Вкладыш к трудовой книжке – это официальный документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника, когда в основной трудовой книжке заканчивается место для записей․ Правильное оформление и выдача вкладыша регулируются рядом нормативных актов, а также внутренними регламентами организации․
Нормативно‑правовая база
- Постановление Правительства РФ № 225 от «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек» – основной документ, определяющий порядок оформления, выдачи и учета вкладышей․
- Приказ Минтруда России № 320н от (Приложение 2, раздел VI) – содержит краткую инструкцию по заполнению вкладыша и образцы записей․
- Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 63) – общие положения о ведении трудовой книжки․
- Методические рекомендации Роструда (разъяснения по штампам «Выдан вкладыш»)․
Кто отвечает за выдачу вкладыша?
Ответственность за оформление и выдачу вкладыша лежит на работодателе (руководителе организации) и его кадровом подразделении․
- Работник – подаёт заявление на выдачу вкладыша․
- Секретарь/делопроизводитель – заверяет заявление подписью руководителя․
- Руководитель – издаёт приказ о выдаче вкладыша и подписывает штамп «Выдан вкладыш»․
- Кадровая служба – заполняет вкладыш, подшивает его к трудовой книжке и вносит запись в книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей․
Пошаговая инструкция по выдаче вкладыша
Шаг 1․ Подготовка заявления работника
Работник пишет заявление в свободной форме на имя директора (или иного уполномоченного лица)․ Образец заявления:
Заявление «ФИО»
«должность»
«наименование организации»
«адрес»
Прошу выдать мне вкладыш к трудовой книжке․
«Дата»
«Подпись»
Шаг 2․ Заверение заявления
Заявление подписывается работником и заверяется подписью руководителя (или его представителя) в присутствии секретаря․
Шаг 3․ Издание приказа о выдаче вкладыша
На основании заверенного заявления руководитель издаёт приказ, в котором указываются:
- Дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- Основание выдачи (конец места в основной ТК, изменение формы трудового договора и т․п․);
- Номер и серию выдаваемого вкладыша;
- Ответственное лицо за заполнение вкладыша․
Шаг 4․ Заполнение вкладыша
Кадровик заполняет вкладыш в соответствии с Приказом Минтруда № 320н; Основные реквизиты:
- ьный лист – штамп «Выдан вкладыш», серия и номер вкладыша, дата выдачи․
- Страница 2 – сведения о работнике (ФИО, дата рождения, пол, гражданство)․
- Страница 3 и далее – записи о трудовой деятельности (дата приема, должность, основание для увольнения, сведения о повышении квалификации и т․д․)․
Шаг 5․ Пришивание вкладыша к трудовой книжке
После заполнения вкладыш подшивается к основной трудовой книжке․ На ьном листе трудовой книжки ставится штамп «Выдан вкладыш» (размер 10 × 25 мм) с указанием серии и номера вкладыша․ Если у организации нет штампа, запись делается от руки, но должна быть разборчива и подпана руководителем․
Шаг 6․ Внесение записи в книгу учёта
В книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей вносятся следующие данные:
- Дата выдачи вкладыша;
- ФИО работника;
- Серия и номер вкладыша;
- Подпись ответственного лица․
Образцы документов
Образец штампа «Выдан вкладыш»
Размер: 10 × 25 мм․ Текст: Выдан вкладыш․ Под штампом указываются:
- Серия вкладыша (например, А‑1);
- Номер вкладыша (например, 023);
- Дата выдачи (ДД․ММ․ГГГГ)․
Пример заполнения первой страницы вкладыша
ьный лист вкладыша Серия: А‑1 Номер: 023 Дата выдачи: Штамп: Выдан вкладыш
Пример записи в трудовой книжке о выдаче вкладыша
– Выдан вкладыш (серия А‑1, № 023) – приказ № 45/2026 от
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Кто обязан покупать вкладыш?
- Вкладыш покупает работодатель․ Стоимость вкладыша (обычно 30–50 руб․) включается в расходы организации․
- Можно ли использовать электронный вариант вкладыша?
- С 2021 г․ в России допускается электронный трудовой документ, однако традиционный бумажный вкладыш остаётся обязательным, если работник использует бумажную трудовую книжку․
- Что делать, если в трудовой книжке нет места для штампа?
- В таком случае запись делается от руки (чёрным чернилом), подпись руководителя обязательна․ При возможности рекомендуется оформить новый ьный лист с штампом․
- Влияет ли выдача вкладыша на налогообложение?
- Вкладыш сам по себе не является доходом․ Однако, если в него вносятся сведения о выплате в натуральной форме (например, жильё), такие выплаты облагаются НДФЛ согласно ст․ 210 и 211 ТК РФ․
Краткая контрольная таблица для работодателя
| Этап | Ответственный | Документ | Ключевые требования |
|---|---|---|---|
| Заявление работника | Работник | Заявление на выдачу вкладыша | Подпись работника, дата, адрес организации |
| Заверение заявления | Секретарь/делопроизводитель | Подпись руководителя | Согласование с приказом |
| Приказ о выдаче | Руководитель | Приказ № … от … | Указание серии/номера вкладыша, ответственного за заполнение |
| Заполнение вкладыша | Кадровик | Вкладыш к трудовой книжке | Соблюдение формата, штамп «Выдан вкладыш» |
| Пришивание к ТК | Кадровик | Трудовая книжка + вкладыш | Штамп/запись на ьном листе ТК |
| Учёт в книге движения | Кадровик | Книга учёта ТК и вкладышей | Дата, ФИО, серия/номер, подпись |
Выдача вкладыша к трудовой книжке – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований․ Правильное оформление гарантирует, что сведения о трудовой деятельности работника будут учтены в официальных документах и не вызовут проблем при проверках со стороны инспекций․ Следуя представленной пошаговой инструкции, а также используя образцы заявлений, приказов и штампов, работодатель сможет быстро и без ошибок оформить вкладыш, а работник получит документ, подтверждающий его трудовой стаж․
Дата актуализации статьи: