Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж работы, квалификацию и права работника. Иногда требуется предоставить копию трудовой книжки в сторонние организации (банк, паспортно‑визовый центр, учебное заведение и др.). В таком случае необходимо правильно оформить копию и сделать в ней запись о месте хранения оригинала. Ошибки в этом процессе могут привести к отказу в приёме документов или к юридическим спорам.

Почему запись о месте хранения оригинала так важна?

• Подтверждает, что копия сделана из подлинного документа.
• Упрощает проверку подлинности в случае запроса оригинала.
• Снижает риск мошенничества – получатель видит, где находится оригинал.
• Согласно действующим нормативным актам (ГОСТ Р 7.0.97‑2016, Приказ Минтруда РФ от 2025 г.) запись обязательна при выдаче копий для внешних организаций.

Куда обычно помещают оригинал трудовой книжки?

Оригинал трудовой книжки, как правило, хранится в одном из следующих мест:

1. Сейф или шкаф в бухгалтерии/отделе кадров.
2. Личный ящик сотрудника в архиве предприятия.
3. Специальный ящик для хранения трудовых книжек в кадровой службе.

В записи указывается точный адрес хранения (например, «Сейф № 3, кабинет 12, отдел кадров»).

Пошаговый алгоритм оформления копии трудовой книжки с записью об оригинале

Шаг 1. Подготовка заявления работника

Работник подаёт письменное заявление в отдел кадров. Образец заявления:

Заявление
Я, ______________________ (ФИО, должность, табельный номер),
прошу выдать мне копию трудовой книжки для предъявления в __________________ (наименование организации).
Подпись: ___________

Шаг 2. Сканирование и печать нужных страниц

• Сканировать все заполненные листы (обычно 2‑4 листа).
• Проверить качество сканирования – текст должен быть разборчивым.
• Распечатать копию на бумаге формата А4, предпочтительно плотностью 80 г/м².

Шаг 3. Нумерация и скрепление

Каждую страницу копии нумеруют (1/4, 2/4 и т.д.) и скрепляют в порядке следования оригинала.

Шаг 4. Оформление записи о месте хранения оригинала

Запись делается внизу последней страницы копии (или на отдельном листе‑приложении). Пример формулировки:

Запись о месте хранения оригинала:
«Оригинал трудовой книжки хранится в сейфе № 3, кабинет 12, отдел кадров. Номер дела – 2023/045, год – 2023. Копию заверил(а) __________________ (должность, ФИО) печатью/штампом организации.»

Шаг 5. Заверение копии работодателем

Для внешних организаций копию обязано заверить работодатель. Требования к заверению (по данным 2026 года):

• Указать место хранения оригинала, номер и год дела.
• Подписать запись должностным лицом (начальник отдела кадров, бухгалтер и т.п.).
• Поставить печать или штамп организации, чтобы запись не могла быть подделана.

Шаг 6. Выдача копии работнику

После заверения копию передают работнику. Работник получает также расписку о получении копии, в которой указывается, что оригинал остаётся в хранении работодателя.

Образцы записей и заверений

Образец 1. Запись в копии для банка

Запись о месте хранения оригинала
Оригинал трудовой книжки хранится в сейфе № 2, кабинет 5, отдел кадров. № дела – 2022/018, год – 2022.
Заверено: Иванов И.И., начальник отдела кадров, печать организации.

Образец 2. Запись в копии для паспортно‑визового центра

Запись о месте хранения оригинала
Оригинал трудовой книжки находится в архиве кадровой службы, ящик № 7, полка 3. № дела – 2021/112, год – 2021.
Заверено: Петрова А.С., бухгалтер, штамп организации.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие указания места хранения. При проверке копии в банке обычно отказываются, если запись неполная.
• Не хватает номера и года дела. Эти реквизиты позволяют быстро найти оригинал в архиве.
• Печать закрывает важную часть текста. При ставке печати необходимо следить, чтобы она не перекрывала записи о стаже.
• Старая или изношенная печать. Печать должна быть читаемой; в противном случае её заменяют новой.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Запись считается незаверенной без подписи.

Юридический аспект

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 71) и Приказу Минтруда от  № 123н, копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет юридическую силу, если в ней указаны:

1. Место хранения оригинала;
2. Номер и год дела;
3. Подпись и печать (или штамп) уполномоченного лица.

Если копия заверена нотариусом, то запись о месте хранения оригинала может быть опущена, но в этом случае нотариус обязан указать, что оригинал находится у работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли использовать электронную копию?

Да, при условии, что электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью работодателя и в нем присутствует запись о месте хранения оригинала.

Сколько времени занимает оформление копии?

В среднем 1–2 рабочих дня: 1 день – сканирование, печать и нумерация; 2‑й день – заверение и выдача.

Можно ли получить копию без указания места хранения?

Только в том случае, если копию заверяет нотариус, а не работодатель. Для большинства внешних организаций (банки, визовые центры) запись обязательна.

Оформление копии трудовой книжки с правильной записью о месте хранения оригинала – это не просто формальность, а важный элемент защиты прав работника и обеспечения доверия со стороны сторонних организаций. Следуя описанному алгоритму, вы избежите типичных ошибок, ускорите процесс получения копии и обеспечите её юридическую силу.

Дата актуализации статьи: