Переход от бумажных форм ведения кадровых документов к электронным системам – процесс, который требует особого подхода к оформлению и хранению информации. Один из ключевых моментов – правильная запись в трудовой книжке при её выдаче работнику вручную, когда компания ещё не полностью перешла на электронный формат. Ниже подробно рассматриваются все аспекты этой процедуры.
Почему важна правильная запись вручную?
Хотя электронные системы позволяют автоматизировать many рутинных задач, в переходный период часто возникает необходимость:
- выдать работнику бумажный экземпляр трудовой книжки;
- зафиксировать дату и номер записи в официальных документах;
- обеспечить юридическую корректность сведений, пока система электронного ведения ещё не внедрена полностью.
Таким образом, запись вручную должна соответствовать требованиям Трудового кодекса РФ и нормативным актам Министерства труда.
Как правильно оформить запись вручную
Шаблон заполнения
Для единообразия используйте следующий шаблон (можно распечатать и раздать сотрудникам HR‑отдела):
Трудовая книжка № ___________ (номер записи) ФИО работника: ________________________ Должность: ____________________________ Дата приёма на работу: __.__.____ г. Дата выдачи трудовой книжки: __.__.____ г. Подпись сотрудника, выдавшего книжку: ______________________ Подпись работника, получившего книжку: ______________________
Последовательность действий
- Подготовка документа. Убедитесь, что в книжке нет предзаполненных записей, которые могут ввести в заблуждение.
- Заполнение реквизитов. Впишите номер записи, ФИО, должность, даты, подписи.
- Проверка соответствия. Сверьте данные с информацией в кадровом учёте.
- Подписи; Обязательно получайте подпись как от сотрудника, выдающего книжку, так и от работника, получающего её.
- Хранение копии. Сохраните копию заполненного листа в электронном виде (например, в PDF) для контроля.
Как оформить переход к электронным формам
Когда компания полностью переходит на электронный трудок, необходимо выполнить несколько дополнительных шагов:
- Согласование с руководством. Принять внутренний приказ о переходе.
- Перенос данных. Перенести все существующие записи из бумажных книжек в электронную базу.
- Уничтожение старых экземпляров. После подтверждения переноса можно уничтожить (или архивировать) старые бумажные формы, соблюдая требования к хранению кадровой документации.
- Обеспечение доступа. Предоставить работникам доступ к их электронным профилям и обучить их работе с системой.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли сразу перейти к электронному формату без выдачи бумажной копии?
Нет. По закону работник имеет право получить копию своей трудовой книжки в бумажном виде. Поэтому в переходный период обязательна выдача бумажного экземпляра.
Как оформить запись, если в книжке уже есть записи о работе в другой организации?
Нужно добавить новую строку с указанием даты начала работы в новой организации и оформить её подписью. При этом в электронной системе следует отметить, что данная запись является «переходной» и привязать её к соответствующей дате.
Что делать, если в бумажной книжке допущена ошибка?
Ошибку можно исправить только через официальное дополнение (внесение исправления подписью руководителя и работника). После исправления необходимо оформить протокол изменения и сохранить его в электронной базе.
Как обеспечить конфиденциальность данных при переходе на электронный формат?
Используйте системы с защитой персональных данных (ПДн), шифрованием и контролем доступа. Обеспечьте резервное копирование и регулярные аудиты.
Пример оформления записи вручную
Ниже приведен пример заполненной записи, оформленной в соответствии с требованиями:
Трудовая книжка № 27 ФИО работника: Иванов Иван Иванович Должность: Инженер-механик Дата приёма на работу: г. Дата выдачи трудовой книжки: г. Подпись сотрудника, выдавшего книжку: ______________________ Подпись работника, получившего книжку: ______________________
Корректная запись в трудовой книжке при её выдаче на руки – важный элемент переходного периода от бумажного к электронному документообороту. Соблюдение установленных форм, подписания и ведения дополнительной электронной документации позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность кадровых процессов.
При правильном подходе переход на электронные формы будет не только юридически корректным, но и повысит эффективность работы HR‑отдела, сократив количество бумажных ошибок и ускорив доступ к информации.