Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина.
Неправильная запись может привести к уменьшению размера пенсии, задержке её выплаты и другим трудовым проблемам.
Ниже приведена подробная инструкция, как оформить запись о приёме на работу в трудовой книжке в 2026 году.
Что входит в запись «Принят на должность»?
- Дата приёма (день – месяц – год).
- ФИО работника.
- Форма записи: «Принят в … на должность …».
- Наименование работодателя (полное, если нет сокращённого).
- Структурное подразделение (если применимо).
- Штамп работодателя с датой и подписью руководителя.
- Сведения о приёме: дата, должность, подразделение, если это важно.
Пример правильной записи:
«Принят в ООО «Ромашка» на должность Главный бухгалтер»
Штамп:
Подпись руководителя: Иванов И. И.
Как оформить запись в трудовой книжке
- Подготовка документов. Для внесения записи нужны:
- Приказ о приёме на работу (или иной документ, подтверждающий факт трудоустройства).
- Трудовая книжка сотрудника.
- Проверка данных. Убедитесь, что:
- Дата приказа совпадает с датой записи.
- Наименование работодателя полностью соответствует учредительным документам.
- Должность указана в соответствии с должностным описанием.
- Внесение записи.
- Запись делается в хронологическом порядке, не позднее 5 дней со дня издания приказа (п. 9 Порядка 320н).
- Чернилами пишется структурное подразделение и должность, если это необходимо.
- Штамп ставится в соответствующем поле, подпись руководителя ставится рядом.
- Проверка работника. После внесения записи работник проверяет правильность всех данных;
Что делать, если в трудовой книжке нет записи о приёме по совместительству?
Если сотрудник работает по совместительству, но в трудовой книжке отсутствует запись о приёме, работодатель обязан:
- Внести запись о приёме по совместительству в течение 5 дней со дня издания приказа.
- Указать в записи дату начала совместной работы, должность и подразделение.
- Убедиться, что запись не конфликтует с основной работой (не превышает 20 часов в неделю).
Ошибки в трудовой книжке и их последствия
- Неправильный срок приёма → неверный стаж → заниженная пенсия.
- Неверное название работодателя → проблемы при проверке стажа в Пенсионном фонде.
- Отсутствие штампа или подписи → запись может быть признана недействительной.
- Ошибка в должности → трудовые споры, неучёт квалификационного уровня.
Поэтому важно тщательно проверять все сведения перед тем, как поставить штамп.
Шаблон записи «Принят на должность»
Ниже приведён пример шаблона, который можно скопировать в трудовую книжку:
Принят в ООО «Ромашка» на должность Главный бухгалтер Штамп: Подпись руководителя: ______________________
- Всегда используйте полное название работодателя, если нет официального сокращения.
- Запись должна быть в хронологическом порядке и не позже 5 дней после приказа.
- Проверяйте дату, должность, подразделение и подпись перед тем, как поставить штамп.
- При обнаружении ошибки сразу исправляйте её, чтобы избежать проблем с пенсионным стажем.
- Сохраняйте копии приказов и других документов, подтверждающих приём на работу.
Следуя этой инструкции, вы гарантируете правильное оформление трудовой книжки, что обеспечит корректный расчёт стажа и защитит права работника.