Заработок в современной организации часто сопровождается различными формами поощрения: благодарностями, похвалами, грантами, поощрительными выплатами и, в особых случаях, государственными наградами. Все эти сведения должны фиксироваться в трудовой книжке сотрудника. Правильное оформление гарантирует юридическую защиту работодателя и сохраняет полную информацию о достижениях работника.
Нормативная база
В России порядок внесения записей о награждениях регулируется рядом нормативных актов:
- Трудовой кодекс РФ, ст. 66 – перечисляет виды поощрений, которые подлежат занесению в трудовую книжку.
- Правительство РФ, Постановление № 225 от г. – Правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Пункт 24 и 25 Правил – конкретизируют, какие именно награды фиксируются.
- Приказы Министерства труда и социальной защиты (например, Приказ № 104н от ) – уточняют формулировку записей.
Что именно заносится в трудовую книжку?
Согласно ст. 66 ТК РФ и пункту 24 Правил, в трудовую книжку вносятся сведения о следующих видах поощрений:
- Государственные награды (включая присвоение государственных почетных званий).
- Награды Президента РФ, Правительства РФ, федеральных и региональных органов власти, органов местного самоуправления, профсоюзов.
- Награды, предусмотренные коллективным договором, уставом организации или внутренними нормативными актами.
- Благодарности, присваиваемые приказом работодателя (например, благодарственное письмо, грамота, ценный подарок).
Порядок внесения записей
Для корректного оформления в трудовой книжке необходимо соблюдать определённые правила:
Хронологический порядок
Записи о награждениях вносятся в хронологическом порядке – сначала самая ранняя награда, затем более поздние.
Форма формулировки
Текст записи должен полностью соответствовать формулировке приказа или иного нормативного акта. Пример:
«За выдачу благодарности за успешное выполнение плановых задач, приказом № 156 от г., работнику Иванов И.И. присвоена благодарность.»
Сведения, обязательные к указанию
- ФИО работника.
- Должность.
- Дата выдачи награды/поощрения.
- Номер и дата приказа (или другого документа).
- Краткое основание награждения (за что).
- Наименование награды (грамота, благодарность, премия и т.п.).
Подпись ответственного лица
После записи в книжке ставится подпись (или печать) ответственного сотрудника кадровой службы, подтверждающего достоверность внесения данных.
Примеры оформления
Ниже представлены типичные варианты записей в зависимости от типа поощрения.
Государственная награда
За выдачу ордена «Знак Почёта».
г. – За выдачу ордена «Знак Почёта» (Указ Президента РФ от № 234) Ивану Петровичу Смирнову, инженеру-конструктору 1‑го разряда, присвоено звание «Лучший специалист отрасли».
Благодарность приказа
Благодарность приказом № 87 от г.
г. – Приказом № 87 от г. «О благодарности за активное участие в проекте «Эко‑2023»» Петрову А.В. вынесена благодарность.
Поощрительная премия
Премия за достижение квартального плана.
г. – Приказом № 45 от г. премия в размере 10 000 руб. выплачена Сидоровой Е.Н. за достижение квартального плана.
Основные ошибки при оформлении
Неправильное заполнение может привести к юридическим проблемам и затруднить проверку трудовых книжек. Вот типичные ошибки:
- Отсутствие указания основания – без ссылки на приказ или указ нельзя подтвердить факт награждения.
- Несоответствие формулировке приказа – запись должна полностью совпадать с официальным текстом приказа.
- Нарушение хронологического порядка – внесение поздних записей раньше более ранних.
- Отсутствие подписи/печати – без подписи ответственного лица запись считается недействительной.
- Неучёт внутренних нормативных актов – игнорирование коллективного договора или устава организации.
Как избежать ошибок: чек‑лист для HR‑специалистов
- Получить копию приказа (или другого документа) о наградном событии.
- Сравнить формулировку приказа с требуемой записью в книжке.
- Убедиться, что в записи указаны все обязательные реквизиты (дата, номер, основание, ФИО, должность).
- Проверить, что запись вносится в хронологическом порядке.
- После внесения подписать запись ответственным сотрудником кадровой службы.
- Сохранить копию приказа в личном деле сотрудника.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли заносить в трудовую книжку благодарности, присваиваемые без приказа?
Ответ: Нет. По закону в книжку вносятся только сведения, подтверждённые официальным документом (приказ, указ, решение и т.п.). - Вопрос: Нужно ли указывать размер премии в книжке?
Ответ: Размер премии указывается, если он является частью официального документа о наградном событии. Обычно указывают только факт выплаты премии. - Вопрос: Как оформить запись о присвоении звания «Лучший по профессии»?
Ответ: Указать дату, номер приказа, основание (например, «за выдающиеся результаты работы в 2023 году»), а также название звания.
Занесение записей о награждениях в трудовую книжку – важный процесс, требующий строгого соблюдения нормативных требований. Правильно оформленные записи:
- обеспечивают юридическую защищённость работодателя;
- позволяют сотрудникам видеть их профессиональное развитие;
- упрощают проведение аудитов и проверок.
Следуя рекомендациям выше, HR‑специалисты смогут без ошибок фиксировать все виды поощрений, от государственных наград до благодарностей приказа, и поддерживать полную и достоверную информацию в трудовых книжках.