Ведение и оформление трудовой книжки – одна из обязательных процедур при работе с персоналом․ Особенно это касается высшего руководства компании – генерального директора (ГД)․ В отличие от обычных сотрудников, у ГД есть ряд особенностей, которые требуют особого подхода к оформлению и заверению записей в его трудовой книжке․
Правовая база
Основным нормативным документом, регулирующим порядок ведения трудовых книжек, является пункт 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от № 225․ Согласно этому пункту:
- Все записи, сделанные в трудовой книжке в период работы сотрудника у конкретного работодателя, должны быть заверены подписью работодателя (или уполномоченного им лица) и печатью организации․
- Заверение подписью работника также обязательно․
Для генерального директора дополнительные нюансы возникают из‑за того, что он одновременно является и руководителем, и субъектом, принимающим решения о своей собственственной занятости․
Какие документы могут стать основанием для записи в трудовой книжке ГД?
В зависимости от обстоятельств увольнения в трудовую книжку ГД могут быть внесены различные сведения․ Ниже перечислены основные варианты оснований:
- Приказ о вступлении в должность – реквизиты приказа, подпись руководителя, дата․
- Протокол общего собрания участников (акционеров) или решение совета директоров об избрании/назначении ГД․
- Решение собственников (в случае ООО) о прекращении трудовых отношений с директором․
- Уведомление о расторжении трудового договора по инициативе работодателя (например, в связи с нарушением условий договора)․
Каждое из этих документов должно быть оформлено в соответствии с внутренними нормативными актами организации и подписаны уполномоченными лицами․
Кто имеет право подписать и заверить запись в трудовой книжке ГД?
Вопрос о кто может подписать и заверить запись в трудовой книжке генерального директора часто вызывает споры․ По практике и толкованию ТК РФ:
- Начальник отдела кадров (или иной ответственный за ведение кадров) – основной субъект, уполномоченный подписывать трудовые книжки․
- Если в компании нет отдельного отдела кадров, главный бухгалтер или заместитель генерального директора могут выступать в качестве уполномоченных лиц․
- В исключительных случаях, когда нет ни одного из указанных выше специалистов, само Генеральное Директорство может подписать свои записи, однако это допускается только в случае, когда директор одновременно является и единственным ответственным за ведение кадров․
Таким образом, в большинстве ситуаций подпись и печать вносятся руководителем кадрового подразделения, а не самим директором․
Пошаговая инструкция по оформлению и заверению записи
Для корректного оформления увольнения (или иных изменений) в трудовой книжке ГД следует выполнить следующие действия:
- Подготовка документа – оформить приказ об увольнении, протокол собрания или решение совета директоров․
- Проверка полномочий подписанта – убедиться, что человек, который будет ставить подпись и печать, имеет соответствующее уполномоченное лицо․
- Заполнение записи в книжке – внести дату увольнения, основание (ссылка на приказ/решение), а также сведения о расчете компенсаций․
- Поставление подписи – подпись руководителя кадрового отдела (или уполномоченного лица)․
- Установка печати организации – отпечатать фирменную печать․
- Подпись работника – в конце записи ставится подпись самого генерального директора, подтверждающая согласование данных․
- Хранение копий – сохранить оригинал в кадровом деле и предоставить копию работнику․
Важно помнить, что все действия должны быть задокументированы и оформлены в соответствии с внутренними регламентами компании․
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи уполномоченного лица – без подписи и печати запись считается недействительной․
- Неучет внутренних регламентов – некоторые организации требуют дополнительных согласований (например, подписи нескольких руководителей)․
- Неправильное оформление основания увольнения – необходимо точно указать статью ТК РФ или пункт устава, на котором основано расторжение․
- Отсутствие подписи самого директора – хотя подпись не является обязательной, её отсутствие может вызвать вопросы при проверке․
Чтобы избежать этих недочётов, рекомендуется:
- Ведить журнал контроля оформления кадровых документов․
- Проводить внутренние аудиты кадровых процессов хотя бы раз в квартал․
- Обучать ответственных сотрудников актуальным нормативным актам․
Что делать, если директор отсутствует в офисе?
В случае, когда генеральный директор временно находится за пределами офиса (в командировке, на больничном и т․п․), оформить запись в его трудовой книжке всё равно необходимо․ Для этого можно:
- Использовать заместителя директора или назначенного уполномоченного лица, которому делегированы полномочия по подписанию кадровых документов․
- Получить письменное доверенное управление от самого директора, где он подтверждает, что подпись и печать могут ставиться уполномоченным представителем․
- В случае полного отсутствия возможности подписать документ, оформить протокол совещания с участием руководителя отдела кадров и других уполномоченных лиц, где фиксируется решение о закреплении записи․
Таким образом, даже при отсутствии директора в офисе процесс оформления и заверения записей в его трудовой книжке может быть успешно завершён․
Пример оформления записи в трудовой книжке ГД
Основание увольнения: Приказ № 156-р от «Об увольнении Иванова И․И․ с поста генерального директора»․ Запись: ⎼ ФИО: Иванов Иван Иванович ౼ Должность: Генеральный директор ౼ Дата начала работы: ౼ Дата увольнения: ౼ Причина увольнения: По соглашению сторон (развитие компании, переход на нового руководителя)․ Подпись: ______________________ (заверил начальник отдела кадров) Печать: [ПЕЧАТЬ ОРГАНИЗАЦИИ] Подпись работника: ______________________ (Иванов И․И․)
В примере видно, как должны выглядеть все обязательные элементы: дата, основание, подпись уполномоченного лица, печать и подпись работника․
Оформление и заверение записей в трудовой книжке генерального директора – процесс, требующий тщательного соблюдения нормативных требований и внутренних регламентов организации․ Правильный выбор уполномоченного лица, наличие всех необходимых подписей и печати, а также корректное оформление основания увольнения позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых отношений․
Если у вашей компании возникнут сложности в этом процессе, рекомендуется обратиться к опыту юриста или специалиста по кадровому делу, который быстро и качественно оформит все необходимые документы․
Помните, что правильно оформленная трудовая книжка – это не только юридический документ, но и важный элемент деловой репутации вашей организации․