С 1 января 2026 года в России завершён переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это историческое изменение в кадровом учёте означает, что все новые сотрудники автоматически оформляются в электронном формате, а работодатели больше не обязаны вести бумажные трудовые книжки, если работник не подал заявление о сохранении бумажного варианта до конца 2025 года․ В этой статье мы подробно разберём ключевые преимущества перехода на электронные трудовые книжки, как для работников, так и для работодателей, а также ответим на самые частые вопросы․

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, в котором хранится вся история трудовой деятельности гражданина: места работы, должности, периоды трудоустройства и увольнения, награды, переводы и другие кадровые события․ Данные в ЭТК ведутся и хранятся в единой базе данных Социального фонда России (СФР)․

В отличие от бумажной книжки, ЭТК:

• Невозможно потерять или испортить;
• Нельзя подделать — все записи подтверждаются электронной подписью работодателя;
• Доступна в любое время через личный кабинет на сайте СФР или портале Госуслуги;
• Автоматически обновляется при каждом кадровом событии․

Почему переход на ЭТК — это выгодно для работников?

Полный и точный доступ к своей трудовой истории

Работник может в любое время зайти на портал Госуслуги или личный кабинет СФР и увидеть полную, проверенную и актуальную информацию о своём стаже․ Это особенно важно при:

• Подаче заявления на пенсию — данные автоматически передаются в Пенсионный фонд;
• Получении пособий, субсидий или льгот;
• Устройстве на новую работу — работодатель может запросить выписку из ЭТК, и она будет содержать все корректные данные․

Защита от потери и подделки документов

Бумажная трудовая книжка, это хрупкий документ․ Её можно потерять, испортить, украсть или подделать․ ЭТК исключает эти риски․ Даже если вы потеряете бумажную книжку (которую вам выдадут с пометкой о переходе на ЭТК), ваша трудовая история сохраняется в СФР навсегда․

Упрощённое оформление пенсии и льгот

С 2026 года Пенсионный фонд России получает данные о трудовом стаже напрямую из ЭТК․ Это означает:

• Отсутствие необходимости собирать кучу бумаг при выходе на пенсию;
• Снижение рисков ошибок при расчёте стажа;
• Ускорение процесса назначения пенсии — иногда до нескольких дней вместо недель․

Возможность контролировать точность данных

Работник может самостоятельно проверить, правильно ли отражены его периоды работы, должности и причины увольнения․ При обнаружении ошибки — можно сразу обратиться к работодателю или в СФР для корректировки․ Это повышает прозрачность и защищает права работника․

Почему переход на ЭТК выгоден для работодателей?

Снижение операционных издержек

Ведение бумажных трудовых книжек требует:

• Покупки бланков (стоимость одного бланка — от 50 до 150 рублей);
• Выделения места для хранения (архивы, шкафы, охрана);
• Назначения ответственного сотрудника (кадровик, секретарь);
• Времени на внесение записей, проверку, заверение печатями․

ЭТК полностью исключает эти расходы․ Работодатель больше не тратит деньги и время на бумажный документооборот․

Автоматизация кадрового учёта

Современные кадровые системы (например, «Контур․Экстерн», «1С:Зарплата и управление персоналом», «СБИС») уже интегрированы с платформой СФР․ При оформлении приёма, увольнения или перевода сотрудника — все данные автоматически передаются в электронном виде в СФР в течение одного рабочего дня․

Снижение рисков юридических и финансовых санкций

С 2026 года СФР усиливает контроль за сроками подачи данных․ Нарушение сроков (например, задержка передачи сведений о приёме или увольнении) может повлечь штрафы․ Электронная система автоматически напоминает о сроках и формирует корректные формы (ЕФС-1), что исключает человеческие ошибки․

Упрощённый приём на работу новых сотрудников

Новый сотрудник, не имеющий бумажной трудовой книжки, просто предоставляет свой номер СНИЛС․ Работодатель вводит его в систему — и всё: данные о трудоустройстве автоматически регистрируются в ЭТК․ Нет необходимости проверять, заполнять, заверять, хранить бумажный документ․

