Дата актуальности информации: 19:52:36 ().

Приём нового сотрудника – это не только подписание трудового договора, но и последовательное выполнение ряда юридических и административных процедур. Чтобы избежать ошибок и возможных штрафов, важно знать, в какие организации и подразделения необходимо обращаться на каждом этапе оформления.

Основные этапы оформления сотрудника

1. Сбор и проверка документов кандидата.
2. Направление на предварительный медицинский осмотр (при необходимости).
3. Проведение инструктажа по охране труда.
4. Издание приказа о приёме на работу.
5. Оформление трудовой книжки (или электронной трудовой книжки) и внесение записи о приёме.
6. Уведомление государственных фондов и налоговой службы.
7. Ознакомление с локальными нормативными актами и внутренними правилами компании.

Куда обращаться на каждом этапе

Кадровый отдел (HR) / служба персонала

Именно здесь начинается весь процесс:

• Приём заявления о приёме на работу и проверка предоставленных документов (паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом/сертификат об образовании, трудовая книжка или заявление о выдаче дубликата, военный билет, справка о судимости – если требуется по должности).
• Формирование личного дела сотрудника.
• Подготовка проекта трудового договора и согласование его с юридическим отделом.
• Организация направления на предварительный медицинский осмотр (выдача направления в медицинское учреждение).
• Планирование и проведение инструктажа по охране труда (внутренний инструктаж или привлечение внешнего специалиста).

Медицинское учреждение (поликлиника, центр профпатологии)

Если по профессии требуется предварительный медосмотр:

• Сотрудник проходит осмотр по направлению от HR.
• Получает медицинскую справку о допуске к работе (форма № 086/у или аналогичная).
• Справка передаётся в кадровый отдел для включения в личное дело.

Бухгалтерия / отдел расчёта с персоналом

После подписания договора бухгалтерия отвечает за:

• Расчёт и начисление заработной платы, удержание налогов и взносов.
• Формирование и передача данных в Социальный фонд России (ЕФС‑1).
• Подача сведений о newly hired employee в налоговую инспекцию через форму СЗВ‑ТД (или её электронный аналог).
• Учёт отпусков, больничных и других выплат.

Социальный фонд России (СФР)

С 2023 года функции Пенсионного и Социального фондов объединены в Социальный фонд России. Куда обращаться:

• Для подачи сведений о приёме на работу – через электронный документооборот (ЭДО) или личный кабинет работодателя на портале gosuslugi.ru (раздел «Социальный фонд»).
• При необходимости получения справок о стаже, учёте страховых взносов – также через СФР.

Налоговая инспекция (ФНС России)

Обязательное уведомление о приёме сотрудника:

• Форма СЗВ‑ТД (или её электронный вариант) подаётся в течение одного рабочего дня с даты приёма.
• Подача возможна через личный кабинет налогоплательщика на сайте nalog.ru или через ЭДО.
• При дистанционном найме процедура идентична – документы направляются в электронном виде.

Многофункциональный центр (МФЦ) – при необходимости

Если работник нуждается в получении или восстановлении документов:

• Выдача дубликата трудовой книжки (при её утере).
• Получение справок о доходах (2‑НДФЛ) и других справок, требуемых для оформления.
• Консультация по вопросам социального обеспечения.

Юридический отдел / внешний консультант

Для сложных случаев (например, оформление иностранных работников, совместителей, удалённых сотрудников):

• Проверка соответствия трудового договора требованиям ТК РФ (ст. 68, ст. 57‑58).
• Согласование локальных нормативных актов (положения о remuneration, конфиденциальности, внутренний трудовой распорядок).
• Подготовка приказов и других внутренних документов.

Полезные ссылки и ресурсы (актуальны на )

• Портал Госуслуги – подача сведений в СФР и ФНС, запись в МФЦ.
• Налоговая служба России – форма СЗВ‑ТД, инструкции по заполнению.
• Министерство труда и социальной защиты РФ – разъяснения по ТК РФ, образцы приказов.
• КонсультантПлюс – актуальные комментарии к ст. 68 ТК РФ, шаблоны документов.
• HR‑портал – чек‑листы по приёму сотрудников, рекомендации по удалённому найму.

Чек‑лист для работодателя (что нужно сделать и куда обратиться)

1. Получить от кандидата: паспорт, СНИЛС, ИНН, диплом/сертификат, трудовая книжка (или заявление о дубликате), военный билет (при необходимости), справка о судимости (если требуется). → HR отдел.
2. Выдать направление на предварительный медицинский осмотр (если по профессии обязательно). → Медицинское учреждение.
3. Провести вводный инструктаж по охране труда. → HR / специалист по ОТ.
4. Подготовить и подписать трудовой договор (два экземпляра). → HR + юридический отдел.
5. Издать приказ о приёме на работу (форма Т‑1 или Т‑1а). → HR отдел.
6. Внести запись о приёме в трудовую книжку (или электронную трудовую книжку). → HR отдел.
7. Передать данные в Социальный фонд России (ЕФС‑1) и в налоговую инспекцию (форма СЗВ‑ТД). → Бухгалтерия (через ЭДО или личный кабинет на госуслугах/налог.ru).
8. Ознакомить сотрудника с локальными нормативными актами (правила внутреннего трудового распорядка, положения о оплате труда, конфиденциальности и т.д.). → HR отдел.
9. Выдать сотруднику копию трудового договора, приказ и иные необходимые документы. → HR отдел.

Оформление сотрудника – это чётко регламентированный процесс, в котором каждое ведомство и подразделение имеет свою зону ответственности. Следуя представленной выше схеме и обращаясь в указанные организации, вы минимизируете риск ошибок, избежите штрафов и обеспечите легальное начало трудовых отношений. Помните, что актуальная нормативная база (ТК РФ, приказы Минтруда, рекомендации ФНС и СФР) постоянно обновляется, поэтому перед каждым приёмом полезно сверяться с последними источниками – официальными сайтами госорганов и проверенными правовыми системами.