Трудовая книжка является главным документом, отражающим трудовую деятельность и стаж граждан нашей страны. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный формат не утрачивает своей значимости и остается важнейшим источником информации для работодателей. Процесс оформления и заполнения этого документа строго регламентирован, и малейшая ошибка может привести к серьезным последствиям как для сотрудника, так и для нанимателя.
Какие документы нужны для оформления трудовой книжки?
Оформление трудовой книжки происходит в двух основных случаях: когда сотрудник устраивается на работу впервые, и когда он уже имеет стаж, но предоставил чистый бланк. В любом случае, все записи в трудовой книжке должны вноситься работодателем на основании надлежащим образом заверенных официальных документов.
Для заполнения ьного листа и внесения последующих записей работодателю потребуются следующие документы от работника:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения. Дата рождения (число, месяц, год) также переносится из паспорта. В качестве удостоверяющего личность документа могут выступать военный билет или заграничный паспорт.
- Документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки. Эти данные вносятся при заключении трудового договора на работу, требующую специальных знаний или подготовки (диплом, аттестат, свидетельство о прохождении курсов, удостоверение и т.п.).
- Документы, подтверждающие смену личных данных (свидетельство о браке, о расторжении брака, свидетельство о перемене имени) — если они менялись после выдачи трудовой книжки.
Правила заполнения на основании официальных документов
Кадровику крайне важно помнить, что любые записи вносятся только на основании официальных документов. Недопустимо вносить информацию со слов работника.
Оформление ьного листа
При первичном оформлении трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, наниматель заполняет ьный лист, опираясь на предоставленный паспорт и документ об образовании. Записи должны быть аккуратными, без помарок.
Внесение сведений о работе
При приеме на работу, переводе или увольнении в соответствующих графах обязательно указывается:
- Основание кадрового мероприятия — дата, номер и вид документа (например, «Приказ от № 24-к»).
- Сведения о приеме в конкретный отдел на определенную должность.
- При увольнении — причины прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса.
Изменение персональных данных на внутренней стороне обложки
Часто возникает ситуация, когда работник меняет фамилию, имя или другие данные уже после того, как трудовая книжка была оформлена. В этом случае:
- Старые данные зачеркиваются одной чертой (так, чтобы можно было прочитать прежнюю информацию), и вносятся новые.
- На внутренней стороне обложки трудовой книжки указывают документ-основание с его наименованием, номером и датой выдачи (например: «Фамилия изменена на Иванова на основании свидетельства о браке серии I-АВ номер 123456, выданного ЗАГСом…»).
- Запись на внутренней стороне заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью организации (при наличии).
Выдача дубликата и копий документов
В случае утери или порчи трудовой книжки работник имеет право требовать от работодателя полного оформления трудовой книжки или ее дубликата. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки, в который вносятся сведения об общем стаже работы до поступления в данную организацию, а также о работе у текущего работодателя.
Кроме того, по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику:
- Трудовую книжку (для предоставления в органы социального страхования или пенсионного обеспечения);
- Копию трудовой книжки;
- Выписку из трудовой книжки.
Электронная трудовая книжка и Госуслуги
Не стоит забывать, что сегодня параллельно с бумажной существует и электронная трудовая книжка. Работодателям важно своевременно передавать сведения о кадровых мероприятиях в Пенсионный фонд (СФР).
Для удобства граждан на портале Госуслуг можно оформить пять документов для трудоустройства и работы. Как недавно напомнили в телеграм-канале портала, пользователи могут дистанционно запросить выписки и справки, необходимые для предъявления работодателю, что значительно ускоряет процесс сбора пакета документов.
Правильное оформление трудовой книжки — это прямая обязанность работодателя. Отсутствие необходимых документов-оснований или неверное их указание делает записи недействительными и может лишить работника части пенсионного стажа. Поэтому самое главное правило кадровика — всегда требовать оригиналы официальных документов, сверять каждую букву и строго соблюдать инструкции по заполнению.