В 2026 году правила оформления и внесения записей в дубликат трудовой книжки остаются почти неизменными, но в них появились уточнения, которые важно учитывать. Ниже приведена подробная инструкция, как правильно оформить дубликат и внести в него запись о стаже, образовании, переводах и увольнениях.

Кому можно оформить дубликат трудовой книжки?

• Работнику, потерявшему оригинал.
• Работнику, которому необходимо восстановить недостающие сведения.
• Работнику, переходящему на электронный формат, но желающему бумажный дубликат.

Оформление дубликата производится по письменному заявлению работника (пункт 62 Инструкции Минтруда) и в соответствии с приказом Минтруда РФ от 19 .05 2021 № 320н.

Порядок оформления дубликата

1. Подготовка заявления

   Заявление должно содержать: ФИО, дату и место рождения, паспортные данные, сведения о потере оригинала, а также просьбу о выдаче дубликата. В заявлении можно указать, какие сведения необходимо восстановить.

2. Сбор документов
   • Копия паспорта.
   • Копия оригинала трудовой книжки (если есть).
   • Документы, подтверждающие стаж до поступления в организацию (приказы о приёме, справки о работе).
   • Документы об образовании (диплом, аттестат).
3. Заполнение ьного листа дубликата

   ьный лист заполняется по тем же правилам, что и в оригинальной трудовой книжке (пункты 28, 31 Порядка). Важно указать правильный порядковый номер записи, чтобы первая запись в дубликате совпала с первой в оригинале.

4. Внесение записей о стаже и работе

   В разделе «Сведения о работе» дубликат заполняется следующим образом:

   • В графе 3 указывается общий трудовой стаж до поступления в организацию (подтверждённый документами).
   • Для каждого места работы добавляется запись с датой приёма, должностью, окладом и т.д.
   • Если сведения о предыдущих местах работы отсутствуют, в дубликате они не вносятся.
5. Запись о полученном высшем образовании

   В соответствии с пунктом 28 Порядка (приказ № 320н) в дубликате вносится запись о высшем образовании на основании диплома. Важно указать дату получения диплома и название учебного заведения.

6. Запись о переводах и смене должностей

   Для каждого перевода указываются:

   • Порядковый номер записи.
   • Дата изменения.
   • Новая должность и подразделение.
7. Запись об увольнении

   Если в оригинале есть запись об увольнении, в дубликате она должна быть воспроизведена с тем же порядковым номером и датой. Если основания увольнения отсутствуют, их вносить не нужно.

8. Проверка и подписание

   После внесения всех записей работодатель проверяет их на соответствие документам и подписывает. Работник получает дубликат, который считается официальным.

Особенности внесения записей в дубликат

• Согласование с оригиналом – все записи должны быть согласованы с оригинальной трудовой книжкой. Если оригинал отсутствует, вносятся только подтверждённые документально сведения.
• Порядковый номер записи – первая запись в дубликате должна иметь тот же порядковый номер, что и в оригинале.
• Общий стаж – в графе 3 раздела «Сведения о работе» указывается общий стаж до поступления в организацию.
• Образование – запись о высшем образовании обязательно, даже если работник уже получил электронный формат трудовой книжки.
• Новые документы после дубликата – если после выдачи дубликата поступают новые документы, их можно дополнить в оригинальной книжке или приложить к дубликату.

Сроки выдачи дубликата

Согласно приказу Минтруда РФ от 19 .05 2021 № 320н, срок выдачи дубликата трудовой книжки не превышает 30 дней с момента получения заявления и всех необходимых документов. В случае отсутствия полного комплекта документов работодатель обязан уведомить работника о необходимости дополнить пакет.

Образец заполнения дубликата трудовой книжки

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли оформить дубликат, если я уже перешёл на электронный формат?

   Да, работодатель может оформить бумажный дубликат даже после перехода на электронный формат. В таком случае в дубликате вносятся только подтверждённые документально сведения.

2. Что делать, если в оригинальной книжке есть ошибки?

   Ошибки в оригинальной книжке можно исправить в дубликате. После внесения записи в дубликат работодатель подписывает её как «независимую» и ставит печать.

3. Можно ли добавить в дубликат сведения, которые не были в оригинале?

   Да, но только если они подтверждены документально. Если новых документов нет, в дубликате не добавляются недостающие сведения.

4. Сколько времени занимает оформление дубликата?

   Обычно до 30 дней, но в случае неполного пакета документов срок может увеличиться.

Внесение записи в трудовую книжку дубликат – это важный этап, который гарантирует сохранность трудовой истории сотрудника. Следуя установленным правилам, вы сможете быстро и без ошибок оформить дубликат, включая все необходимые сведения о стаже, образовании и работе. Помните, что каждая запись должна быть подтверждена документально, а порядок номеров и дат должен соответствовать оригиналу. В случае сомнений – обратитесь к специалисту в отделе кадров или в региональный центр трудовой инспекции.