В 2026 году оформление и внесение сведений в трудовую книжку остаётся одной из самых важных процедур для работодателей и сотрудников. Правильно составленная справка о работе позволяет юридически зафиксировать факт трудоустройства, подтвердить период и условия занятости, а также использовать её в качестве основания для последующих записей (приём, перевод, совместительство, увольнение). В этой статье собраны все актуальные требования, примеры оформления и рекомендации, которые помогут избежать ошибок.
Что такое справка о работе и зачем она нужна?
Справка о работе – это официальный документ, выданный предыдущим работодателем (или несколькими работодателями при совместительстве), в котором указываются:
- наименование организации;
- должность/должности, занимаемые сотрудником;
- дату начала и (при необходимости) окончания работы;
- основание для записи (приказ, решение, договор и т.п.).
Эти сведения вносяться в графу 3 трудовой книжки (или в электронный эквивалент) и служат основанием для записи о приёме на работу, переводе, совместительстве и др.
1.1 Когда требуется справка?
Справка нужна в следующих случаях:
- Приём на работу, если у сотрудника уже есть трудовая книжка.
- Перевод на другую должность или в другой отдел.
- Совместительство (второе место работы);
- Отмена или исправление ранее сделанной записи.
Как правильно оформить запись в трудовой книжке?
Ниже – пошаговый алгоритм и основные правила оформления.
2.1 Формат записи
Запись может быть сделана не в хронологическом порядке, однако после записи о приёме по основному месту работы (п. 11 Порядка, утв. Приказом Минтруда от № 320н) рекомендуется продолжать в том же порядке.
В графе 3 указывается по совместительству, т.е. одновременно с указанием основной работы.
2.2 Примеры формулировок
Ниже – несколько типовых образцов, которые можно использовать в 2026 году.
- Запись о приёме на работу:
«Приём на работу по основному месту работы. Дата – . Приказ № 123 от .» - Запись о совместительстве:
«Совместительство: должность «Аналитик» в ООО «Бизнес‑Консалтинг», с . Справка СТД‑Р от .» - Запись о переводе:
«Перевод с должности «Специалист» на «Ведущий специалист». Дата – . Приказ № 456 от .»
2.3 Как исправить ошибку?
Если в графе 3 допущена ошибка, необходимо:
- Сделать отметку о номерном порядке (указать следующий номер после последней записи).
- Если ошибка в ьном листе или подписи владельца, уничтожить испорченный бланк, составить акт и выдать новый.
- Внести исправленную запись в том же стиле, но с указанием причины исправления.
Какие документы могут служить основанием?
Согласно рекомендациям КонсультантПлюс, в трудовую книжку вносятся сведения только на основании надлежащим образом оформленных документов:
- Студенческий билет, зачетная книжка, справка учебного заведения – для записи о незаконченном образовании.
- Приказ о приёме, переводе, увольнении.
- Справка с места работы (форма СТД‑Р) или справка об общем страховом стаже (форма СТД‑СФР).
- Документ, выданный вторым работодателем, подтверждающий трудоустройство при совместительстве.
Все эти документы могут быть поданы в электронном виде (например, через сервис Госуслуги, МФЦ или личный кабинет СФР).
Специфика записи при совместительстве
По статье 66 ТК РФ и Приказу Минтруда № 320н (утв. ) запись о работе по совместительству вносится только по заявлению сотрудника и исключительно основным работодателем.
4.1 Порядок внесения
- Сотрудник подаёт заявление о желаемой позиции и дате начала совместительства.
- Основной работодатель проверяет наличие справки с места работы (СТД‑Р) и реквизиты приказа о приёме.
- В графе 3 трудовой книжки вносится запись в виде:
«Совместительство: должность «…», ООО «…», с «…» по «…». Справка СТД‑Р от «…».» - Запись подписывается работником и уведомляется в кадровый отдел.
Частые вопросы и ответы
5.1 Можно ли сразу указывать два документа в графе 4 (основания)?
Да. Эксперты отмечают, что НПА (трудовое законодательство) не запрещает указывать сразу несколько оснований (приказ о приёме, решение учредительного органа и т.п.). Поэтому в графе 4 можно одновременно указать реквизиты приказа и решения.
5.2 Как отменить запись о приёме, если сотрудник не вышел на работу в первый день?
Для отмены необходимо:
- Подготовить официальное заявление от имени сотрудника.
- Сформировать приказ об отмене записи.
- Внести отметку в трудовую книжку о том, что запись аннулирована, и указать дату отмены.
5.3 Где получить справку СТД‑Р?
Справку можно получить:
- На сервисе Госуслуги (личный кабинет).
- В отделении Социального фонда России (СФР).
- В МФЦ (многофункциональном центре).
Для онлайн‑получения достаточно зайти в личный кабинет СФР, выбрать раздел «Справки и документы», запросить форму СТД‑Р и распечатать её.
Примеры готовых записей (2026 год)
Ниже – несколько готовых образцов, которые можно скопировать и адаптировать под свои нужды.
Пример 1. Запись о приёме на работу Графа 3: «Приём на работу по основному месту работы. Дата – . Приказ № 78 от .» Пример 2. Запись о совместительстве Графа 3: «Совместительство: должность «Менеджер по продажам», ООО «Торговый дом», с . Справка СТД‑Р от .» Пример 3. Перевод Графа 3: «Перевод с должности «Слесарь‑сборщик», с на должность «Инженер‑конструктор». Приказ № 102 от .» Пример 4. Увольнение Графа 4: «Увольнение по собственному желанию. Дата – . Приказ № 55 от .»
Справка о работе – ключевой документ, позволяющий правильно оформить трудовые отношения в трудовой книжке. Соблюдая требования Порядка, Приказа Минтруда № 320н и используя надлежащие документы (приказ, справка СТД‑Р, решение учредительного органа), можно без проблем:
- заполнить графу 3 (основание записи);
- внести корректные сведения о должности, дате и месте работы;
- своевременно исправлять ошибки и оформлять отмену записей.
Помните, что все записи должны быть подписаны работником и подтверждены соответствующими документами. При соблюдении этих простых правил процесс оформления трудовой книжки будет прозрачным, юридически корректным и не вызовет вопросов у контролирующих органов.
Автор статьи: кадровый консультант, 2026 год.