Оформление нового сотрудника – одна из ключевых задач отдела кадров. Правильное заполнение трудовой книжки (традиционной или электронной) гарантирует соблюдение трудового законодательства, защищает интересы как работодателя, так и работника. В статье подробно рассмотрим все этапы приёма на работу в ООО, перечень необходимых документов, особенности оформления для иностранных граждан и порядок работы с электронными трудовыми книжками.

Общие требования к оформлению приёма на работу

Согласно Трудовому кодексу РФ, при приёме работника в штат ООО необходимо:

1. Заключить трудовой договор (или иной договор, если работа по ГПХ).
2. Сделать запись в трудовой книжке (бумажной или электронной).
3. Оформить приёмный акт (приём‑на‑работу) в системе расчётов (1С:ЗУП, SAP и др.).
4. Проверить наличие и правильность всех обязательных документов.

Важно: с 2021 года большинство работодателей обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако в некоторых случаях (например, при работе с иностранными гражданами, которые не имеют российского ИНН) допускается ведение бумажной трудовой книжки.

Ключевые даты и изменения

• 2019 г. – ввод в действие Федерального закона № 255-ФЗ «Об электронных трудовых книжках».
• 2021 г. – обязательный переход на ЭТК для всех работодателей, за исключением отдельных категорий работников.
• 2024 г. – упрощённый порядок регистрации иностранных работников, получивших разрешение на работу в РФ.

Перечень обязательных документов при приёме на работу в ООО

Документы делятся на две группы: общие (для всех работников) и специфические (для иностранных граждан, работников по совместительству и т.д.).

Общие документы

Документы для иностранных граждан (Узбекистан, Таджикистан)

• Вид на жительство (ВНЖ) или миграционная карта – подтверждает законность пребывания в РФ.
• Разрешение на работу (если требуется) – выдается Федеральной миграционной службой.
• Паспорт гражданина Узбекистана/Таджикистана – оригинал + копия.
• ИНН РФ (получается после регистрации в налоговой).
• СНИЛС – оформляется в ПФР после получения ИНН.
• Медицинская справка (форма 086/у) – в том же виде, что и для российских граждан.
• Трудовая книжка (если есть) или согласие на ведение ЭТК.

Для иностранных работников ООО обязано вести контроль наличия всех вышеуказанных документов и фиксировать их в кадровой системе.

Специфика совместительства и ГПХ

Если сотрудник привлекается по договору гражданско‑правового характера (ГПХ) или работает в режиме совместительства, запись в трудовой книжке делается только в случае, если договор подразумевает трудовые отношения (например, частичная занятость). В противном случае в трудовой книжке запись не требуется, но в системе расчётов необходимо оформить соответствующий акт.

Пошаговый алгоритм приёма на работу в ООО

Шаг 1. Сбор и проверка документов

1. Получить от кандидата оригиналы и копии всех обязательных документов.
2. Проверить подлинность паспортов, миграционных карт, разрешений на работу.
3. Убедиться, что у соискателя есть ИНН и СНИЛС (при необходимости оформить).
4. Получить медицинскую справку (форма 086/у) от аккредитованного медучреждения.

Шаг 2. Оформление трудового договора

• Определить форму договора: бессрочный, срочный, на определённый проект.
• Указать в договоре все условия: должность, оклад, график, испытательный срок, условия прекращения.
• Подписать договор в двух экземплярах (работник и работодатель).

Шаг 3. Внесение записи в трудовую книжку

В зависимости от типа книжки:

• Бумажная трудовая книжка – заполнить запись согласно образцу (раздел «Приём на работу»): дата, название организации, должность, код ОКВЭД, размер заработной платы.
• Электронная трудовая книжка (ЭТК) – зарегистрировать сотрудника в системе «Госуслуги», загрузить скан копии паспорта и ИНН, после чего в 1С:ЗУП (или иной системе) отправить запрос на запись. Система автоматически передаёт данные в Единый портал государственных услуг.

Шаг 4. Регистрация в государственных фондах

1. Подать сведения в ПФР (страховые взносы) через 1С:ЗУП.
2. Отправить данные в ФСС (страхование от несчастных случаев) и в ФНС (налоговый учёт).
3. Для иностранных граждан – уведомить ФМС о приёме на работу (в случае ВНЖ).

Шаг 5. Оформление в системе расчётов

В 1С:ЗУП (ред. 3;1) выполнить следующие действия:

1. Создать карточку сотрудника (ввести ФИО, ИНН, СНИЛС, должность, подразделение).
2. Привязать к карточке трудовой договор и указать тип занятости (полный день, совместительство, ГПХ);
3. Сгенерировать приёмный акт и загрузить в раздел «Документы».
4. Запустить расчёт начислений (оклад, надбавки, удержания) и сформировать платёжные ведомости.

