Трудовая книжка – один из ключевых документов‚ подтверждающих трудовую деятельность работника. В ряде ситуаций (поступление в вуз‚ оформление кредита‚ получение пособий‚ трудоустройство по новому месту и др.) сотруднику может потребоваться её копия. Важно‚ чтобы такая копия была заверена надлежащим образом‚ иначе её могут не принять госорганы‚ банки или другие организации‚ а работодатель рискует привлечь к себе административную ответственность.

Нормативная база

Основное положение‚ регулирующее выдачу документов‚ связанных с работой‚ содержится в статье 62 Трудового кодекса РФ:

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку (за исключением случаев‚ предусмотренных законодательством) или её копию‚ заверенную надлежащим образом.

Таким образом‚ инициатором процедуры является сам сотрудник‚ который должен оформить письменное заявление на выдачу копии трудовой книжки.

Порядок действий работодателя

1. Получение заявления. Заявление подаётся в письменной форме (можно вручную или электронно с подписью). Оно должно содержать ФИО сотрудника‚ должность‚ просьбу выдать копию трудовой книжки и дату подачи.
2. Проверка оснований. Кадровая служба проверяет‚ что трудовая книжка действительно находится на хранении у работодателя (обычно в сейфе или металлическом шкафу).
3. Изготовление копии. Делается точная photocopy всех заполненных страниц трудовой книжки‚ включая последнюю страницу с записью о текущем месте работы.
4. Заверение копии. На копии проставляются реквизиты‚ подтверждающие её достоверность (см. раздел «Требования к оформлению»).
5. Выдача сотруднику. Готовая копия передаётся работнику под расписку в журнале учёта выдачи документов или иным способом‚ фиксирующим факт передачи.
6. Хранение оригинала. Оригинал трудовой книжки остаётся у работодателя и продолжает храниться в условиях‚ обеспечивающих её сохранность.

Требования к надлежащему заверению копии

Согласно разъяснениям Минтруда и практике судов‚ копия трудовой книжки считается заверенной надлежащим образом‚ если на ней присутствуют следующие элементы:

• Надпись «Копия верна» (или аналогичная формулировка) – размещается обычно в левом нижнем углу последней страницы копии.
• Дата заверения – указывается день‚ месяц и год оформления копии.
• Подпись уполномоченного лица – как правило‚ руководителя организации или уполномоченного сотрудника отдела кадров.
• Расшифровка подписи – ФИО и должность лица‚ подписавшего копию.
• Печать организации (при наличии) – ставится рядом с подписью; если организация не имеет печати‚ допускается заверение без неё‚ но с обязательным указанием реквизитов организации (наименование‚ ИНН‚ ОГРН).
• Запись о текущем месте работы – на последней странице копии обязательно делается отметка «Работает по настоящее время» с указанием даты выдачи копии (например‚ «Работает по настоящее время. Выдано »).

Пример оформления заверения (можно разместить внизу последней страницы):

Копия верна
Подпись __________________ /Иванов И;И./
Дата «22» мая 2026 г.
М.П. (печать)
Работает по настоящее время. Выдано 

Образец заявления на выдачу копии трудовой книжки

Сотрудник может использовать следующий шаблон:

Наименование организации: ______________________

ФИО сотрудника: ______________________________

Должность: ___________________________________

Заявление

Прошу выдать мне копию трудовой книжки‚ заверенную надлежащим образом‚ в связи с __________________ (указать цель: поступление в учебное заучение‚ оформление кредита и т.п.).

Подпись: ______________________

Частые ошибки при оформлении копии

• Отсутствие надписи «Копия верна» или её неполная формулировка.
• Не указана дата заверения или она указана неверно.
• Подпись ставится неуполномоченным лицом (например‚ только бухгалтер без доверенности).
• Печать отсутствует‚ а реквизиты организации не прописаны.
• Не сделана отметка о текущем месте работы («Работает по настоящее время») либо она размещена не на последней странице.
• Копия сделана неполно (пропущены страницы‚ не сканированы исправления).

Такие недочёты могут привести к отказу в приёме документа госорганами или банками‚ а также к штрафу для работодателя по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).

Ответственность работодателя

Нарушение порядка выдачи копии трудовой книжки влечёт:

• Административную ответственность – штраф от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб. для организаций (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Возможные civil‑иски от работника‚ если из‑за неправильно оформленной копии ему был причинён ущерб (например‚ отказ в кредите).

Выдача копии трудовой книжки – процедура‚ регламентированная Трудовым кодексом РФ и требующая строгого соблюдения формальностей. Надлежащее оформление копии включает:

1. Получение письменного заявления от сотрудника.
2. Создание точной photocopy всех страниц трудовой книжки.
3. Заверение копии надписью «Копия верна»‚ датой‚ подписью уполномоченного лица‚ печатью (или реквизитами организации) и отметкой о текущем месте работы.
4. Выдача готового документа сотруднику под расписку.

Следуя этим правилам‚ работодатель гарантирует‚ что копия трудовой книжки будет принята любыми учреждениями‚ а сам он избежит штрафов и судебных споров.

Информация актуальна на май 2026 года.