Оформление нового сотрудника — ответственная процедура, требующая внимания к деталям и знания актуального законодательства. В 2026 году процесс приема на работу имеет свои особенности, связанные с параллельным существованием бумажных и электронных трудовых книжек (ЭТК). В этой статье мы подробно разберем, как правильно оформить сотрудника с новой трудовой книжкой, какие документы запросить и как внести записи.
Какие документы запросить у нового сотрудника
Согласно актуальным правилам, для оформления нового сотрудника на основное место работы стандартный пакет документов включает:
- Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность (например, заграничный паспорт для иностранца).
- СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
- Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности.
Особенности для сотрудников с электронной трудовой книжкой
Если кандидат утверждает, что он перешел на электронную трудовую книжку и отказался от ведения бумажной, он должен предъявить сведения о трудовой деятельности (СТД-Р или СТД-СФР) вместе с бумажной трудовой книжкой или взамен нее.
Важно помнить: если работник подал заявление о переходе на ЭТК на прежнем месте работы, вносить записи в его бумажную книжку на новом месте работы больше не нужно.
Что делать, если трудовой книжки нет?
Трудовую книжку должен предоставить любой человек при устройстве на основное место работы. Но как быть, если документ отсутствует?
- Переход на ЭТК: Если работник перешел на электронный формат, бумажная трудовая книжка ему больше не требуется. В этом случае необходимо запросить выписку из СТД-СФР.
- Первое место работы: Если сотрудник устраивается впервые и у него нет трудовой книжки, с 2021 года работодатели обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. Бумажную трудовую книжку не заводите, даже если сотрудник сам об этом попросит.
- Утрата документа: В случае отсутствия трудовой книжки по иным причинам, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия) оформить новую трудовую книжку.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК) впервые
Если вы принимаете на работу новичка, которому оформляется трудовая книжка впервые, действуйте по следующему алгоритму:
- Заключите трудовой договор и оформите приказ о приеме на работу.
- Подайте сведения о приеме сотрудника на работу в СФР (Социальный фонд России). Именно там формируется электронная трудовая книжка.
Обратите внимание: С 1 января 2023 года форма СЗВ-ТД не действует. Вместо неё в Единый Социальный Фонд (образованный в результате объединения ПФР и ФСС) подается новая форма отчета, ЕФС-1.
Сроки подачи сведений строго регламентированы:
- Сведения о приеме на работу или смене позиции вносятся в течение 5 рабочих дней.
- Сведения об увольнении подаются в тот же день.
Как внести запись в бумажную трудовую книжку
Если работник на прежнем месте работы не отказался от бумажной трудовой книжки, новые работодатели продолжают вести ее по общим правилам. После получения трудовой книжки от сотрудника необходимо заполнить раздел «Сведения о работе».
Изменения в бланке трудовой книжки
Одно из главных изменений в форме трудовой книжки — увеличение количества разворотов: в разделе «Сведения о работе» их стало 14 вместо 10, а число разворотов в разделе «Сведения о награждении» уменьшилось с 10 до 7.
Правила заполнения
Если на основном бланке места для новых записей не осталось, используйте вкладыш. При внесении записи о приеме на работу соблюдайте следующий порядок:
- В графе 3 в виде заголовка укажите полное и сокращенное (при наличии) наименование организации. Правильная запись о приёме не содержит номера в заголовке.
- Ниже в графе 1 поставьте порядковый номер записи.
- В графе 2 укажите дату приема на работу.
- В графе 3 сделайте запись о приеме на работу с указанием должности, профессии или специальности с квалификацией.
- В графе 4 укажите дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, по которому работник принят на работу.
Резюме
Прием на работу с новой трудовой книжкой в 2026 году требует четкого понимания, в каком формате ведется документ сотрудника. Главный ориентир — подавал ли работник заявление о переходе на ЭТК. Если да, работаем только с электронным форматом и подаем данные в СФР по форме ЕФС-1. Если бумажная книжка сохранена — продолжаем вести ее по новым правилам заполнения, не забывая при этом дублировать сведения в электронном виде для Социального фонда.