Шаг 6. Информирование сотрудника

• Выдать копию трудового договора.
• Предоставить инструкцию по работе с ЭТК (логин/пароль в Госуслугах).
• Разъяснить порядок получения справок (о доходах, о стаже).

Электронная трудовая книжка: плюсы и нюансы

ЭТК – современный инструмент, который упрощает как работодателям, так и работникам процесс ведения трудовой истории.

Преимущества ЭТК

• Автоматизация – запись происходит в режиме онлайн без бумажных носителей.
• Доступность – работник может просматривать свою книжку в любой момент через портал «Госуслуги».
• Сокращение ошибок – система проверяет корректность вводимых данных (КПП, ОКВЭД, коды должностей).
• Упрощённый контроль – инспекторы Трудовой инспекции могут проверить запись в реальном времени.

Особенности для иностранных работников

Иностранные граждане, получившие ИНН и СНИЛС, могут оформить ЭТК так же, как и российские граждане. Если у сотрудника нет российского паспорта, в качестве подтверждения личности используется миграционная карта и ВНЖ. При регистрации в системе «Госуслуги» необходимо:

1. Создать личный кабинет, указав ИНН и СНИЛС.
2. Загрузить скан миграционной карты и разрешения на работу.
3. Подтвердить электронную подпись (если требуется).

Что делать, если работник отказывается от ЭТК?

Согласно законодательству, работник имеет право отказаться от ЭТК и использовать бумажную трудовую книжку. В этом случае работодатель обязан вести запись в бумажном виде и обеспечить её сохранность. При этом все остальные обязательные электронные отчёты (в ПФР, ФСС) продолжают подаваться в цифровом виде.

Оформление совместительства и работы по ГПХ

Совместительство – это работа в двух (или более) организациях одновременно, при этом основной рабочий день сохраняется в основной компании; Приём на совместительство в ООО имеет свои особенности.

Приём в штат по совместительству

• Сотрудник подписывает отдельный трудовой договор (или приложение к основному договору) с указанием количества часов в неделю.
• Запись в трудовую книжку делается в раздел «Совместительство», где указывается сокращённый график.
• В системе расчётов указывается отдельный тарифный план (почасовая ставка).

Договор ГПХ (гражданско‑правовой характер)

Если работа оформляется по договору подряда, возмездного оказания услуг и т.п., запись в трудовую книжку не требуется. Однако:

1. Необходимо оформить акт выполненных работ и передать его в бухгалтерию.
2. Внести данные о выплатах в налоговую (НДФЛ) и в ПФР (при необходимости страховых взносов, если договор подразумевает их).
3. Контролировать, чтобы такой договор не использовался для обхода трудового законодательства (превышение 20 часов в неделю без надлежащего оформления считается нарушением).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли вести запись в трудовой книжке, если сотрудник работает удалённо?

Да. Форма работы (офис, удалёнка, гибрид) не влияет на обязательность записи. В записи указывается место работы (например, «удалённо, г. Москва»).

Как оформить запись, если сотрудник уже имеет электронную трудовую книжку, но в компании используется бумажный архив?

В этом случае запись делается только в ЭТК. Внутренний архив может хранить копию договора, но дублировать запись в бумажной книжке не требуется.

Что делать, если в трудовой книжке обнаружена ошибка?

Ошибка исправляется штампом и подписью ответственного лица, с указанием причины исправления. При ЭТК исправление вносится через портал «Госуслуги» с подтверждением от работодателя.

Можно ли сразу оформить сотрудника на испытательный срок без отдельного договора?

Нет. Трудовой договор (или приложение к нему) обязателен, в котором указывается наличие испытательного срока, его длительность (не более 3 месяцев) и условия его прохождения.

Оформление приёма на работу в ООО – процесс, требующий внимательности к деталям и строгого соблюдения законодательных требований. Ключевые моменты:

• Тщательно собрать и проверить все документы (особенно для иностранных граждан).
• Заключить корректный трудовой договор и оформить приёмный акт в системе расчётов.
• Вести запись в трудовой книжке – бумажной или электронной – в соответствии с текущими нормативами.
• Не забывать о регистрации в ПФР, ФСС и ФНС, а также о своевременной передаче данных в электронные сервисы.

Соблюдая эти правила, компания минимизирует риск проверок со стороны инспекций, обеспечивает прозрачность трудовых отношений и создаёт комфортные условия для своих сотрудников.

Помните: правильное оформление – залог доверия, законности и стабильного развития вашего бизнеса.