Самое главное помнить: Для назначения пенсии Пенсионному фонду России (ПФР) требуется подтверждение вашего стажа. Трудовая книжка (ТК), основной документ для этого. Её копия должна быть надлежащим образом заверена. С 2020 года параллельно существует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая постепенно заменяет бумажный носитель.
Очень важно! ПФР НЕ ПРИНИМАЕТ простые сканы или не заверенные копии трудовой книжки. Документ должен иметь юридическую силу. Способ заверения зависит от того, какой у вас тип трудовой книжки — бумажная или электронная.
Заверение бумажной (традиционной) трудовой книжки
Если у вас классическая книжка в синей обложке, для подачи в ПФР нужна её заверенная копия. Заверение производит организация, в которой вы работаете или работали (последний/предыдущий работодатель), либо нотариус.
Кто и как заверяет?
- Работодатель (отдел кадров): Это основной и бесплатный способ. На каждой копии страницы (или на первой странице с перечнем) ставится:
- Подпись руководителя или уполномоченного лица (начальник ОК, HR-менеджер).
- Оттиск печати организации (обычно круглой с наименованием и ИНН).
- Дата заверения.
- Подпись заверяющего лица.
- Нотариус: Если работодатель отказывается или вы уже не работаете в этой организации, можно заверить копию у нотариуса. Это платная услуга.
Требования к копии для ПФР
Согласно правилам, копия должна быть:
- Полной: Все заполненные страницы, включая ьный лист и все записи об работе, увольнении, повышении квалификации.
- Четкой и читаемой: Все печати, подписи, штампы должны быть хорошо видны.
- Заверенной на каждой странице: Частая ошибка — заверение только на ьном листе. Для ПФР требуется, чтобы каждая страница копии была заверена подписью и печатью. Исключение — если на копиях несколько листов, то заверяется каждый лист.
- Без исправлений, помарок, зачеркиваний. Все записи в самой книжке должны быть сделаны разборчиво чернилами (обычно синим или черным).
Порядок действий для получения заверенной копии
- Напишите заявление. Обратитесь в письменном виде к руководителю вашего последнего или предыдущего работодателя с просьбой предоставить заверенную копию трудовой книжки. Образец заявления можно найти в отделе кадров.
- Сделайте копии. Сами или в копировальном центре сделайте копии всех страниц вашей трудовой книжки. Копировать лучше всего на белой бумаге форматом А4.
- Подайте копии на заверение. Отнесите заявление и копии в отдел кадров. Сотрудник ОК сверяет копии с оригиналом, ставит на каждой странице копии отметку «Верно», свою подпись, дату и печать организации.
- Получите документ. По закону (ст. 62 ТК РФ) работодатель обязан выдать заверенную копию в течение 3 рабочих дней.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2020 года ПФР ведет Единую федеральную информационную систему (ЕФИС) «Трудовая книжка». Все сведения о вашей работе автоматически передаются туда работодателями. Это основной документ для пенсии с 2021 года для новых работников. У вас может быть два состояния:
Если у вас уже есть ЭТК (вы перешли на электронный формат)
Ваша трудовая книжка хранится в базе ПФР (с 2024 года функции ПФР переданы Социальному фонду России, СФР). Для пенсии вам не нужно заверять бумажные копии.
Как получить выписку из ЭТК для пенсии?
- Через портал Госуслуг:
- Авторизуйтесь на Госуслугах.
- В разделе «Пенсия» или через поиск найдите услугу «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Система сформирует PDF-документ, который будет заверен усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) СФР. Эта подпись имеет юридическую силу, равную бумажному документу с печатью.
- Через личный кабинет на сайте ПФР/СФР:
- Зарегистрируйтесь/авторизуйтесь на сайте ПФР (с 2023 года перенаправляет на сайт СФР).
- В разделе «Коммуникации с ПФУ» или «Трудовая книжка» выберите услугу «Сведения о трудовых отношениях работника (трудовая книжка)» или «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Документ также будет подписан УКЭП СФР.
Ключевой момент: Выписка из ЭТК, подписанная УКЭП ПФР/СФР,, это официальный документ, который ПФР принимает вместо заверенной бумажной копии. Проверить её подлинность можно на том же портале Госуслуг или СФР.