Удобство для удалённых и совместителей

ЭТК особенно полезна для сотрудников, работающих по нескольким трудовым договорам (внутренние и внешние совместители)․ Все места работы отражаются в одной цифровой книжке — без дублирования, путаницы и риска утери данных․

Как организовать переход на ЭТК в организации? Пошаговая инструкция

1. Ознакомить сотрудников — провести информационную кампанию: разослать письма, провести собрания, разместить информацию на внутреннем портале․
2. Собрать заявления — если сотрудник хочет сохранить бумажную трудовую книжку, он должен подать письменное заявление до 31 декабря 2025 года․ После этой даты — только ЭТК․
3. Выдать бумажную книжку с пометкой — тем, кто выбрал сохранение бумажной формы, выдаётся бумажная книжка с записью: «Сведения о трудовой деятельности ведутся в электронной форме»․
4. Обновить кадровое ПО, убедитесь, что ваша система (1С, СБИС, Контур и др․) поддерживает передачу данных в СФР в формате ЕФС-1․
5. Настроить автоматическую передачу данных — настройте интеграцию с ЕИС СФР․ Все кадровые события (приём, увольнение, перевод) должны передаваться в течение одного рабочего дня․
6. Обучить кадровый персонал — провести инструктаж по работе с ЭТК, формами, электронными подписями и отчётностью․
7. Проверить данные, до 31 марта 2026 года проверьте, что все сведения о сотрудниках, уволенных до 2020 года, переданы в СФР корректно․

Что делать, если сотрудник не хочет переходить на ЭТК?

С 2026 года переход на электронную трудовую книжку не является обязательным для тех, кто уже работает․ Если сотрудник подал заявление до 31 декабря 2025 года, работодатель обязан:

• Продолжать вести его бумажную трудовую книжку;
• Вносить все записи вручную;
• Хранить документ в архиве в соответствии с законом․

Однако, все новые сотрудники, принятые на работу после 1 января 2026 года, автоматически получают ЭТК — бумажная книжка им не выдаётся, если они не подали заявление заранее․

Как работать с ЭТК при приёме на работу?

При приёме нового сотрудника:

1. Запросите у него СНИЛС (и паспорт)․
2. Войдите в систему кадрового ПО или на портал СФР․
3. Внесите данные о сотруднике — система автоматически проверит наличие ЭТК․
4. Если ЭТК есть — подтвердите приём и передайте сведения в СФР в течение одного дня․
5. Если ЭТК отсутствует — система автоматически создаёт её․

Никаких бумажных трудовых книжек, никаких копий, никаких заверений — всё происходит в цифровом формате․

Факты и статистика на 2026 год

• По данным СФР, более 24 миллионов россиян уже используют электронные трудовые книжки․
• Более 95% новых работников в 2026 году оформляются исключительно в электронном виде․
• Среднее время оформления трудоустройства с ЭТК — менее 15 минут․
• Количество ошибок в учёте стажа снизилось на 87% по сравнению с бумажной системой․

Переход на электронные трудовые книжки — это не просто цифровизация, а революция в кадровом учёте․ Для работников — это гарантия точности, доступности и защиты своих трудовых прав․ Для работодателей — это экономия времени, денег и ресурсов, снижение рисков и повышение эффективности․

С 2026 года бумажная трудовая книжка становится историей — за исключением тех случаев, когда сотрудник лично запросил её сохранение․ Но даже в этом случае, электронная книжка остаётся основным, надёжным и будущим стандартом․

Не откладывайте переход на ЭТК — если вы ещё не перешли, сделайте это сейчас․ Ваши сотрудники, ваша кадровая служба и ваш бизнес выиграют от этого решения уже в ближайшие месяцы․

Помните: ЭТК, это не просто цифровой документ․ Это ваша трудовая история, защищённая от потерь, ошибок и времени․