Ситуация, когда в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов (например, «Сведения о работе»), является стандартной практической задачей для отдела кадров․ Законодательство четко регламентирует, как действовать в таком случае․ Основной инструмент — оформление и выдача вкладыша․
Что такое вкладыш и когда он используется?
Вкладыш — это специальный бланк, который является неотъемлемой частью трудовой книжки․ Он не заменяет книжку, а дополняет ее․
Ключевое правило: Вкладыш оформляется исключительно в случае, если заполнены все страницы одного из разделов (раздел I «Сведения о работе» или раздел II «Сведения об образовании»)․ Заменять всю книжку на новую в такой ситуации не нужно и не положено․
На 2026 год можно использовать вкладыши двух образцов:
- Образца 2004 года (с синей обложкой) — можно выдавать, пока есть запасы, срока годности у них нет․
- Образца 2021 года (с красной обложкой) — вводится в действие с 1 января 2021 года․
Пошаговая инструкция по оформлению и выдаче вкладыша
Действия работодателя (кадрового специалиста) должны быть последовательными и точными․
Шаг 1: Подготовка и заполнение вкладыша ДО вшивания
Важнейшее правило: Вкладыш должен быть полностью заполнен до того, как его будут подшивать в саму трудовую книжку․ Иначе, при необходимости исправления ошибок, придется вынимать уже вшитый лист, что запрещено․
- Возьмите чистый бланк вкладыша соответствующего образца․
- Заполните ьный лист вкладыша:
- ФИО работника (полностью, как в паспорте)․
- Дата рождения․
- Сведения об образовании (на основании диплома, свидетельства) — если заполняется раздел II․
- Дата оформления вкладыша (дата, когда вы его заполняете и подшиваете)․
- В разделе «Сведения о работе» (или «Сведения об образовании») вкладыша внесите первую запись о последнем месте работы (или об образовании), которое не поместилось в основную книжку․ Запись делается по общим правилам (на основании приказа, трудового договора)․
Шаг 2: Проставление штампа в самой трудовой книжке
После заполнения вкладыша, но перед его физическим вшиванием, необходимо поставить в основной трудовой книжке штамп:
«Выдан вкладыш․ Серия ______ № ______»
Где ставить штамп? На внутренней стороне обложки трудовой книжки или на последней странице раздела «Сведения о работе» (если это вкладыш по этому разделу)․ В штампе указываются серия и номер самого вкладыша․
(П․ 39 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 610н)
Шаг 3: Фиксация вкладыша в книжке
Вкладыш, заполненный и пронумерованный, аккуратно подшивается в трудовую книжку․ Обычно он вшивается после последней заполненной страницы соответствующего раздела․ Вкладыш также имеет свой порядковый номер в общей нумерации страниц книжки․
Шаг 4: Запись в книге учета движения трудовых книжек
Выдача вкладыша, как и выдача самой книжки, подлежит учету․ В Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них делается запись о выдаче вкладыша конкретному работнику с указанием его серии и номера․
Что НЕЛЬЗЯ делать: типичные ошибки работодателя
- Не заполнять вкладыш до вшивания․ Это главная ошибка, ведущая к порче документа․
- Не ставить штамп «Выдан вкладыш․․․» в основной книжке․ Без этого штампа вкладыш не считается правильно оформленным․
- Использовать вместо вкладыша новый бланк трудовой книжки․ Это грубое нарушение․ Трудовая книжка — единый документ․ Если она заполнена, ее не меняют на новую, а дополняют вкладышем․
- Выдавать вкладыш без записи в книге учета․ Нарушение правил документооборота․
- Заполнять вкладыш «впритык» к последней записи, без отступа․ Следует соблюдать общие правила ведения, оставляя место для возможных исправлений или дополнительных записей в будущем․
Учет вкладышей в организации
Вкладыши, как и бланки трудовых книжек, являются документами строгой отчетности․ Их необходимо:
- Приобретать в установленном порядке (например, через типографию, имеющую соответствующую лицензию)․
- Хранить в сейфе или ином охраняемом помещении․
- Вести журнал (или книгу) учета их выдачи и списания, указывая серию, номер, кому и когда выдан;
- Списать неиспользованные или испорченные вкладыши по акту․
Таким образом, при окончании листов в трудовой книжке работодатель действует по четкому алгоритму: оформляет соответствующий вкладыш (заполняя его заранее), ставит штамп в основной книжке, вшивает вкладыш и фиксирует выдачу в учетных документах․ Соблюдение этих простых, но обязательных шагов гарантирует, что трудовая книжка работника останется юридически корректным и неопровержимым документом, подтверждающим его трудовой стаж․