Вопрос о том, кто имеет право требовать от работника оформления трудовой книжки, часто возникает в практике как у работодателей, так и у соискателей. В статье мы разберём нормативную базу, отличия между бумажными и электронными трудовыми книжками, а также уточним, какие ограничения существуют для физических лиц‑работодателей.
Нормативная база
Основные положения, регулирующие оформление и ведение трудовых книжек, закреплены в следующих нормативных актах:
- Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66, где говорится о порядке ведения трудовых книжек.
- Инструкция по заполнению трудовых книжек, утверждённая постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69.
- Постановление Правительства РФ от 1 января 2026 г. о завершении переходного периода к электронным трудовым книжкам (ЭТК).
Эти документы определяют, кто может вести запись в трудовой книжке, какие сведения подлежат обязательному отражению и какие формы (бумажные/электронные) допускаются.
Кто имеет право вести запись в трудовой книжке?
Согласно статье 66 ТК РФ и инструкции № 69:
- Записи в трудовой книжке может делать только юридическое лицо (организация, учреждение, предприятие), зарегистрированное в установленном порядке.
- Физическое лицо, выступающее в качестве работодателя (например, индивидуальный предприниматель без статуса юридического лица), не имеет права вносить записи в бумажную трудовую книжку работника.
- Для электронных трудовых книжек (ЭТК) запись осуществляется через Госуслуги и подтверждается подписью уполномоченного представителя организации.
Может ли работодатель‑физическое лицо требовать от работника оформления трудовой книжки?
Ответ – нет. Если работодатель является физическим лицом (например, частный предприниматель без статуса юридического лица), он не имеет правомочий:
- внести запись в бумажную трудовую книжку;
- требовать от работника оформить бумажную трудовую книжку в качестве обязательного документа.
В таком случае работник может оформить договор подряда или иной гражданско‑правовой документ, где фиксируются условия труда, но трудовая книжка не будет вестись.
Обязанности работодателя‑юридического лица
Если работодатель – юридическое лицо, он обязан:
- Оформить трудовой договор с работником.
- Внести запись о приёме на работу в трудовую книжку (бумажную или электронную) в течение 5 рабочих дней с момента начала работы.
- Вести запись о всех изменениях условий труда (перевод, повышение заработной платы, отпуск, увольнение и т.д.).
- При увольнении оформить запись о прекращении трудовых отношений и выдать работнику справку о трудовой деятельности.
Электронные трудовые книжки (ЭТК)
С 1 января 2026 года в России завершился переходный период к электронным трудовым книжкам. Основные особенности:
- ЭТК хранится в единой государственной информационной системе и доступна через портал Госуслуги.
- Записи в ЭТК вносятся только уполномоченными представителями юридических лиц.
- Работник может просматривать свою ЭТК в любой момент, а также получать выписку о трудовом стаже.
- Для физических лиц‑работодателей запись в ЭТК также недоступна – они не могут требовать её создания.
Практические рекомендации для работодателей и работников
Для работодателей‑юридических лиц
- Убедитесь, что у вас есть доступ к системе «Электронная трудовая книжка» через Госуслуги.
- Назначьте ответственного за ведение трудовых книжек (обычно HR‑специалист).
- Приём новых сотрудников оформляйте в течение 5 дней: запись в ЭТК + выдача справки о трудоустройстве.
- В случае увольнения оформляйте запись о прекращении трудовых отношений и предоставляйте работнику выписку.
Для работодателей‑физических лиц (ИП)
- Если вы хотите вести официальные трудовые отношения, регистрируйтесь как юридическое лицо (ООО, ИП с правом вести трудовые книжки).
- В противном случае оформляйте гражданско‑правовые договоры (подряд, оказание услуг) и не требуйте от работника трудовую книжку.
Для работников
- Проверьте, оформлена ли ваша трудовая книжка (бумажная или электронная) правильно.
- Если работодатель‑физическое лицо отказывается вести запись, вы имеете право потребовать оформить договор подряда, а не трудовой договор.
- При приёме на работу в организацию без трудовой книжки попросите оформить дубликат (ст. 7 Инструкции) или перейти на электронный вариант.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли требовать от работника бумажную трудовую книжку, если у него её нет?
Только юридическое лицо‑работодатель имеет право требовать оформление и вести запись в бумажной трудовой книжке. Если у работника её нет, работодатель обязан оформить дубликат или перевести запись в электронный формат.
Что делать, если работодатель‑физическое лицо уже внес запись в мою бумажную трудовую книжку?
Это нарушение закона. Вы можете обратиться в Трудовую инспекцию с жалобой. Работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
Нужна ли мне трудовая книжка, если я работаю по договору подряда?
Нет. Договор подряда регулируется Гражданским кодексом РФ, а не Трудовым кодексом. Трудовая книжка в этом случае не ведётся.
Требовать оформления трудовой книжки может только юридическое лицо, которое имеет право вести записи в соответствии с Трудовым кодексом и инструкцией Минтруда. Физическое лицо‑работодатель (в т.ч. индивидуальный предприниматель без статуса юридического лица) не имеет такой возможности и не может заставлять работника оформлять трудовую книжку. С 2026 года основной документ о трудовом стаже – электронная трудовая книжка, и её ведение также ограничено уполномоченными представителями юридических лиц.
Для работодателей важно правильно определить свою правовую форму и соблюдать требования законодательства, а работникам – знать свои права и контролировать корректность оформления трудовых отношений.
Дата публикации: 22 мая 2026 г.