
• Наименование организации (полное, согласно уставу);
• Должность, отдел, структурное подразделение;
• Основание (приказ, договор и т․д․);
• Подпись ответственного лица (кадровик, руководитель) и печать организации․

Образцы записей за 2026 год можно найти в материале от 2026‑03‑27 («Как правильно внести запись в трудовую книжку: образцы и примеры для разных ситуаций»)․

Хранение и учёт

• Оригинальная трудовая книжка хранится в отделе кадров в сейфе или металлическом шкафу с ограниченным доступом․
• Ведётся Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей (приходно‑расходная книга), где фиксируются все выдачи и приёмы документов․
• Ответственность за сохранность несёте работодатель или главный бухгалтер (см․ источник от 2026‑01‑05)․

Бухгалтерский учёт операций с трудовыми книжками

Приобретение бланков

При покупке бланков трудовых книжек организация несёт расходы, которые подлежат вычету НДС:

Дебет 10․01 «Материалы» – стоимость бланка без НДС
Кредит 60․01 «Расчёты с поставщиками» – сумма с НДС
НДС к вычету отражается на счете 19․02 «НДС по приобретённым ценностям»․

Момент определения налоговой базы по НДС – дата оформления книжки (то есть дата передачи бланка специалисту);

Выдача трудовой книжки сотруднику

Выдача книжки сотруднику не является реализацией товара, поэтому НДС не начисляется․ Операция отражается как внутреннее перемещение ценностей:

Дебет 10․01 «Материалы» – списание бланка
Кредит 10․01 «Материалы» – поступление в учёте как выданное сотруднику (можно вести субсчёт 10․01/1 «Выданные бланки»)․

Учёт электронных трудовых книжек

ЭТК не требуют приобретения физических бланков, поэтому расходы связаны только с оплатой услуг оператора ЭДО или абонентской платой за использование сервиса (например, 1С:Электронная трудовая книжка)․ Эти расходы отражаются на счете 91․02 «Прочие расходы» или 26․00 «Общехозяйственные расходы» в зависимости от учётной политики․

Информация о переходе на ЭТК в программах 1С содержится в материале от 2026‑04‑13 («Переход на электронную трудовую книжку в программах 1С»)․

Корректировки и исправления

Если в трудовой книжке обнаружена ошибка, исправление производится согласно Приказу Минтруда:

• Ошибочная запись зачёркивается одной тонкой линией;
• Сверху пишется правильная информация;
• Подпись ответственного лица и дата исправления;
• Ссылка на приказ о внесении исправления․

В бухгалтерии такие исправления не отражаются, так как не изменяют стоимость актива․

Особенности работы с копиями трудовых книжек

Копии могут потребоваться бухгалтерии для:

• Подготовки отчётов в ФСС и ПФР;
• Внутреннего аудита;
• Подтверждения стажа при расчёте отпускных и больничных․

Согласно источнику от 2026‑04‑13, для внутренних пользователей достаточно заверительной записи без указания места хранения оригинала․ Заверение делается подписью ответственного лица и печатью организации;

Практические рекомендации для бухгалтера

1. Вести отдельный регистр «Бланки трудовых книжек» (приходно‑расходная книга) и ежемесячно сверять его с фактическим наличием бланков․
2. При приёме на работу нового сотрудника проверять наличие у него трудовой книжки (бумажной или электронной) и фиксировать факт получения в журнале․
3. Обеспечить своевременное внесение записей о кадровых перемещениях – задержка более 5 рабочих дней может повлечь штрафы по ст․ 5․27 КоАП․
4. При переходе на ЭТК организовать обучение кадровой службы и бухгалтерии работе с личным кабинетом страхователя․
5. Хранить копии трудовых книжек (заверенные) в отдельной папке с ограниченным доступом, соблюдая требования конфиденциальности персональных данных (ФЗ‑152)․
6. Периодически (не реже одного раза в год) проводить инвентаризацию бланков трудовых книжек и актов о их приходе/расходе․

Оформление трудовых книжек в бухгалтерии требует чёткого соблюдения нормативных требований, аккуратного ведения первичной документации и своевременного отражения операций в учёте․ Независимо от того, использует ли организация бумажные или электронные трудовые книжки, ключевыми моментами остаются:

• правильное заполнение ьного листа и разделов о работе;
• ведение журнала движения книжек;
• соблюдение порядка хранения и ответственности за сохранность;
• корректное отражение расходов на приобретение бланков и НДС;
• обеспечение конфиденциальности персональных данных при работе с копиями․

Следуя представленным рекомендациям и используя актуальные нормативные акты, бухгалтер сможет минимизировать риски штрафов и обеспечить прозрачность кадрового учёта в организации․

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников, актуальной на 20:16:38․