Если у вас бумажная книжка, но работодатель уже передал данные в ПФР
Ваши записи из бумажной книжки могут быть внесены в ЕФИС. В этом случае вы также можете получить электронную выписку, как описано выше. Но для полной уверенности и на случай ошибок в передаче данных рекомендуется иметь на руках и заверенную бумажную копию.
Сравнительная таблица: Бумажная vs Электронная трудовая книжка для пенсии
| Критерий | Бумажная трудовая книжка (заверенная копия) | Электронная трудовая книжка (выписка с УКЭП) |
|---|---|---|
| Кто заверяет | Работодатель (подпись + печать) или нотариус | Система ПФР/СФР (УКЭП) |
| Где получить | В отделе кадров последнего/предыдущего работодателя | Портал Госуслуг или сайт СФР (личный кабинет) |
| Срок получения | До 3 рабочих дней после обращения | Мгновенно (в электронном виде) |
| Стоимость | Бесплатно (у работодателя), платно у нотариуса | Бесплатно |
| Юридическая сила | Равна оригиналу при наличии всех реквизитов заверения | Равна бумажному документу (УКЭП) |
| Что делать, если данные не совпадают | Обратиться к работодателю для исправления ошибки в книжке и повторного заверения | Подать заявление в СФР через личный кабинет на основании бумажной книжки для исправления данных в ЕФИС |
Частые вопросы и ответы
Вопрос: Обязательно ли предоставлять оригинал трудовой книжки в ПФР при оформлении пенсии?
Ответ: Нет. С 2021 года для назначения пенсии достаточно выписки из электронной трудовой книжки, заверенной УКЭП СФР. Если у вас только бумажная книжка, ПФР принимает заверенную копию. Оринал обычно требуется только в случае спора или если ПФР запросит его для сверки (что случается редко).
Вопрос: Кто должен передавать сведения о стаже в ПФР — я сам или работодатель?
Ответ: Работодатель обязан передавать сведения о каждом работнике в ПФР/СФР в электронном виде в течение 15 дней после приема на работу, увольнения или изменения условий труда (Приказ Минтруда № 1084н). Вы как гражданин можете проверить эти данные и при необходимости дополнить их, подав выписку из своей бумажной книжки через Госуслуги или МФЦ.
Вопрос: Что делать, если работодатель отказывается заверять копию?
Ответ: Напишите письменное заявление на имя руководителя с просьбой предоставить заверенную копию (образец есть выше). Если отказ persists, обратитесь в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд для принуждения. Альтернатива — заверение у нотариуса (за ваш счет).
Вопрос: Можно ли самостоятельно отсканировать книжку и отправить сканы в ПФР?
Ответ: НЕТ. ПФР (СФР) не принимает не заверенные сканы, фотографии или копии, сделанные на ксероксе без печати и подписи. Документ теряет юридическую силу. Для электронного подачи нужно использовать официальные каналы (Госуслуги, сайт СФР), которые сами формируют заверенный документ.
Вопрос: Как проверить, что моя электронная трудовая книжка в ПФР заполнена правильно?
Ответ: Зайдите в личный кабинет на Госуслугах или сайте СФР, получите выписку из ЭТК и внимательно сверьте все записи (периоды работы, должности, организации) с вашей бумажной книжкой. При обнаружении ошибок подайте заявление об их исправлении через тот же личный кабинет, приложив скан заверенной бумажной книжки.
- Определите тип своей трудовой книжки. Если вы начали работать после , у вас, скорее всего, уже есть ЭТК.
- Для ЭТК: Получите выписку через Госуслуги или сайт СФР. Это самый быстрый и надежный способ. Документ будет заверен УКЭП автоматически.
- Для бумажной книжки: Обратитесь к последнему работодателю за заверенной копией. Убедитесь, что заверена каждая страница.
- Проверьте данные. В любом случае сверьте информацию в полученном документе (выписке или копии) со своей книжкой. Ошибки в стаже могут привести к задержке или неверному расчету пенсии.
- Храните документы. Полученную заверенную копию или распечатанную выписку с УКЭП храните вместе с другими документами для пенсии.
Информация актуальна на 23 мая 2026 года. Перед подачей документов уточняйте требования в отделении ПФР/СФР или на официальных порталах.