Оформление на работу — это юридически значимый процесс, который требует строгого соблюдения норм Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Правильный сбор и проверка документов защищают права как работника, так и работодателя. В данной статье мы подробно разберем, какие документы обязательны, какие могут быть запрошены дополнительно, и как происходит процедура заключения трудового договора в текущих условиях (2026 год).
Нормативная база: Статья 65 ТК РФ
Основным документом, регламентирующим перечень бумаг для трудоустройства, является статья 65 Трудового кодекса РФ. Именно она устанавливает исчерпывающий список документов, которые соискатель обязан предъявить при приеме на работу. Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные федеральными законами.
Обязательный перечень документов
При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, обязано предъявить следующие документы:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность. Это основной документ, без которого оформление невозможно. Для граждан РФ это, как правило, паспорт гражданина РФ.
- Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности.
- Если у работника есть бумажная трудовая книжка, он предъявляет ее.
- Если работник перешел на электронные трудовые книжки, предоставляются сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписка из ПФР/СФР).
- Важно: Если место работы является для сотрудника первым, то трудовую книжку оформляет работодатель.
- Документы воинского учета. Обязательны для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.
Пример из практики: В некоторых организациях (например, в университетах) такие документы передаются в мобилизационный отдел для постановки соответствующей отметки на бланке трудового договора. - Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).
Предъявляется в виде документа или уведомления о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета. Если договор заключается впервые, оформление берет на себя работодатель. - Документ об образовании и квалификации. Требуется, если выполняемая работа требует специальных знаний или подготовки (дипломы, сертификаты, удостоверения).
- Справка о наличии (отсутствии) судимости. Обязательна только для определенных видов деятельности (педагогическая деятельность, работа с несовершеннолетними и т.д.), перечень которых установлен федеральными законами.
Процедура заключения трудового договора
Согласно разъяснениям прокуратуры и нормам ТК РФ, порядок оформления должен строго соблюдаться:
- Трудовой договор заключается исключительно в письменной форме.
- Документ составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается обеими сторонами.
- Один экземпляр передается работнику, второй хранится у работодателя.
- Факт получения работником своего экземпляра должен быть подтвержден его подписью на экземпляре работодателя.
Стоит отметить, что в текущей практике (2026 год) для оформления договора сотрудник часто может не писать отдельное заявление о приеме на работу, если стороны пришли к согласию, однако наличие подписанного трудового договора является обязательным подтверждением отношений, прав и обязанностей сторон.
Дополнительные документы и медицинские справки
Работодатель может запросить дополнительные документы, но их предоставление часто зависит от специфики работы или желания сотрудника:
- ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика). Часто запрашивается для бухгалтерии, но формально работник имеет право не предоставлять его сразу, хотя это может усложнить налоговый учет.
- Медицинская книжка. Обязательна для работников сферы торговли, общественного питания, образования и медицины. Передается на хранение работодателю.
- Справки от нарколога и психиатра. Требуются для определенных должностей и также передаются в кадровую службу.
- Сведения о составе семьи. Могут запрашиваться для предоставления льгот или материальной помощи, но сотрудник предоставляет их по желанию.
Что делать с документами?
После приема оригиналы некоторых документов (трудовая книжка, медицинская книжка, дипломы, по согласованию) могут оставаться у работодателя на хранении в течение срока действия трудового договора. С паспортом и военным билетом кадровая служба снимает копии, заверяет их и возвращает оригиналы владельцу, если иное не предусмотрено спецификой службы (например, в силовых структурах).
Правильное оформление трудовых отношений — залог стабильности для обеих сторон. Работодатель должен помнить, что требовать документы, не указанные в ст. 65 ТК РФ и федеральных законах, он не вправе. Соискателю же рекомендуется заранее подготовить полный пакет документов, чтобы процесс трудоустройства прошел быстро и без юридических осложнений.
Информация актуальна на май 2026 года и основана на действующем законодательстве РФ.