Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника, его стаж и условия работы. Одним из ключевых пунктов в ней является указание места работы. Если сотрудник трудоустраивается в филиале, представительства или другом обособленном подразделении организации, это место работы необходимо правильно оформить как в трудовом договоре, так и в самой трудовой книжке.

Правовая база

Согласно части 2 статьи 57 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), в трудовом договоре и в приказе о приёме на работу должно быть указано:

• наименование работодателя;
• наименование (или тип) обособленного структурного подразделения (филиал, представительство и т.п.);
• место нахождения этого подразделения (город, улица, индекс).

Эти сведения обязаны быть отражены также в трудовой книжке в колонке «Сведения о работе» (пункт 3.1. ТК РФ).

Что считается «местом работы»?

Важно различать два понятия:

1. Место работы – юридический адрес подразделения, где заключён трудовой договор (филиал, представительство, офис).
2. Рабочее место – конкретный кабинет, цех, производственная линия и т.д., где фактически исполняются трудовые обязанности.

В трудовой книжке указывается именно место работы, а не конкретный кабинет.

Как оформить запись о приёме на работу в филиал

Трудовой договор

В договоре необходимо включить пункт, например:

Работодатель: ООО «Компания‑А», ИНН 1234567890.
Место работы: филиал ООО «Компания‑А» в г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр;, д. 10.
Должность: менеджер по продажам.

Эти же сведения повторяются в приказе о приёме на работу.

Приказ о приёме на работу

Образец формулировки приказа:

Приказываю принять на работу Иванова И.И. в должность менеджера по продажам
в филиал ООО «Компания‑А» в г. Санкт‑Петербург, ул. Невский пр., д. 10,

с г. на основании трудового договора № 12/2026 от г.

Запись в трудовой книжке

Запись делается в колонку «Сведения о работе» (первая колонка) в следующем виде:

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного) и печатью, содержащей название и место нахождения организации (п. 2 Письма Роструда от N 1450‑6‑1).

Перевод сотрудника в другой филиал

При переводе в другое обособленное подразделение работник не увольняется, поэтому в трудовой книжке делается отдельная запись о переводе.

Пример записи:

 – перевод в филиал ООО «Компания‑А» в г. Казань, ул. Баумана, д. 5,
должность – старший менеджер, основание – приказ № 78/2026 от .

В первой колонке указывается номер записи, вторая – дата перевода, дальше – новые сведения о месте работы и должности.

Где хранится трудовая книжка?

• Если у организации несколько филиалов, хранение трудовых книжек может быть делегировано филиалу, но только при наличии доверенности, подтверждающей право филиала вести, хранить и выдавать книжки (см. HR‑Life.ru).
• Хранение в головном офисе считается неуважительной причиной задержки выдачи книжки при увольнении, если сроки, установленные законом, не соблюдены.
• В случае электронных трудовых книжек (ЭТК) запись о филиале фиксируется в системе СТД‑Р, а печатный вариант может оставаться в архиве филиала.

Электронная трудовая книжка и филиалы

С 2023 г. в России активно используется Электронная трудовая книжка (ЭТК). При работе в филиале:

• В системе указывается полное название филиала и его адрес – эти данные автоматически выводятся в выписку.
• Работник может получить выписку из любого подразделения, где у него есть доступ к системе.
• Если работник отказался от бумажного варианта, он получает только электронную запись; в противном случае обе формы могут использоваться одновременно.

Типичные ошибки при оформлении

1. Отсутствие указания филиала в трудовом договоре. Без этого запись в книжке считается неполной.
2. Неправильный адрес. Нужно указывать полный почтовый адрес, а не только город.
3. Отсутствие подписи/печати филиала. Если запись делается в филиальном отделе, печать должна быть филиальной, а не головной.
4. Смешивание понятия «рабочее место» и «место работы». В книжке указывается юридический адрес подразделения.
5. Задержка выдачи книжки при увольнении. Закон требует выдавать трудовую книжку в течение 5 дней после увольнения; хранение в другом городе не освобождает от этого обязательства.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли работать в нескольких филиалах одновременно? Да, но в трудовой книжке будет отражено только основное место работы. Дополнительные места фиксируются в виде отдельных записей о совместительстве.
• Кому передавать трудовую книжку при переводе в другой город? Кадровому специалисту филиала, куда переводится сотрудник, с подписью руководителя и печатью.
• Что делать, если книжка потеряна? Оформить заявление о выдаче дубликата в отдел кадров, предоставить справку о работе и копию трудового договора.
• Нужна ли отдельная запись при работе удалённо, но с привязкой к филиалу? Да. В качестве места работы указывается адрес филиала, а в графе «условия труда» – «удалённый режим».

Указание филиала в трудовой книжке – обязательный элемент, который гарантирует законность трудовых отношений и упрощает проверку стажа, начисления пенсии и соцвыплат. Правильное оформление включает:

1. Точное указание названия и адреса филиала в трудовом договоре и приказе о приёме.
2. Корректную запись в колонке «Сведения о работе» с подписью и печатью филиала.
3. Своевременное обновление при переводе в другое подразделение.
4. Соблюдение сроков выдачи книжки при увольнении, независимо от места её хранения.
5. При использовании ЭТК – ввод полной информации о филиале в систему СТД‑Р.

Соблюдая эти правила, работодатели и сотрудники избегают юридических конфликтов и сохраняют прозрачность трудовых отношений.

Дата актуализации статьи: