Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую историю сотрудника. Одним из обязательных пунктов, которые могут быть отражены в ней, является награждение за трудовые заслуги, в т.ч. получение почётной грамоты. В статье подробно рассматриваются правовые основы, порядок оформления и типовые образцы записей.

Что такое грамота и её правовой статус

Грамота – это официальное наградное удостоверение, выдаваемое работнику за выдающиеся результаты труда, участие в конкурсах, достижение плановых показателей, а также за особые заслуги перед организацией или государством. По законодательству РФ такие награды относятся к награждениям за трудовые заслуги и подлежат обязательному отражению в трудовой книжке.

Нормативно‑правовая база

Основные документы, регламентирующие внесение записей о наградах в трудовую книжку:

1. Пункт 25 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утверждён приказом Минтруда РФ от № 1/5‑р). В нём перечислен перечень сведений, подлежащих внесению, среди которых – сведения о награждении за трудовые заслуги.
2. Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 165, 169) – определяет право работника на получение наград и обязанность работодателя фиксировать их.
3. Приказы и методические указания конкретных отраслевых министерств (например, Приказ Минтруда РФ № 2‑н от «Об образцах записей о награждении»).

Кто и когда обязан внести запись

• Работодатель (или уполномоченный представитель организации) вносит запись в трудовую книжку в течение трёх рабочих дней после получения оригинала грамоты.
• Запись делается только в том случае, если грамота выдана официально (приказом, решением, сертификатом) и сопровождается документом, подтверждающим её выдачу.
• Если работник переходит в другую организацию, запись о награде сохраняется в его трудовой книжке и переносится в новую организацию без изменений.

Необходимый пакет документов

Для корректного внесения записи потребуются:

• Оригинал грамоты (или её копия, заверенная печатью организации‑выдавателя).
• Приказ/распоряжение работодателя о награждении (с подписью руководителя и печатью).
• Заявление работника (по желанию) о желании отразить награду в трудовой книжке.
• Трудовая книжка работника.

Как правильно оформить запись

Запись в трудовую книжку должна быть выполнена чёрными чернильными чернилами в блоке «Награждение за трудовые заслуги». Формулировка должна быть полной, но лаконичной.

Образец формулировки

2023 г. – награждён почётной грамотой «За выдающиеся результаты в реализации проекта «Эко‑Старт», выдано приказом № 45/2023 от г.

Элементы записи:

1. Год награждения (в начале записи).
2. Тип награды – почётная грамота.
3. Краткое название награды (если оно есть).
4. Основание (приказ, решение) с указанием номера и даты.

Порядок внесения записи

1. Подготовьте все документы (см. пункт 4).
2. Откройте трудовую книжку на странице, где находятся записи о награждениях (обычно после записей о повышении квалификации).
3. Впишите запись в соответствии с образцом (см. пункт 5). Не допускайте исправлений, за исключением зачёркивания и подписи ответственного лица.
4. Подпишите запись руководитель организации (или уполномоченный представитель) и поставьте печать.
5. Проверьте, что запись читаема и соответствует требованиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек.

Примеры записей о разных видах наград

Типичные ошибки и способы их исправления

• Отсутствие даты и номера приказа. – Запись считается неполной и может быть оспорена. Добавьте недостающие сведения в отдельной строке, зачеркивая ошибку и подписываясь.
• Использование синей или красной ручки. – Требуется только чёрная чернильная ручка. При ошибке заполняйте новую запись в следующей строке.
• Неправильный блок записи. – Награды фиксируются в блоке «Награждение за трудовые заслуги», а не в «Повышение квалификации».
• Отсутствие подписи и печати. – Запись считается недействительной. Руководитель обязан подписать и поставить печать в течение трёх дней.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить запись о грамоте, полученной до начала работы в организации?

Да. Если грамота относится к трудовым заслугам, полученным в период работы в данной организации, её запись обязательна, независимо от даты выдачи.

Нужно ли вносить запись о грамоте, полученной в рамках добровольчества?

Только если награда официально признана государственными или отраслевыми органами и относится к трудовой деятельности. В противном случае запись не требуется.

Как исправить ошибку в записи?

Согласно пункту 25 Порядка, ошибку следует зачеркивать, подписывать и ставить печать, а затем вносить правильную запись в следующей строке.

Можно ли использовать электронную трудовую книжку?

Да. В электронных системах (например, Госуслуги) запись о награде вносится аналогично, но в цифровом виде. Требуется загрузить скан‑копию приказа и грамоты.

Сколько времени хранить оригиналы грамот?

Оригиналы сохраняются в личном деле работника. Работодатель обязан хранить их в течение всего периода трудовых отношений и не менее пяти лет после их окончания.

Внесение записи о полученной грамоте в трудовую книжку – обязательный процесс, регулируемый Порядком ведения и хранения трудовых книжек и Трудовым кодексом РФ. Правильное оформление записи подтверждает заслуги работника, упрощает последующее подтверждение стажа и повышает его шансы на карьерный рост.

Кратко о главном:

• Запись делается в блоке «Награждение за трудовые заслуги».
• Требуется оригинал грамоты и приказ о награждении.
• Формулировка должна включать год, тип награды, основание (номер и дату приказа).
• Запись вносится в течение 3 рабочих дней, подпись и печать обязательны.

Соблюдая указанные правила, вы гарантируете законность и достоверность сведений в трудовой книжке, а также защищаете интересы как работника, так и работодателя.