Оформление кадровой документации при временном замещении сотрудника — задача, требующая внимания к деталям. Неправильная запись в трудовой книжке может привести к спорам о стаже, неверному начислению пособий или проблемам при увольнении. Данная статья объясняет, когда и как нужно вносить запись о приеме на время основного работника, основываясь на актуальном законодательстве и практике.
🚨 Ключевой принцип:
Запись в трудовую книжку о приеме на время отсутствия основного работника делается ТОЛЬКО в одном случае: если временно отсутствующего сотрудника замещают по срочному трудовому договору, и эта работа для нового сотрудника является основной (т.е. он уволился с предыдущего места работы или не имеет иного основного места работы).
Два основных сценария и их правовые последствия
Ситуация «прием на время отсутствия» может быть реализована двумя способами, и от этого зависит необходимость записи.
Сценарий А: Прием по срочному договору (ст. 59 ТК РФ)
Это наиболее распространенная и правильная практика. Работодатель заключает с новым сотрудником срочный трудовой договор на срок отсутствия основного работника (например, на период его отпуска, командировки, болезни).
- Условие для записи: Работа у данного работодателя является для сотрудника основной.
- Действие: Обязательно вносится запись в трудовую книжку (если она ведется в бумажном виде);
- Основание: Приказ о приеме на работу (срочный договор) и сам срочный трудовой договор.
Сценарий Б: Временный перевод (ст. 72.2 ТК РФ)
В этом случае сотрудник, уже состоящий в штате организации, временно переводится на другую работу (например, на время отпуска коллеги).
- Условие: Перевод происходит в порядке, предусмотренном ст. 72.2 ТК РФ (с письменного согласия работника, если переводится на другую работу).
- Действие: Запись в трудовую книжку НЕ вносится. Факт временного перевода отражается только в приказе о переводе и в личной карточке (форма Т-2) работника.
- Важно: Если такой временный перевод по истечении срока отсутствия основного работника признается постоянным, тогда требуется новая запись о приеме на постоянную работу.
📝 Пример записи для сценария А (прием по срочному договору):
Графа 1: № записи (порядковый).
Графа 2: Дата фактического допуска к работе (например, ).
Графа 3: Наименование организации (полное).
Графа 4: «Принят на работу на время отсутствия основного работника [ФИО основного работника, причина отсутствия: ежегодный оплачиваемый отпуск] по срочному трудовому договору от [дата договора] № [номер] на срок до [дата]».
Графа 5: Должность (например, «Ведущий специалист отдела продаж»).
Графа 6: Подпись ответственного лица и печать организации.
Особенности для совместителей и внешних совместителей
Здесь действуют особые правила, часто вызывающие путаницу.
- Внутренний совместитель (работник той же организации): Трудовая книжка у него одна (по основному месту работы). Запись о совместительстве вносится в ту же книжку по месту основной работы только по заявлению самого работника на основании заверенной копии приказа о совместительстве.
- Внешний совместитель (работник другой организации): Его трудовая книжка хранится и заполняется только по месту его основной работы. У временного работодателя он ведется только по его желанию. Если же внешний совместитель увольняется с основного места и принимается на временное место как основной работник — применяется сценарий А (срочный договор), и запись вносится.
Электронная трудовая книжка (ЭТК) с 2026 года
С 1 января 2026 года завершается переходный период. Важно помнить:
- Если работник отказался от перехода на ЭТК и имеет бумажную книжку (трудоустроен до ), работодатель обязан вносить в нее записи.
- Если работник согласился
- Алгоритм для кадровика: При приеме на время (по срочному договору) сначала вносится запись в бумажную книжку (если она есть), затем — информация об этом факте в ЭТК. Если у сотрудника только ЭТК — вносим только туда.
| Ситуация | Основание | Запись в ТК? |
|---|---|---|
| Прием по срочному договору на время отсутствия, работа, основная | Срочный трудовой договор, приказ о приеме | ДА, обязательно |
| Временный перевод сотрудника организации на место отсутствующего | Приказ о переводе (ст. 72.2 ТК РФ) | НЕТ |
| Временное замещение без оформления срочного договора (например, по устной договоренности) | Отсутствует | НЕТ (но такая практика незаконна, договор должен быть оформлен) |
| Работа по совместительству (внутреннему или внешнему) | Дополнительное соглашение к основному договору / отдельный договор | Только по заявлению работника (внутренний совместитель — в основную книжку; внешний, по месту основной работы) |
Алгоритм действий для кадровика (пошаговая инструкция)
- Определите правовой характер отношений: Это срочный договор (новая работа, основная) или временный перевод (существующий сотрудник)?
- Оформите документы:
- Для срочного договора: Приказ о приеме на работу (с указанием причины: «на время отсутствия основного работника [ФИО]») и срочный трудовой договор.
- Для перевода: Приказ о временном переводе.
- Внесите запись (если требуется):
- В бумажную трудовую книжку — на основании приказа и договора.
- В ЭТК — через формирование и отправку СЗВ-ТД.
- Передайте книжку работнику: Если запись вносилась в бумажный вариант, выдать книжку в руки под расписку.
- Отметьте в личной карточке (Т-2): Любой факт приема/перевода отражается в личной карточке работника.
💡 Практический совет от Роструда:
Оптимально вносить запись в трудовую книжку на 5-й рабочий день с момента допуска сотрудника к работе. Это соответствует разумным срокам и исключает нарушения.
Главное правило простое: запись в трудовую книжку о приеме на время отсутствия основного работника делается только тогда, когда вы принимаете нового человека по срочному договору, и эта работа для него, основная. В случае временного перевода штатного сотрудника — запись не нужна. Всегда проверяйте характер трудовых отношений, правильно оформляйте приказы и договоры, а затем действуйте по алгоритму. Это защитит и работодателя, и самого работника от будущих правовых рисков.
Статья составлена на основе анализа практики и разъяснений КонсультантПлюс, Роструда и действующего Трудового кодекса РФ (ст. 57, 59, 66.1, 72.2). Учитывайте изменения законодательства, особенно в части электронных трудовых книжек.