В 2026 году вопросы ведения бумажных трудовых книжек остаются актуальными для миллионов россиян, чьи трудовые отношения начались до перехода на электронные форматы или кто подал заявление о ведении бумажной версии. Когда в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» заканчивается место для записей, работодатель обязан оформить и реализовать вкладыш в трудовую книжку.
Ниже представлена подробная инструкция по приобретению, оформлению и вшиванию вкладыша согласно действующему законодательству РФ (с учетом изменений, введенных приказом Минтруда России от № 320н и актуальных на май 2026 года).
Что такое вкладыш и когда он необходим
Вкладыш — это неотъемлемое дополнение к трудовой книжке, которое заводится в случае, если в одном из разделов основного документа (сведения о работе или сведения о награждениях) заполнены все страницы.
Ключевые характеристики вкладыша:
- Вкладыш без трудовой книжки недействителен.
- Он вшивается в книжку и является ее продолжением.
- С 2023 года (и актуально в 2026 году) Гознак выпускает бланки нового образца.
Согласно Порядку ведения трудовых книжек, если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, она дополняется вкладышем, который оформляется в том же порядке, что и трудовая книжка.
Этап 1: Приобретение бланка (Реализация)
Работодатель не имеет права изготавливать вкладыши самостоятельно. Бланки являются документами строгой отчетности и печатаются только на предприятиях Гознака.
Где купить:
- В специализированных магазинах канцелярских товаров.
- Через официальных дилеров Гознака.
- В организациях, занимающихся поставками бланочной продукции.
Важно знать о стоимости:
Цена вкладыша варьируется в зависимости от региона и поставщика. На текущий момент (май 2026 года) стоимость одного бланка составляет от 295 до 700 рублей.
Учет бланков в организации:
После покупки бланки должны быть учтены в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. На каждый приобретенный бланк заводится отдельная строка с указанием серии и номера.
Этап 2: Оформление ьного листа вкладыша
Вкладыш заполняется кадровым работником в присутствии сотрудника. Ошибки и исправления в ьном листе вкладыша недопустимы (в отличие от внутренних записей, где допускается аккуратное исправление).
Порядок заполнения:
- Серия и номер: Указываются вверху ьного листа (совпадают с данными на бланке).
- ФИО владельца: Записываются полностью, без сокращений, точно так же, как в паспорте и в основной трудовой книжке.
- Дата рождения: Указывается в формате ДД.ММ.ГГГГ.
- Дата заполнения: Текущая дата оформления вкладыша.
- Подпись владельца: Сотрудник собственноручно ставит подпись.
- Подпись ответственного лица: Кадровик или работодатель ставит подпись.
- Печать: На ьном листе вкладыша (в месте для печати) ставится печать организации или печать кадровой службы (при наличии).
Этап 3: Вшивание и регистрация в трудовой книжке
Это самый критичный этап, нарушение которого может привести к признанию вкладыша недействительным.
Правило вшивания:
Вкладыш вшивается в трудовую книжку между последним листом и правой обложкой.
Важно: Вкладыш нельзя просто вложить или скрепить скрепкой/скотчем. Он должен быть прошит нитками, чтобы исключить возможность извлечения листов без нарушения целостности.
Регистрация выдачи (Штамп):
О каждом выданном вкладыше делается отметка в самой трудовой книжке.
- На ьном листе трудовой книжки (вверху) ставится специальный штамп размером 10 x 25 мм с надписью: «Выдан вкладыш».
- Рядом со штампом (или внутри него, если предусмотрено формой) указываются серия и номер вшитого вкладыша.
- Эта запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если печать используется в организации).
Если в трудовую книжку вшивается второй или третий вкладыш (так как закончились страницы и в первом вкладыше), процедура повторяется: новый вкладыш вшивается, а на ьном листе трудовой книжки ставится новый штамп с данными нового вкладыша.
Особенности бланков нового образца (с 2023 года)
С 1 января 2023 года в обращение введены бланки вкладышей, утвержденные приказом Минфина России. В 2026 году используются именно они.
Структура нового вкладыша:
- Раздел «Сведения о работе»: 12 разворотов (24 страницы).
- Раздел «Сведения о награждениях»: 5 разворотов (10 страниц).
Бланк поставляется без голограммы (защита обеспечивается водяными знаками и специальной бумагой), имеет 9 одинаковых номеров на страницах для контроля целостности.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выдать вкладыш, если закончились страницы только в разделе «Награждения»?
Да. Вкладыш содержит оба раздела. Если закончилось место в любом из разделов основной книжки, вшивается полный бланк вкладыша. Записи вносятся только в тот раздел, где закончились страницы, второй раздел остается пустым до момента необходимости.
Что делать, если в вкладыше допущена ошибка при заполнении ьного листа?
Такой бланк считается испорченным. Он подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта. Сотруднику выдается новый бланк. Исправлять ьный лист вкладыша нельзя.
Нужно ли брать деньги с сотрудника за вкладыш?
Нет. Согласно Трудовому кодексу РФ, обеспечение бланками трудовых книжек и вкладышей осуществляется за счет работодателя. Удерживать стоимость бланка из зарплаты сотрудника запрещено.
Правильная реализация вкладыша к трудовой книжке — это строгое соблюдение последовательности действий: покупка оригинального бланка Гознака -> учет -> заполнение ьного листа -> вшивание -> проставление штампа в основной книжке. Соблюдение этих правил гарантирует юридическую силу документа и беспроблемное подтверждение стажа сотрудника в будущем.