С развитием цифровых технологий и распространением удалённой работы в России всё больше работодателей и сотрудников выбирают дистанционный формат трудовых отношений. Однако многие до сих пор задаются вопросом: нужна ли трудовая книжка дистанционному работнику? Как оформляется трудовой договор? Где фиксируется стаж? Ответы на эти вопросы — в этой подробной статье, основанной на актуальном законодательстве РФ (Трудовой кодекс, пояснения Минтруда и судебная практика на 2026 год).

Что говорит закон: ТК РФ о дистанционной работе

Согласно статье 312.1 Трудового кодекса РФ, дистанционная работа — это выполнение трудовых обязанностей вне местонахождения работодателя (в т.ч. дома, в ко-раббите, в другом городе или стране) с использованием информационно-телекоммуникационных сетей, включая Интернет.

Особенность дистанционной работы в том, что она не требует обязательного ведения бумажной трудовой книжки. Это ключевой момент, который отличает дистанционных сотрудников от офисных.

Обязательно ли предоставлять трудовую книжку при трудоустройстве?

Нет, не обязательно. Согласно статье 65 ТК РФ, при приёме на работу работник обязан представить:

• паспорт;
• СНИЛС;
• ИНН;
• документ об образовании;
• военный билет (для военнообязанных);
• трудовую книжку, только если она есть.

Если у соискателя нет трудовой книжки (например, он впервые устраиваеться на работу, или книжка утеряна), работодатель обязан оформить её — но только в случае, если работник не отказывается от её ведения.

Важно: дистанционный работник может отказаться от ведения трудовой книжки

Согласно пункту 13 статьи 312.1 ТК РФ:

«При заключении трудового договора о дистанционной работе по соглашению сторон трудовая книжка не ведётся».

Это означает, что если работник и работодатель договорились, трудовая книжка не оформляется и не ведётся. В этом случае основным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж, становится трудовой договор.

Чем подтверждается трудовой стаж при отсутствии трудовой книжки?

Если трудовая книжка не ведётся, стаж и периоды работы дистанционного сотрудника подтверждаются следующими документами (по ч. 5–6 ст. 312.1 ТК РФ):

1. Экземпляр трудового договора — главный документ, в котором указаны: дата начала работы, должность, условия дистанционной работы, срок договора.
2. Приказ о приёме на работу, оформленный в письменной или электронной форме (с электронной подписью).
3. Выписки из личного счёта и ведомостей на выплату заработной платы — подтверждают факт выплаты и периоды работы.
4. Справки с места работы — выдаются по запросу при увольнении или для получения льгот.
5. Электронная трудовая книжка — если работник её оформил через Пенсионный фонд РФ (см; ниже).

Эти документы имеют юридическую силу и могут быть использованы для:

• получения пенсии;
• оформления пособий;
• трудоустройства в другом месте;
• подтверждения стажа при участии в программах льготного кредитования.

Электронная трудовая книжка: что это и как оформить?

С 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой аналог бумажной. Она ведётся в информационной системе Пенсионного фонда РФ.

Для дистанционных работников ЭТК, идеальное решение. Она:

• автоматически обновляется работодателем при приёме и увольнении;
• доступна работнику через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• не теряется, не портится, не требует хранения;
• имеет юридическую силу, равную бумажной книжке.

Как оформить ЭТК?

1. Работник подаёт заявление в ПФР — лично, через Госуслуги или через работодателя.
2. Работодатель вносит данные о приёме/увольнении в систему ПФР через электронный отчёт (форма СЗВ-ТД).
3. Сведения автоматически попадают в ЭТК работника.

Важно: если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он может выбрать, что ему удобнее — продолжать вести бумажную книжку или перейти на электронную. Для этого нужно подать заявление в ПФР.

Как оформить трудовой договор с дистанционным работником?

Трудовой договор с дистанционным работником должен содержать обязательные условия, предусмотренные статьёй 57 ТК РФ, а также специальные положения для удалённой работы:

Обязательные пункты договора:

• ФИО, паспортные данные работника;
• наименование работодателя;
• должность, функциональные обязанности;
• условия дистанционной работы — место выполнения работы (например, «г. Москва, ул. Ленина, д. 10» или «работа в режиме удалённого доступа»);
• форма и срок трудового договора (бессрочный, срочный);
• порядок предоставления и обмена документами (электронная почта, мессенджеры, корпоративные системы);
• используемые технические средства — кто предоставляет: работодатель или работник?
• ответственность за утрату или уничтожение электронных документов;
• условия о ведении трудовой книжки — указывается, будет ли она вестись или нет.

Пример формулировки:

«Работник выполняет трудовые функции в режиме дистанционной работы. Трудовая книжка ведётся в электронной форме через Пенсионный фонд РФ. Бумажная трудовая книжка не предоставляется и не ведётся по соглашению сторон».

Можно ли вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?

Нет, нельзя. Согласно закону, один работник может иметь только один вид трудовой книжки — либо бумажную, либо электронную. Если работник уже имеет бумажную книжку и подал заявление на переход на электронную — бумажная книжка перестаёт быть основным документом, но сохраняется как архивный.

Работодатель не вносит записи в бумажную книжку, если работник выбрал ЭТК. И наоборот — если работник предпочёл бумажную книжку, работодатель обязан вносить туда все записи, как и для офисного сотрудника.

Что делать, если дистанционный работник увольняется?

При увольнении дистанционного сотрудника работодатель обязан:

• выдать справку о работе с указанием периода работы, должности, основания увольнения;
• если ведётся бумажная трудовая книжка, внести запись об увольнении и выдать книжку;
• если ведётся ЭТК, отправить в ПФР сведения об увольнении в течение 3 рабочих дней;
• если трудовая книжка не велась — выдать работнику копии всех подтверждающих документов (договор, приказ, выписки по зарплате).

Практические рекомендации для работодателей

1. Уточните у соискателя: есть ли у него трудовая книжка? Готов ли он перейти на электронную?
2. Чётко пропишите в договоре, будет ли трудовая книжка вестись — и в какой форме.
3. Используйте электронные подписи для подписания договоров, приказов и отчётов — это соответствует требованиям ФЗ-63 «Об электронной подписи».
4. Сохраняйте все электронные документы в архиве не менее 75 лет (по требованиям архивного законодательства).
5. Не требуйте бумажную трудовую книжку у дистанционного работника, если он не предоставил её — это нарушение статьи 65 ТК РФ.

• Трудовая книжка для дистанционного работника — не обязательна.
• Согласие сторон — ключевой фактор. Если работник и работодатель договорились — книжку не ведут.
• Основной документ стажа — трудовой договор. Он имеет юридическую силу при отсутствии книжки.
• Электронная трудовая книжка — оптимальный выбор. Удобна, безопасна, законна, автоматизирована.
• Работодатель несёт ответственность за своевременное оформление документов, даже если работник работает из другого города.

Важно помнить: законодательство РФ стремится к цифровизации, и дистанционная работа — не исключение. Отказ от бумажной трудовой книжки — это не лазейка, а законное право, закреплённое в Трудовом кодексе. Главное — всё правильно оформить, зафиксировать и сохранить.

Если вы — работодатель: используйте шаблоны договоров с чёткими условиями о трудовой книжке. Если вы — работник: выбирайте ЭТК и следите за своими данными в личном кабинете ПФР. Так вы защитите свои права на будущее — на пенсию, льготы и трудоустройство.

Совет на 2026 год: всегда запрашивайте у нового сотрудника подтверждение о наличии или отсутствии трудовой книжки — и фиксируйте это в договоре. Это сэкономит вам время, нервы и избежит споров с ПФР или трудовой инспекцией.