В 2026 году процедура оформления на работу с использованием трудовой книжки претерпела некоторые изменения, связанные с переходом на электронные форматы и ужесточением требований к ведению документов. В этой статье мы подробно разберем, какая трудовая книжка нужна для оформления на работу, как правильно внести запись о приеме, какие документы необходимы и как избежать ошибок.

Какие трудовые книжки существуют в 2026 году

На сегодняшний день в России используются два типа трудовых книжек:

• Бумажная трудовая книжка — классический вариант, который выдается работнику при первом трудоустройстве. Несмотря на развитие электронных систем, бумажные книжки все еще выдаются гражданам, которые не перешли на электронный формат.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) — введена с 2020 года. Все данные о трудовой деятельности хранятся в системе СФР (Страховой фонд России). Работодатель обязан вносить сведения в ЭТК, если сотрудник не заявил об отказе от неё.

⚠️ Важно: С 2020 года новые бумажные трудовые книжки не выдаются. Если у работника нет бумажной книжки, он может получить её только в виде дубликата при утере или порче.

Какую трудовую книжку предъявить при оформлении на работу

При трудоустройстве в 2026 году работник должен предъявить одну из следующих бумаг:

• Бумажную трудовую книжку — если она у него есть и он не перешёл на электронную.
• Справку о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР), если у работника только электронная трудовая книжка. Этот документ подтверждает его трудовую историю и содержит все записи о приёмах и увольнениях.
• Заявление об отказе от электронной трудовой книжки — если работник хочет сохранить бумажный формат. В этом случае работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.

Пример: Если вы устраиваетесь на работу в 2026 году и у вас есть только электронная трудовая книжка, вы должны предъявить работодателю справку СТД-Р или СТД-СФР, чтобы он мог внести запись о приёме.

Обязательные документы при приёме на работу в 2026 году

Помимо трудовой книжки (или справки о трудовой деятельности), при оформлении на работу необходимо предъявить следующие документы:

1. Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность.
2. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС).
3. Документы воинского учёта — для военнообязанных.
4. Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний — если работа требует специальной подготовки.
5. Справка о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) — если у работника только электронная трудовая книжка.

Если вы устраиваетесь на работу впервые, бумажная трудовая книжка будет оформлена работодателем в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приёме на работу.

Как правильно внести запись о приёме на работу в трудовую книжку

В бумажную трудовую книжку

Запись о приёме на работу в бумажную трудовую книжку вносится в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приёме на работу. Запись должна содержать следующие сведения:

• Номер записи.
• Дата приёма на работу.
• Должность, на которую принимается работник.
• Наименование структурного подразделения (если оно предусмотрено).
• Основание приёма — приказ или иное распоряжение.

Пример записи в бумажной трудовой книжке:

Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и печатью организации (если она есть).

В электронную трудовую книжку

При оформлении на работу с электронной трудовой книжкой запись вносится в систему СФР. В ней указываются:

• ФИО работника.
• Дата приёма на работу.
• Должность.
• Наименование организации.
• Основание — приказ о приёме на работу.

Работодатель обязан внести запись в течение 5 рабочих дней после издания приказа.

Когда не нужно вносить запись о приёме на работу

Если работник проработал в компании менее 5 дней и уволился, запись о приёме в трудовую книжку можно не вносить. В этом случае трудовая книжка возвращается работнику без записей.

Если запись уже была внесена, то после увольнения необходимо внести запись об увольнении в общем порядке.

Особенности заполнения трудовой книжки при разных видах трудоустройства

Приём на работу по срочному трудовому договору

При приёме на работу по срочному договору запись в трудовую книжку вносится так же, как и при постоянном трудоустройстве. Дополнительно указывается срок действия договора.

Приём на работу по совместительству

При приёме на работу по совместительству запись вносится в трудовую книжку по основному месту работы. Если у работника нет основного места работы, запись вносится в отдельную трудовую книжку.

Приём на работу в порядке перевода

При переводе из другой организации запись вносится с указанием основания, приказа о переводе.

Как исправить ошибки в трудовой книжке

Если в трудовую книжку была внесена неправильная запись, её можно исправить следующим образом:

1. Зачеркнуть неправильную запись одной чертой.
2. Написать правильную запись на следующей строке.
3. Указать основание исправления (например, «Исправленному верить»).
4. Заверить исправление подписью ответственного лица и печатью организации.

⚠️ Важно: Зачёркивания и исправления должны быть читаемыми. Не допускается использование корректирующих жидкостей или ластика.

Ответственность работодателя за неправильное ведение трудовой книжки

За нарушение правил ведения трудовой книжки работодатель может быть привлечён к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ; Штрафы составляют:

• Для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц, от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, неправильное ведение трудовой книжки может привести к судебным разбирательствам и компенсации морального вреда работнику.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос 1. Можно ли оформить работника без трудовой книжки?

Ответ: Да, если у работника только электронная трудовая книжка. В этом случае работодатель вносит запись в электронную систему СФР, а работник предъявляет справку СТД-Р или СТД-СФР.

Вопрос 2. Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку, если у работника есть электронная?

Ответ: Нет, если работник не заявил об отказе от бумажной книжки. В этом случае бумажная книжка хранится у работодателя до момента перехода на электронный формат.

Вопрос 3. Что делать, если бумажная трудовая книжка утеряна?

Ответ: Работник должен обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Работодатель обязан выдать дубликат в течение 15 дней.

Вопрос 4. Можно ли внести запись о приёме на работу задним числом?

Ответ: Нет, запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней после издания приказа о приёме на работу.

В 2026 году процедура оформления на работу с использованием трудовой книжки стала более гибкой благодаря внедрению электронных систем. Однако работодатели и работники должны строго соблюдать правила ведения трудовых книжек, чтобы избежать ошибок и штрафов.

Если у вас остались вопросы по оформлению трудовой книжки, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в службу кадров вашей компании.

Помните: Правильное ведение трудовой книжки — это не только обязанность работодателя, но и гарантия ваших прав как работника.